Оптимизация фонда оплаты труда (ФОТ): 8 действенных методов

Что может побудить руководителя к сокращению штата? Стремление сэкономить и оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ). В условиях экономического кризиса вопрос снижения затрат на персонал становится крайне актуальным, однако увольнения – далеко не всегда самое эффективное и единственное решение. Начинать стоит с детального анализа. Давайте разберёмся.

Что может побудить руководителя к сокращению штата? Стремление сэкономить и оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ). В условиях экономического кризиса вопрос снижения затрат на персонал становится крайне актуальным, однако увольнения – далеко не всегда самое эффективное и единственное решение. Начинать стоит с детального анализа. Давайте разберёмся.

Начнём с анализа

Оптимизация ФОТ требует детального планирования. В первую очередь необходимо провести финансово-экономический анализ хозяйственной деятельности, чтобы понять причины роста затрат на сотрудников и увеличения численности штата.

Штатное расписание также нуждается в тщательном анализе. Кадровый аудит позволит выявить неэффективные звенья в структуре персонала. Обратите внимание на численность административно-управленческого аппарата – она не должна превышать 40% от общего числа сотрудников, занимающихся производством или предоставлением услуг.

Проблемы организации труда, простои, поломки, сверхурочные работы и соответствующие выплаты часто становятся причиной неэффективных трат ФОТ. Следует проанализировать эти аспекты, чтобы найти дополнительные резервы для экономии средств.

Результаты анализа помогут определить необходимость оптимизации ФОТ и выбрать соответствующий вариант действий, например:

1. Если организация в критическом состоянии, может потребоваться сокращение штата сотрудников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
2. Изменение технологических или организационных условий труда для оптимизации расходов на оплату труда (ст. 74 ТК РФ).
3. Если состояние организации стабильное, возможно сокращение издержек на оплату труда путем ревизии выплат компенсационных и стимулирующих выплат (абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 129, ст. 132 ТК РФ).
4. Оптимизация ФОТ не требуется.

Формирование ФОТ можно осуществлять за счет прибыли компании, предназначенной для потребления, а также собственных средств учредителей, вложенных в развитие компании.

Некоторые категории дополнительных выплат, входящих в ФОТ, формируются за счет целевых поступлений и средств Фонда социального страхования РФ.

Налоговые ставки на ФОТ достаточно высоки, но на них можно законно сэкономить. Например, налоговое законодательство позволяет не облагать налогом подарки стоимостью до 4 000 рублей. С такой же суммы не взимаются налоги, если они оформлены как материальная помощь. Не облагается налогом питание работников, организованное по принципу «шведского стола».

8 способов сократить затраты на персонал

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (статья 157 ТК РФ).

2. Перевести сотрудников на удалённую работу.

В соответствии с соглашением сотрудников, чьё постоянное присутствие на рабочем месте не обязательно, можно перевести на дистанционную работу (см. глава 49.1 ТК РФ). Такой шаг поможет снизить затраты на заработную плату, коммунальные услуги и, возможно, избавиться от ненужных арендных площадей.

Сотрудников также можно перевести на неполный рабочий день (см. ст. 93 ТК РФ) или предложить гибкий график с суммированным учётом рабочего времени (см. ст. 104 ТК РФ).

4. Оптимизировать организационные или технологические условия.

Этот шаг (см. ст. 74 ТК РФ) добавит дополнительные обязанности сотрудникам, однако позволит сохранить ключевые позиции.

5. Исключить незанятые вакансии из штатного расписания.

Часто в штатном расписании содержатся вакантные позиции, чтобы перераспределить фонд заработной платы среди текущих сотрудников. Если в данный момент нет активного поиска на эти вакансии, их следует удалить из штатного расписания.

6. Перейти на сдельную оплату труда.

Возможно, сотрудникам будет выплачиваться не за отработанные часы, а за выполненную работу по установленным ставкам (если это соответствует производственным условиям и характеру работы, см. ч. 2 ст. 150 ТК РФ).

7. Прекратить нестимулирующие выплаты.

Это касается ежемесячных доплат за высшее образование и стаж. Такие выплаты, как правило, не способствуют повышению эффективности работы сотрудников. Рациональное распределение средств может быть более целесообразным.

С сотрудниками можно согласовать снижение заработной платы по соглашению сторон для сохранения рабочих мест. Премии можно сохранить, но включить их в мотивационную систему, выплачивая при достижении организацией целей.

Важно! Лучше всего проводить оптимизацию заработной платы в соответствии с законодательством и судебной практикой. Все изменения следует документировать. В противном случае экономический эффект может быть поглощён судебными издержками.

Смотрите также:

• В помощь бухгалтеру: подборка полезных ссылок на каждый день
• Как заполнять трудовую книжку с 1 сентября 2021 года: новые правила
• Какие процедуры придётся проходить иностранным работникам при трудоустройстве в РФ

Виды выплат в пользу сотрудников

Фонд заработной платы представляет собой сумму, начисленную в соответствии с трудовыми и коллективными договорами, а также локальными актами предприятия, устанавливающими нормы трудового права РФ, за определенный период (месяц, квартал, год).

Все виды вознаграждений, которые работодатель выплачивает своим сотрудникам, можно разделить на три категории:

1. Основные выплаты, связанные с трудовым процессом, также известные как фонд заработной платы (ФЗП):

• оклады, тарифы или сдельные расценки;
• доплаты за особые условия труда;
• премии за трудовые показатели.

2. Дополнительные выплаты, связанные с выполнением работы. Вместе с упомянутыми выше, эти выплаты составляют фонд оплаты труда (ФОТ):

• премии за стаж работы;
• отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск;
• больничные, декретные и аналогичные выплаты;
• компенсации расходов на питание, проезд и мобильную связь;
• возмещение затрат на жилье для сотрудников из других регионов.

Если не происходит дополнительных выплат сотрудникам, то ФЗП и ФОТ совпадут. На практике всегда присутствуют какие-либо из перечисленных платежей, поэтому это теоретическое предположение.

3. Прочие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью, обычно не включаются в ФОТ и относятся к социальным расходам:

• награды к юбилеям и по другим аналогичным случаям;
• материальная помощь;
• возмещение расходов на отдых, спортивные занятия, лечение;
• пособия, выплачиваемые за счет средств ФСС, ПФР, ФОМС, и другие социальные выплаты за счет средств государственных внебюджетных фондов.

Учет ФЗП и ФОТ

Информация о выплатах сотрудникам в первую очередь представляется в бухгалтерском учете, однако эти регистры не всегда содержат всю необходимую информацию для управления.

Для всех владельцев и руководителей компаний важно различать бухгалтерский и управленческий учет. Основные отличия следующие:

1. Бухгалтерский учет ориентирован на потребности государственных органов и других внешних пользователей. Бизнес-цели компании для чиновников, разрабатывающих правила, вторичны.
2. Регламенты бухгалтерского учета одинаковы для всех предприятий, без учета отрасли и индивидуальных особенностей. Для полноценного контроля над бизнесом часто необходим управленческий учет.
3. В управленческом учете представление о затратах на ФОТ может значительно отличаться от бухгалтерских данных. Это касается как отнесения затрат на различные счета (производственные, коммерческие, управленческие расходы и т.п.), так и их группировки по направлениям бизнеса. Любые отклонения от бухгалтерских стандартов должны отражаться в Положении об управленческой учетной политике.
4. Не все бизнесмены выплачивают сотрудникам только белую зарплату. Это также приводит к различиям между видами учета.

Планирование ФЗП и ФОТ

Планирование ФЗП проще всего осуществлять на основе фактических данных, если не ожидаются значительные изменения в штате.

Для сотрудников с фиксированным окладом используются данные о среднемесячном заработке и среднесписочной численности. Формула для расчета будет выглядеть следующим образом:

Для сотрудников с почасовой оплатой формула расчета ФОТ на год имеет другой вид:

ФОТт = Ссх х Ч, где
Ссх – сумма ставок всех «почасовиков»
Ч – годовое количество рабочих часов

Для «сдельщиков» расчет будет основан на расценках за единицу и плановом объеме выпуска, с учетом надбавок и премий, которые обычно не входят в сдельный тариф.

Например, среднесписочная численность сотрудников составляет 30 человек. Плановая среднемесячная зарплата на 2019 год — 45 000 рублей с учетом надбавок. Плановый выпуск на год — 50 000 единиц, тариф за 1 единицу — 400 рублей, премия для «сдельщиков» — 10% от базовой суммы.
ФЗПо = 30 х 45 000 х 12 = 16 200 тыс. рублей.
ФЗПс = 50 000 х 400 + (50 000 х 400) х 10% = 22 000 тыс. рублей.
ФЗП = 16 200 + 22 000 = 38 200 тыс. рублей.

Планирование других составляющих затрат на персонал более сложное. Если отпускные можно спрогнозировать на основе графика, то точная оценка потребности в социальных выплатах часто невозможна, поэтому используется нормативный метод оценки при формировании годового бюджета.

Все затраты на персонал включают определенный процент от выручки. Из полученной суммы вычитается расчетный ФЗП, а оставшиеся средства направляются на финансирование дополнительных и социальных расходов.

Прогнозируемый доход ООО «Альфа» на 2019 год составляет 220 000 тыс. рублей. Норматив затрат на персонал (без учета страховых взносов) — 20%.
ФОТ = 220 000 × 20% = 44 000 тыс. рублей.
Следовательно, возможно направить на дополнительные и социальные расходы сумму
ДР = 44 000 – 38 200 = 5 800 тыс. рублей.

Эффективное управление расходами на персонал

Владельцы бизнеса всегда стремятся снизить свои расходы, особенно в условиях экономической нестабильности. Особое внимание уделяется оптимизации расходов на заработную плату. Однако простое сокращение заработной платы и дополнительных выплат может быть рискованным. Важно учитывать, что помимо материальных стимулов, ключевым мотивационным фактором для сотрудников является уровень их заработной платы.

Справедливая оплата труда позволяет привлекать квалифицированных специалистов и рассчитывать на повышенную производительность. Сокращение же выплат может привести к демотивации сотрудников и даже стимулировать их к неправомерным действиям. Таким образом, работодатели имеют право ожидать от своих сотрудников качественного исполнения трудовых обязанностей в соответствии с уровнем их заработной платы, соответствующим рыночным условиям.

Вместо уменьшения расходов на персонал целесообразнее пересмотреть систему мотивации:

• премиальные и другие дополнительные выплаты должны стимулировать сотрудников к действиям, максимально полезным для компании;
• для наиболее квалифицированных и ценных сотрудников можно разработать специальные меры материального поощрения.

Кроме того, для снижения расходов на персонал возможно использование различных стратегий по уменьшению налоговых выплат, что и занимаются специалисты 1C-WiseAdvice, работающие в сфере аутсорсинга расчета заработной платы.

Наши клиенты получают не только возможность «правильно рассчитать-выплатить-вовремя отчитаться», но и:

• снижение налоговых рисков (практически нулевая вероятность претензий или штрафов от налоговых органов);
• сокращение затрат за счет оптимизации налоговых платежей (все используемые стратегии соответствуют действующему законодательству);
• престиж компании как работодателя.

Подходы к расчету ФЗП

Общий фонд заработной платы определяется суммированием всех выплат с учетом коэффициента среднесписочной численности.

Сначала необходимо рассчитать среднесписочную численность по формуле: ССЧгод = ССЧ1 + ССЧ2 + . + ССЧ12.

Ежемесячный показатель определяется на основе количества работников.

Далее можно определить общий фонд: ФЗПгод = ЗПср × ССЧгод × 12.

ЗПср – средний размер выплаты каждому работнику за его труд.

При необходимости можно использовать альтернативную формулу, учитывающую количество отработанных человеко-часов: ФЗПчас = ЗПтар × Кч/час.

В этом случае ЗПтар – зарплата, расчитанная на основе почасовой ставки, учитывающей доплаты за ночные и сложные условия труда. Кч/час означает число отработанных человеко-часов.

Примеры расчетов

Предположим, необходимо рассчитать общий фонд на основании следующих данных:

• ССЧ – 24 человека;
• работники с окладом 50 000 рублей – 13 человек;
• работники с окладом 60 000 рублей – 12 человек.

Получаем: ЗПср = (13 × 50 000 + 12 × 60 000) / 24 = 57 083,33 рублей. ФЗП = 57 083,33 × 24 × 12 = 16 440 000 рублей.

Кроме того, для планирования расходов по отделам вычисляется фонд заработной платы для рабочих и служащих. Например, среднесписочная численность служащих составляет 11 человек. Тогда:

1. ЗПср(служащие) = (60 000 × 12) / 11 = 65 455 рублей.
2. ФЗП(служащие) = 65 455 × 11 × 12 = 8 640 060 рублей.

Представим еще один пример для ситуации, где применяется система оплаты почасово.

• ставка за час работы составляет 500 рублей;
• среднее количество человеко-часов в месяц — 1760.

Рассчитаем общий фонд заработной платы: ФЗП = 500 × 1760 × 12 = 10 560 000 рублей.

Для автоматизации бухгалтерского учета и регулярных расчетов согласно текущим нормам, рекомендуем внедрять сервисы 1С при нашей поддержке. Звоните по номеру (831) 2-333-666 или связывайтесь с нами через WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Мы ответим на все вопросы.

Ключевые требования для анализа заработной платы

Для компетентного анализа необходимо учитывать следующие условия:

• наличие локальных нормативных актов, регулирующих оплату труда, таких как положения о заработной плате, премировании, штатное расписание. В учетной политике также должно быть четко определено, как вознаграждение учитывается и куда относится.

Часто эти нормативные акты игнорируются, что затрудняет понимание начислений. Особенно это касается премирования, где руководство может несправедливо награждать одних и обделять других сотрудников. Без четких локальных нормативных актов сложно обосновать законность таких выплат;

• единая информация во всех внутренних регламентах, связанных с оплатой труда. Например, в штатном расписании, трудовых договорах и расчетных ведомостях должны фигурировать одни и те же цифры. Однако на практике часто возникают расхождения, так как руководство может произвольно выплачивать дополнительные надбавки, не учитываемые в официальных документах компании.
• все выплаты должны соответствовать законодательству. Хотя большинство компаний выплачивают заработную плату в соответствии с Трудовым кодексом и другими нормативными актами, все еще существует риск использования неофициальных схем.

Несоблюдение этих условий затрудняет аналитику, прогнозирование и планирование бюджета предприятия.

Введение

Описание актуальности темы, постановка задач, цели и инновации, содержащиеся в работе. Контент доступен только автору оплаченного проекта

Методика оптимизации учета заработной платы в системе 1С: Зарплата и управление персоналом

На сайте Высшей школы экономики представлена методика оптимизации учета затрат по заработной плате в системе ‘1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1’. Рассматривается пример использования методики на предприятии. Контент доступен только автору оплаченного проекта

Роль грейдовой системы в оптимизации фонда заработной платы

Как отмечается в статье на сайте CyberLeninka, грейдовая система способствует созданию адекватной методики вознаграждения и позволяет оптимизировать фонд заработной платы. Контент доступен только автору оплаченного проекта

Универсальные методы оптимизации расходов на фонд оплаты труда

Ресурс moedelo.org предлагает универсальные методы оптимизации расходов на фонд оплаты труда перед сокращением штатов, что поможет снизить выплаты руководителям. Контент доступен только автору оплаченного проекта