Профессиональный секретарь: организация документооборота в компании

Какими навыками должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это умения и знания основных принципов документооборота в компании.

Какими навыками должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это умения и знания основных принципов документооборота в компании.

Стандарты оформления документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем указаны основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. Этот ГОСТ не обязателен к исполнению, если правила документооборота регулируются внутренними актами компании.

Основные этапы документооборота

Каждый документооборот проходит через несколько жизненных этапов, которые важно помнить:

  • Создание (поступление) документа;
  • Регистрация;
  • Отправка или передача по назначению;
  • Движение документа;
  • Исполнение (согласование, подпись и пр.);
  • Архивирование.

Задача секретаря или персонального ассистента – обеспечить, чтобы на каждом этапе не было задержек, иначе может произойти сбой во всей системе документооборота. В организации могут быть разные виды делопроизводства. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).

Управленческий — все документы, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.).

Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр.

Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании.

Технический — вся техническая документация.

Архивный — документы, выполнившие свою функцию и отправленные на хранение.

Бумажный — все документы в компании в бумажном виде.

Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, подтвержденные электронной подписью.

Смешанный — документы хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.

Эффективный документооборот в компании: 3 ключевых правила

Отлаженный документооборот способствует оптимизации работы не только секретаря или персонального ассистента, но и всех сотрудников компании. Следуйте трем основным правилам:

  1. Определите способ организации документооборота (электронный, бумажный или смешанный). Оптимально использовать смешанный документооборот, который применяется в большинстве современных компаний, поскольку он упрощает создание, поиск и хранение документов.
  2. Определите форму организации. Решите, как удобнее хранить документы: централизованно – в одном отделе (секретариате или канцелярии), или децентрализовано – в разных отделах и подразделениях компании.
  3. Определите стандарты. Выберите, будете ли вы придерживаться ГОСТа или работать по внутренним регламентам.
Советуем прочитать:  2022 Как снять Авто Машину с учета через Госуслуги: прекращение регистрации ТС на Госуслугах

Организация документооборота по ГОСТу:

Государственные стандарты документооборота рекомендуется применять, если требуется составить документы в максимально понятной форме, строго соблюдать требования партнеров и конкурентов, а также повысить авторитет компании и выйти на новый уровень. Следуйте следующим рекомендациям (Таблица 2).

Основные требования к оформлению документов по ГОСТ

Рекомендуется использовать бесплатные шрифты, такие как Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana.

Рекомендуемый размер шрифта: от 12 до 14 мм.

Полужирный шрифт применяется для выделения заголовков, реквизитов и информации об адресате.

Общий отступ абзаца составляет 1,25 см.

Соблюдение полей: верхнее и нижнее – по 20 мм.

Если документ должен храниться в архиве более 10 лет, левое поле увеличивается до 30 мм.

Межбуквенный интервал – стандартный.

Используйте единичный пробел между словами.

Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов.

Межстрочный интервал – от 1 до 1,5.

Реквизиты, расположенные на нескольких строчках, отделяются интервалом (добавляется дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов).

Необходимо использовать выравнивание текста по ширине.

Если текст или реквизиты должны быть размещены в левом углу, действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см.

Информация, размещённая в центре документа, должна занимать не более 12 см.

Логотип компании (товарный знак) размещается вверху по центру или слева.

Неофициальное название предприятия (если оно более распространено в деловом обороте с контрагентами).

Название документа размещается вверху посередине листа.

Основные реквизиты компании указываются в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации, ИНН, ОГРН, электронная почта, факс и другие контактные данные.

Дата документа указывается в день его подписания уполномоченным сотрудником в формате: день-месяц-год.

Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует располагать либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение должно быть в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. Если адресатом является компания, используйте именительный падеж (кто). Например, Министерство труда РФ.

Советуем прочитать:  Как кузины связаны

Бланки в электронном формате должны быть защищены от изменений и заверены цифровой подписью.

Секретарь или персональный ассистент руководителя должны быть осведомлены о правилах составления бланков и ведения корпоративной переписки. Знание правовых вопросов также является большим плюсом.

Смотрите также:

  • Токсичный руководитель: как гиперопека влияет на сотрудников и чем она опасна для компании
  • В Минцифры утвердили типовые условия контрактов на создание и развитие информационных систем по 44-ФЗ
  • + 100500 оттенков обучения: что нужно знать о дистанционных технологиях

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Организация и ведение документооборота на предприятии

Правильная организация документооборота в компании влияет на распределение ресурсов, нагрузку на сотрудников и скорость бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно структурировать, вести и контролировать делопроизводство.

В этой статье:

  • Методы организации
  • Ведение документооборота
  • Контроль документооборота

Переходите на ЭДО

Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн

Организационные формы делопроизводства и документооборота

Делопроизводство и документооборот можно организовать в трех формах:

  • централизованной;
  • децентрализованной;
  • смешанной.

При централизованном подходе все процессы по приему, обработке, регистрации и хранению документов сосредоточены в одном структурном подразделении организации. Обычно за это отвечает служба делопроизводства или канцелярия. Этот метод особенно подходит для организаций с линейно-функциональной структурой, позволяя свести к минимуму время на поиск нужных документов.

При децентрализованном подходе служба по работе с документами создается в каждом отделе, филиале или отдельном структурном подразделении. Такой метод лучше всего подходит для компаний с территориально удаленными подразделениями.

Чаще всего используется смешанный подход. В этом случае одни операции осуществляются в головном офисе, а другие — в структурных подразделениях. Например, в головном офисе выполняются прием, регистрация, контроль и хранение документов. В подразделениях эти же функции выполняются секретарем или делопроизводителем для входящих, исходящих и локальных документов, которые создает и получает данное подразделение.

Советуем прочитать:  Получение и замена паспортов гражданина Российской Федерации для граждан, достигших 14-летнего возраста

Смешанная форма используется наиболее часто. В этом случае одни операции выполняются в головном офисе, другие — в структурных подразделениях. Например, прием, регистрация, контроль и хранение документов осуществляются в головном офисе, а секретарь или делопроизводитель подразделения обрабатывают входящие, исходящие и локальные документы на местах.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector