Есть различные обстоятельства, которые могут послужить причиной для замены одного из сотрудников. Это могут быть, например:
- больничный лист;
- декретный отпуск;
- плановый отпуск;
- командировка и другие случаи.
Важно отметить, что не во всех ситуациях требуется назначение временного заместителя.
Обычно это необходимо, когда отсутствие продолжается более трех рабочих дней или когда обязанности сотрудника настолько важны, что без их исполнения нормальное функционирование организации становится невозможным.
Кого можно назначить на должность заместителя
Для того чтобы начать процесс замещения временно отсутствующего сотрудника, необходимо в первую очередь подобрать подходящего кандидата на его место.
Этот человек должен обладать достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом работы.
Он может занимать какую-либо должность внутри компании (в этом случае необходимо получить его письменное согласие), либо быть принятым извне на условиях совмещения должностей.
В некоторых ситуациях для замещения длительно отсутствующего ценного сотрудника принимается новый специалист — для такого случая необходимо заключить отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного периода действия.
Кто составляет приказ
Обычно создание распорядительной документации возлагается на руководителей структурных подразделений, юрисконсультов или секретарей, а не на директоров компаний.
Приказ о временной замене отсутствующего работника чаще всего составляется по инициативе кадрового отдела и оформляется в самом отделе или секретарем.
С чего начать при создании приказа
Все разрабатываемые приказы должны иметь опору. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть основание и обоснование, подтвержденные соответствующей документацией.
В качестве основания для приказа может указываться как статья закона, имеющая прямое отношение к сути приказа, так и внутренний документ компании (например, акт, Положение по учетной политике, служебная или докладная записка). С обоснованием проще – это реальная причина, по которой издается приказ.
Бланк и образец приказа на замещение на время отпуска
При возложении обязанностей временно отсутствующего сотрудника на другого сотрудника потребуется образец приказа на замещение на время отпуска. Наш материал поможет разобраться с тонкостями его оформления.
Для вашего удобства мы предоставляем документы и бланки:
- Оформляем приказ о назначении обязанностей на время отпуска
- Когда необходимо передать чужие обязанности
- Результаты
Когда нужно передать чужие обязанности
Основная причина для составления приказа на замещение – отсутствие сотрудника на его рабочем месте во время законного отпуска, когда его обязанности необходимо передать на замещение.
ВАЖНО! Трудовой кодекс предоставляет возможность работающему лицу воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), уход за ребенком (ст. 256), отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128).
Приказ на замещение в период отпуска составляется одновременно с отправлением сотрудника в отпуск, чьи трудовые обязанности необходимо выполнять в его отсутствие.
Не каждое «абсентивное» отсутствие служащего на амплуа требует автоматизированного предписания об замещении его функций. Предположим, рухлость в течение 3-5 дней в просторах выездного санатория лишенного сохранения платы инженера–технолога, в обязанность которого входит проектирование технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в указанный промежуток времени.
Однако, в случае если тот же работник отправится в декретный выезд, а следом планирует трехлетний уход за произведением – без возложения его функций на другого работника не обойтись.
Служащий может быть специально для этого приглашен по трудовому соглашению – в таком случае предписание о возложении функций замещается предписанием о приеме на должность.
Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и воспользуйтесь рекомендациями экспертов для того, чтобы найти замену основному работнику на время его отсутствия.
Замещающий сотрудник может быть назначен с другой должности или же принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если эти варианты не подходят, например, в случае краткосрочного отсутствия сотрудника в связи с отпуском, то следует составить приказ о поручении обязанностей другому сотруднику.
Готовое решение от КонсультантПлюс поможет вам оформить временное переназначение для возложения обязанностей работника на другого сотрудника на время его годового отпуска. Чтобы перейти к этому решению, получите бесплатный пробный доступ.
Работник, который сможет временно заменить директора
Возможности руководителя при выборе того, кому поручить руководство организацией, ограничены кругом заместителей директора, но законодательством не запрещено назначать и других сотрудников, в которых доверяет директор. Однако важным условием назначения временного ответственного на время отсутствия руководителя является согласие со стороны работника. Ведь это дополнительная нагрузка и ответственность, которую принимает на себя замещающий. Импровизированные полномочия директора могут быть оформлены несколькими способами:
— временным переводом работника на должность, где ему необходимо выполнять все функции по управлению организацией;
— путем совмещения должностей, когда сотрудник помимо своих основных обязанностей продолжает выполнять частичные функции директора на своем основном рабочем месте;
— внутреннее совместительство предусматривает работу не более 4-х часов в свободное от основной деятельности время;
— внешнее совместительство возможно, если внутри организации нет подходящего кандидата.
Каждый месяц эксперты Системы Главбух получают 600 вопросов о директоре. Как изменить, передать дела, не выплачивать зарплату, отправить в отпуск, можно ли работать без директора и другие вопросы. В рекомендациях можно найти ответы на все эти вопросы.
Вознаграждение за исполнение обязанностей руководителя
Для бухгалтера в 2025 году будут внесены изменения, связанные с применением статьи 151 Трудового Кодекса РФ. Если сотрудник временно замещает отсутствующего работника без освобождения от основной работы, ему будет гарантирована доплата. Размер этой доплаты будет оговариваться заранее и прописываться в приказе и трудовом договоре (или дополнительном соглашении), если это необходимо. Такая доплата может составлять фиксированную сумму или быть определена в процентном соотношении к основному окладу. Оплата за работу бухгалтера, занятого внутренним или внешним совместительством, будет осуществляться в размере, установленном в трудовом договоре по соглашению сторон.
Важные изменения для бухгалтера в 2025 году
Редакция журнала «Главбух» подготовила статью о будущих изменениях, ожидающих бухгалтеров. В то же время эксперты Системы Главбух создали удобный справочник, содержащий все планируемые изменения в вашей работе на 2025 год. Предстоящие изменения обещают быть приятными! Статья и справочник помогут быстро освоить новые правила, избежать пропусков важной информации и работать без нарушений, не попадая в штрафы.
Скачайте образец приказа о возложении обязанностей
Унифицированные бланки и печатные формы документов на 2021 год
- ✓ Платежные документы
- ✓ Кассовые документы
- ✓ Типовые формы договоров
- ✓ Документы на транспортировку товаров
- ✓ Документы по учету товаров
- ✓ Документы ККМ и ККТ
- ✓ Должностные инструкции
- ✓ Деловая корреспонденция
- ✓ Учет материалов и документов
- ✓ Формы и бланки доверенностей
Способ нахождения временной замены работника будет зависеть от периода его отсутствия (замещение во время отпуска, повышения квалификации или болезни и т.д.), а также от характера и сложности его трудовых обязанностей, и других факторов.
Поэтому, работодатель может:
- найти временную замену из числа уже имеющихся сотрудников, переведя кого-то на должность отсутствующего;
- переложить обязанности отсутствующего работника на кого-то из существующих сотрудников без освобождения от основной трудовой деятельности;
- временно привлечь нового работника на место отсутствующего, заключив с ним соответствующий договор (например, договор подряда, или договор на оказание услуг и т.п.);
Когда следует оформить приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника
Даже если сотрудник, который занимает ключевую должность, временно отсутствует, это может представлять серьезные проблемы для компании. Однако существуют законные способы решения этой ситуации, предусмотренные статьей 60.2 Трудового Кодекса:
- можно выполнять несколько профессий или должностей одновременно;
- временно перераспределить обязанности или взять на себя работы отсутствующего коллеги без изменения трудового договора.
Если работнику поручают работу по другой профессии или должности, то оформляется приказ о совмещении должностей, а если это аналогичная должность, то расширяются зоны обслуживания или обязанности. Временно отсутствующего коллегу можно поручить выполнять обязанности как по его основной должности, так и по другой. При этом он не освобождается от своих основных трудовых обязанностей.
Например, на специалиста кадровой службы можно приказом временно возложить обязанности такого же кадровика, который ушел в отпуск, или делопроизводителя или секретаря из того же отдела. Однако необходимо получить согласие сотрудника на дополнительную работу. Расширение круга обязанностей не может быть осуществлено односторонне работодателем. Фактически, работник выполняет задачи другого человека вместе собственными, перестраивает приоритеты и немного ужимает график.
Пример приказа о временном возложении обязанностей: пример
Временное выполнение обязанностей:
- требует дополнительной оплаты;
- не отражается в трудовой книжке;
- не выходит за пределы установленной нормы рабочего времени;
- Для оформления всегда необходимы документы, такие как: письменное уведомление, заявление, приказ или дополнительное соглашение к трудовому договору и другие.
Памятка кадровика: как правильно оформить временное выполнение дополнительной работы
Если объем обязанностей настолько большой, что совмещение становится проблематичным, или нет сотрудника, который обычно выполняет эти задачи, на долгое время, то необходимо оформить внутреннее совместительство или временный перевод. Такой вариант используется, когда нужно заменить работника, который ушел в декретный отпуск или был отправлен в длительную командировку на многие месяцы.
Все сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией. Работодатель не имеет права требовать от них выполнения дополнительных функций, не предусмотренных инструкцией или трудовым договором, если нет достаточных оснований. Любые задачи, выходящие за рамки трудовой функции сотрудника, должны быть оформлены отдельным распоряжением. Если необходимо временно переложить обязанности отсутствующего сотрудника на его коллегу, необходимо предварительно согласовать с ним сроки выполнения, объем работы и оплату за дополнительную работу.
Работник не может быть принужден к выполнению работы и за себя, и за другого сотрудника, если он не согласен с предложением работодателя. Принятие решения должно основываться на добровольности и не должно сопровождаться угрозами или принуждением. Даже если сотрудник сначала согласился взять на себя дополнительную работу, он имеет право отказаться от ее выполнения, если передумал по каким-то причинам. В таком случае он должен предупредить руководство об этом не позднее, чем за три дня.
Эксперты журнала «Кадровое дело» предоставляют следующую памятку: как передать обязанности временно отсутствующего сотрудника
Последовательные действия для оформления приказа о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника
Шаг 1. Проверьте наличие необходимых документов. Перед тем, как попросить сотрудника взять на себя дополнительные обязанности, убедитесь, что у него есть медицинская книжка, лицензия или иные документы, подтверждающие его квалификацию или специальные права.
Шаг 2. Предложите сотруднику временно заменить отсутствующего коллегу. Составьте письменное предложение о возложении дополнительных обязанностей, которое должно быть в свободной форме и содержать поле для подписи сотрудника, чтобы подтвердить его согласие. Подпись сотрудника подтверждает, что он добровольно согласился выполнять дополнительную работу и соблюдены все необходимые формальности.
Уведомление о временном возложении обязанностей
Этап 3. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору Укажите, какие конкретные функции будет выполнять работник, срок исполнения дополнительных обязанностей и размер доплаты, после чего вручите ему одну заверенную копию соглашения.
Дополнительное соглашение по трудовому договору временное исполнение обязанностей отсутствующего работника
Шаг 4. Издайте указание о временном исполнении обязанностей. Пример составляется в произвольной форме, образец используемого бланка отсутствует. Указание должно включать данные организации — название, ИНН, КПП, юридический адрес. Внизу, под названием, номером, местом и датой оформления указания о временных обязанностях, кратко опишите причину его издания. Например, если это указание о замещении на время отпуска, пример может содержать формулировку «из-за временного отсутствия основного сотрудника».
Пример указания о временном исполнении обязанностей директора
Загрузите примеры указаний о возложении должностных обязанностей: