Журнал учета поступающих писем: как организовать нумерацию и сбросить ее с начала года

Любая организация ежедневно получает множество входящих документов – письма, прессу, рекламные материалы и буклеты, и т.д. Для эффективной работы с этими документами должна быть организована система регистрации входящей корреспонденции, где каждому документу присваивается уникальный номер.

• зачем нужна регистрация и нумерация поступающих писем
• как правильно регистрировать поступающие письма
• как вести нумерацию поступающих писем и сбросить ее с начала года

Зачем нужна регистрация и нумерация поступающих писем

Во-первых, регистрация поступившего документа подтверждает его получение организацией. Для этого каждому полученному документу присваивается уникальный номер и вносятся основные данные о нем в журнал регистрации.

Во-вторых, нумерация облегчает поиск и отслеживание выполнения документа, а также использование ссылок на него в последующих документах (например, в переписке или приказах).

Обратите внимание! Напомним, что для регистрации не обязательны следующие виды входящей корреспонденции:

• поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, пресса;
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
• документы первичной бухгалтерской отчетности, договоры и т.д., если они поступили без сопроводительного письма (если с письмом – то регистрируется непосредственно письмо);
• информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления.

Как правило, перечень нерегистрируемых поступлений закрепляется в Инструкции по делопроизводству организации.

Как правильно регистрировать поступающие письма

Для регистрации входящих писем в любой организации ведется журнал учета поступающих документов. Утвержденной формы для него нет, но существует некий стандарт, который вы можете дополнить при необходимости новыми графами.

На самом письме необходимо сделать отметку о его поступлении. Обычно для этого используется штамп, графы которого заполняются вручную. В отметке должны содержаться следующие сведения:

• название организации;
• присвоенный номер;
• дата регистрации (получения).

Важно! Входящий документ регистрируется в организации один раз – в день получения.

Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма (например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером), отслеживайте исходящий номер отправителя. Этот реквиз

Как организовать нумерацию входящих писем и сбросить ее в начале нового года

В небольших фирмах, как правило, всю корреспонденцию – как исходящую, так и входящую – ведет один человек, обычно это секретарь или офис-менеджер. В крупных организациях с множеством отделов поток документации может быть значительным и разнообразным, поэтому часто каждое подразделение ведет собственный журнал регистрации почты с уникальной нумерацией – такая система регистрации называется децентрализованной.

Рекомендуем ознакомиться с материалами по теме:

• Журнал учета входящих документов
• Нужно ли регистрировать личную корреспонденцию?
• Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»

Формат нумерации входящих писем не имеет строгих регламентов, и каждая организация может использовать различные цифровые и буквенные обозначения – коды подразделений, номенклатуры дел и т.д. Главное требование – номер каждого входящего документа должен быть уникальным. Это важно, прежде всего, для самой организации и ее сотрудников, так как это обеспечивает возможность дальнейшей работы с документом.

Нумерация может быть простой, последовательной, 1, 2, 3… или включать индексы (что особенно важно при децентрализованной системе).

Нумерация ведется в течение календарного года, а с первого рабочего дня нового года начинается заново. Поэтому иногда в нумерации писем в качестве индекса указывается год: Вх. № 154/2016, Вх. № 2/17. При этом создавать новый журнал регистрации входящих писем не обязательно. Достаточно провести черту в журнале и начать новый год с номера один.

Обратите внимание! Если по ошибке вы продолжили нумерацию прошлого года, не нужно вносить исправления. Просто начните новую нумерацию со следующего письма.

В Системе Кадры вы найдете образцы наиболее популярных писем с рекомендациями по их составлению от экспертов по делопроизводству: