Какими навыками должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это умения и знания основных принципов документооборота в компании.
Какими навыками должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это умения и знания основных принципов документооборота в компании.
Стандарты оформления документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем указаны основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. Этот ГОСТ не обязателен к исполнению, если правила документооборота регулируются внутренними актами компании.
Основные этапы документооборота
Каждый документооборот проходит через несколько жизненных этапов, которые важно помнить:
- Создание (поступление) документа;
- Регистрация;
- Отправка или передача по назначению;
- Движение документа;
- Исполнение (согласование, подпись и пр.);
- Архивирование.
Задача секретаря или персонального ассистента – обеспечить, чтобы на каждом этапе не было задержек, иначе может произойти сбой во всей системе документооборота. В организации могут быть разные виды делопроизводства. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).
Управленческий — все документы, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.).
Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр.
Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании.
Технический — вся техническая документация.
Архивный — документы, выполнившие свою функцию и отправленные на хранение.
Бумажный — все документы в компании в бумажном виде.
Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, подтвержденные электронной подписью.
Смешанный — документы хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.
Эффективный документооборот в компании: 3 ключевых правила
Отлаженный документооборот способствует оптимизации работы не только секретаря или персонального ассистента, но и всех сотрудников компании. Следуйте трем основным правилам:
- Определите способ организации документооборота (электронный, бумажный или смешанный). Оптимально использовать смешанный документооборот, который применяется в большинстве современных компаний, поскольку он упрощает создание, поиск и хранение документов.
- Определите форму организации. Решите, как удобнее хранить документы: централизованно – в одном отделе (секретариате или канцелярии), или децентрализовано – в разных отделах и подразделениях компании.
- Определите стандарты. Выберите, будете ли вы придерживаться ГОСТа или работать по внутренним регламентам.
Организация документооборота по ГОСТу:
Государственные стандарты документооборота рекомендуется применять, если требуется составить документы в максимально понятной форме, строго соблюдать требования партнеров и конкурентов, а также повысить авторитет компании и выйти на новый уровень. Следуйте следующим рекомендациям (Таблица 2).
Основные требования к оформлению документов по ГОСТ
Рекомендуется использовать бесплатные шрифты, такие как Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana.
Рекомендуемый размер шрифта: от 12 до 14 мм.
Полужирный шрифт применяется для выделения заголовков, реквизитов и информации об адресате.
Общий отступ абзаца составляет 1,25 см.
Соблюдение полей: верхнее и нижнее – по 20 мм.
Если документ должен храниться в архиве более 10 лет, левое поле увеличивается до 30 мм.
Межбуквенный интервал – стандартный.
Используйте единичный пробел между словами.
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов.
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5.
Реквизиты, расположенные на нескольких строчках, отделяются интервалом (добавляется дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов).
Необходимо использовать выравнивание текста по ширине.
Если текст или реквизиты должны быть размещены в левом углу, действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см.
Информация, размещённая в центре документа, должна занимать не более 12 см.
Логотип компании (товарный знак) размещается вверху по центру или слева.
Неофициальное название предприятия (если оно более распространено в деловом обороте с контрагентами).
Название документа размещается вверху посередине листа.
Основные реквизиты компании указываются в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации, ИНН, ОГРН, электронная почта, факс и другие контактные данные.
Дата документа указывается в день его подписания уполномоченным сотрудником в формате: день-месяц-год.
Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует располагать либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение должно быть в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. Если адресатом является компания, используйте именительный падеж (кто). Например, Министерство труда РФ.
Бланки в электронном формате должны быть защищены от изменений и заверены цифровой подписью.
Секретарь или персональный ассистент руководителя должны быть осведомлены о правилах составления бланков и ведения корпоративной переписки. Знание правовых вопросов также является большим плюсом.
Смотрите также:
- Токсичный руководитель: как гиперопека влияет на сотрудников и чем она опасна для компании
- В Минцифры утвердили типовые условия контрактов на создание и развитие информационных систем по 44-ФЗ
- + 100500 оттенков обучения: что нужно знать о дистанционных технологиях
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Организация и ведение документооборота на предприятии
Правильная организация документооборота в компании влияет на распределение ресурсов, нагрузку на сотрудников и скорость бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно структурировать, вести и контролировать делопроизводство.
В этой статье:
- Методы организации
- Ведение документооборота
- Контроль документооборота
Переходите на ЭДО
Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн
Организационные формы делопроизводства и документооборота
Делопроизводство и документооборот можно организовать в трех формах:
- централизованной;
- децентрализованной;
- смешанной.
При централизованном подходе все процессы по приему, обработке, регистрации и хранению документов сосредоточены в одном структурном подразделении организации. Обычно за это отвечает служба делопроизводства или канцелярия. Этот метод особенно подходит для организаций с линейно-функциональной структурой, позволяя свести к минимуму время на поиск нужных документов.
При децентрализованном подходе служба по работе с документами создается в каждом отделе, филиале или отдельном структурном подразделении. Такой метод лучше всего подходит для компаний с территориально удаленными подразделениями.
Чаще всего используется смешанный подход. В этом случае одни операции осуществляются в головном офисе, а другие — в структурных подразделениях. Например, в головном офисе выполняются прием, регистрация, контроль и хранение документов. В подразделениях эти же функции выполняются секретарем или делопроизводителем для входящих, исходящих и локальных документов, которые создает и получает данное подразделение.
Смешанная форма используется наиболее часто. В этом случае одни операции выполняются в головном офисе, другие — в структурных подразделениях. Например, прием, регистрация, контроль и хранение документов осуществляются в головном офисе, а секретарь или делопроизводитель подразделения обрабатывают входящие, исходящие и локальные документы на местах.