Хотите создать положительное первое впечатление? В деловой переписке важно общаться на профессиональном уровне. Узнайте, как правильно писать официальные письма.
Dariia Lytoshenko Обновлено 30 октября 2023 г. Время чтения: 2 мин.
Оглавление
- Лучшие рекомендации по правильному указанию получателя
- Внесите контактную информацию
- Как правильно обращаться к адресату в официальных письмах
- Укажите свою контактную информацию наверху
- Пропишите дату
- Укажите адрес получателя
- Добавьте приветствие
- Не забывайте о двоеточии и запятой
- Заключение
- Полезные рекомендации по правильному оформлению письма для адресата
- Заполните контактные данные
- Как правильно обратиться к адресату в деловой переписке
- Внесите свои контактные данные в верхнюю часть письма
- Укажите дату отправления
- Напишите адрес получателя
- Приветствие
- Не забывайте ставить двоеточие и запятую
- Заключение
В деловой среде профессиональные отношения могут стать основой для долгосрочного партнерства или усилить лояльность клиентов. При составлении деловой переписки важно начинать с корректного приветствия. Независимо от того, отправляете ли вы сопроводительное письмо или электронное сообщение, профессиональное приветствие обязательно должно присутствовать!
Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы собрали подборку советов и методик, используемых профессиональными маркетологами, инвестиционными директорами и офисными сотрудниками. Начнем с нескольких полезных рекомендаций по правильному указанию получателя письма.
Наилучшие советы по правильному указанию получателя письма
Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо было получено адресатом лично? Тогда вам следует правильно указать получателя письма. Существует несколько правил, которым необходимо следовать, особенно при отправке письма в крупную компанию с множеством отделов.
Чтобы письмо попало к нужному адресату, укажите всю необходимую информацию, следуя следующим шагам:
Укажите контактные данные
Если вы не используете конверты с предварительно напечатанными данными, укажите свое имя, должность, название компании и её адрес в верхнем левом углу.
- Имя получателя. Укажите имя получателя в первой строке адресного блока. Оно должно располагаться в центре конверта, чуть ниже вашего адреса.
- Должность. Если известна должность получателя, укажите её в следующей строке. В противном случае, укажите название отдела.
- Название компании. В следующей строке напишите название компании или организации, где работает получатель. Без этой информации ваше письмо может выглядеть менее профессионально и даже не дойти до адресата.
- Точный адрес. Адрес компании следует указывать в одну строку. Если он слишком длинный, разделите его на две строки, поместив название улицы в первой строке.
- Город, штат и почтовый индекс. Эти данные укажите в последней строке. Между штатом и почтовым индексом оставьте два пробела.
(805S — здание; Arlington boulevard — название улицы; Apt 1A — комната; Arlington — город; VA — штат)
Ознакомьтесь с другими примерами оформления адресов на конвертах и попробуйте написать свой собственный адрес, чтобы понять, как его правильно указывать. Хотя сегодня редко отправляют письма в конвертах, деловая переписка по-прежнему требует этого.
Следуйте этим советам, чтобы профессионально обращаться к адресату в письме.
Как правильно обращаться к адресату в официальном письме
Вот пошаговое руководство, которое поможет овладеть искусством формальной переписки и улучшить навыки письма. Ознакомьтесь с тем, как выбрать наиболее подходящее приветствие для деловой переписки.
Укажите свою контактную информацию
Чтобы адресат сразу понял, кто вы и как быстро отправить ответ, не забудьте указать свою контактную информацию. Это особенно важно, если вы ждете ответ от адресата.
Многие люди не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме и осознают это слишком поздно, когда шанс на получение работы мечты уже упущен.
Укажите дату
Этот шаг очень прост, не так ли? Просто проверьте календарь и не ошибитесь с датой.
Укажите адрес получателя
Это простая, но важная деталь. Укажите адрес получателя в верхнем левом углу письма, немного ниже даты. Вот полезный пример, который можно использовать для правильного указания адреса в деловом письме:
Укажите приветствие
Неважно, пишете ли вы рекомендательное письмо или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любого вида переписки, как онлайн, так и офлайн. Рассмотрим основные проблемы, которые могут возникнуть при выборе приветствия.
Прежде всего, эта часть должна быть максимально простой. Не используйте неформальные приветствия, такие как «Hey!». Вместо этого выберите один из проверенных вариантов для деловой переписки:
«Hello [Name], …»
Хотя приветствие «Dear» может показаться слишком формальным и старомодным, оно по-прежнему подходит для заявления об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Dear» с последующим обращением (г-н, г-жа) и фамилией:
«Dear Ms. Partridge, …»
Если вы знаете только полное имя, используйте его без обращения. Это формальный и гендерно нейтральный подход:
«Dear Monica Partridge, …»
Как обращаться к женщине, если не знаете, замужем ли она? Ответ прост: избегайте обращений, указывающих на семейное положение. Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), используйте его в качестве обращения.
Хотите быть в курсе последних тенденций деловой переписки? Ознакомьтесь со статьей «5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».
Как обращаться в электронном письме к малознакомому человеку? Имя адресата может быть неизвестно, особенно если вы пишете кому-то в организации, с которой никогда не работали. Чтобы узнать, к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое расследование.
Вы можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Другой эффективный способ – поиск информации в Интернете через Facebook или LinkedIn. Какой бы способ вы ни выбрали, избегайте этих раздражающих приветствий в электронной почте:
«To whom it may concern, …»
«Dear Sir/Madam, …».
Если вы думаете, какое приветствие выбрать для большого числа различных получателей, воспользуйтесь выражением « Hi, everyone … ». Это приветствие – всегда удачный выбор для деловой переписки любого типа. В конечном счете, вы хотите оставить положительное впечатление.
Не забывайте о знаках препинания
При обращении поставьте запятую или двоеточие в конце. Некоторые специалисты считают, что запятая в деловой переписке – предпочтительнее. Другие же рекомендуют использовать двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.
В заключение
Существует множество формальных писем разного формата и структуры. Однако, когда дело доходит до обращения в деловой переписке, они все выглядят схоже. С правильным указанием данных на конверте и персонализированным приветствием вы на пути к профессиональной переписке. Просто следуйте нашему руководству и составьте письмо правильно.
Подпишитесь на наш блог и еженедельно получайте практические советы по улучшению навыков деловой переписки.
Совершенствуйте свой английский с лучшими онлайн-репетиторами!
Заговорите уверенно с помощью репетиторов Preply. Начните учиться сегодня и быстро развивайтесь в рамках вашего бюджета и расписания!
Адрес на английском: полное руководство
Адрес на английском: полное руководство
Несмотря на цифровую эпоху, человечество пока не научилось перемещать посылки мгновенно. Поэтому, хоть иногда, нам всё равно приходится отправлять или получать письма и бандероли — будь то покупки с AliExpress или подарки близким. Чтобы письмо или посылка не потерялись, а дошли до адресата, необходимо правильно указывать адрес. В этой статье ты узнаешь, как это сделать.
Адрес на английском: основные правила
При отправке почты адрес оформляется по определённому шаблону и включает в себя такие элементы, как границы, названия улиц, номера домов, названия организаций и почтовые индексы. Корректно указанный адрес помогает почтовым работникам доставить посылку точно по назначению. На конверте (envelope) или посылке (parcel) нужно указывать два адреса: отправителя (the sender’s address) и получателя (the recipient’s address). Формат адреса одинаков во всех странах и выглядит следующим образом:
Название компании, если это деловое письмо (company’s name)
Улица, дом, квартира (street, building, apartment / flat)
Город (city / town) и штат (state, для США)
Почтовый индекс (postal / zip code)
С теорией разобрались, переходим к практике!
Как написать русский адрес на английском
Указание своего адреса по-английски может понадобиться, например, при заказе в зарубежном интернет-магазине (AliExpress, Asos, Amazon) или при отправке посылки за границу. Допустим, тебе нужно отправить письмо другу за границу. Главное правило здесь — не переводить на английский названия улиц, городов и населённых пунктов, а транслитерировать их. Также не переводятся слова «край», «область», «город» и «улица». Эти слова пишутся английскими буквами: krai, oblast, gorod, ulitsa. Таким образом, улица Садовая будет Sadovaya ulitsa, а Камчатский край — Kamchatskiy kray. Это необходимо, чтобы местные почтальоны могли правильно доставить письмо. Адрес отправителя указывают в верхнем левом углу. Получится примерно так, как на картинке.
Как правильно указать адрес в США
При отправке писем в США важно помнить, что рядом с названием города необходимо указать штат. Обычно названия штатов пишут сокращенно — двумя буквами. Например, IL — это Illinois, а CA — California. Полный перечень штатов и их сокращений можно найти на официальном сайте почтовой службы США.
Адрес получателя обычно пишут в правом нижнем углу или в центре конверта. Что нужно указать:
Имя получателя на первой строке.
Название организации, если письмо адресовано компании.
Номер дома, название улицы, номер квартиры.
Город, штат, почтовый индекс.
Адреса с P.O. Box
Некоторые предпочитают указывать P.O. Box вместо обычного адреса. Это запираемый почтовый ящик с уникальным адресом в почтовом отделении. В таком случае нужно указать номер P.O. Box вместо названия улицы. Например:
Rockford, IL 54321
Адреса с номером квартиры или апартаментов
Если у получателя есть номер квартиры или апартаментов, его нужно указать в той же строке, что и название улицы:
123 Center Ln., Apartment 34
Rockford, IL 54321
Как написать адрес в Великобританию
При написании письма в Англию необходимо учитывать вежливую форму обращения перед именем:
Mister (Mr) для мужчин,
Missis (Mrs) для замужних женщин,
Miss (Ms) для незамужних женщин.
После обращения следует указать первую букву имени и фамилию. В остальном система аналогична, за исключением того, что в британском английском квартира называется «flat», а не «apartment». Например:
221B Baker Street
Важные детали
Несколько дополнительных советов по написанию адреса и отправке письма:
Указывай полный почтовый адрес
Чтобы письмо или посылка не затерялись, необходимо указывать все детали, включая почтовый индекс.
Убедись, что твой почерк разборчив. Почтовая служба рекомендует писать заглавными печатными буквами. Избегай сложных завитков на буквах.
Только адрес и ничего больше
Не добавляй примечания в поле для адреса. Машины автоматической обработки сканируют конверты, и лишняя информация может задержать доставку.
Используй правильные сокращения
Необходимо использовать сокращения для навигационных указаний, дорог и номеров объектов. Например:
BLVD или PKWY для бульвара
LN для переулка
N — север, E — восток, S — юг, W — запад и т. д.
APT для квартиры
При написании адреса в теле письма используй запятые для разделения имени, адреса, города и штата. Например: Ben Smith, 123 Center Ln., Rockford, IL 54321
Как заполнять адреса на английском в документах на визу
Виза в США
При подаче на визу (туристическую, рабочую, студенческую), нужно заполнить анкету DS-160, указав адрес пребывания в США и домашний адрес.
Если планируешь посетить несколько мест, в разделе Address Where You Will Stay in the U.S. достаточно указать адрес первого отеля или другого места проживания.
В строке Street Address укажи название улицы, номер дома и квартиру: 123 Center Ln., Apartment 34. В анкете предусмотрено две строки, если информация поместилась в первую строку, вторую оставляй пустой.
В строке City укажи город: Rockford
В строке State выбери штат из списка: Illinois
Последняя строка zip code для почтового индекса: 54321
В разделе Home Address укажи текущий домашний адрес. Названия городов, улиц и посёлков не транслитерируются, а слова «край», «область», «город», «улица», «шоссе», «строение» переводятся на английский.
Street Address: Sadovaya street, 123, Apt 45.
City: Saint Petersburg
В строке State/Province укажи область или регион, где расположен населённый пункт. Если город не входит в состав области, поставь галочку в поле Does Not Apply.
В последней строке Country/Region выбери страну проживания из списка: Russia.
После этого укажи, совпадает ли адрес проживания с почтовым адресом (Is your Mailing Address the same as your Home Address?). Паспорт будет отправлен на почтовый адрес.
Виза в Великобританию
При заполнении анкеты онлайн можно выбрать русский язык для вопросов, но ответы должны быть на английском.
В строке для названия страны укажи Russian Federation.
При заполнении адреса проживания применяются те же правила, что и при заполнении анкеты на визу в США.
В строке Address укажи название улицы, номер дома и квартиру: Sadovaya street, 123, Flat 45.
В строке Town/City укажи город: Saint Petersburg
В поле Province/Region/State следует указать область или регион, к которому относится населённый пункт. Если город не входит в состав области, то можно просто повторить его название.
В строке zip code необходимо ввести почтовый индекс: 54321.
В последней строке Country/Region из выпадающего списка нужно выбрать страну проживания: Russian Federation.
После этого потребуется указать, совпадает ли адрес проживания с почтовым адресом (Is this address also your correspondence address?).
К подаче документов на визу следует подойти с максимальной тщательностью. Если вы хотите сэкономить время и быть уверенными в правильности заполнения документов, наши специалисты помогут вам облегчить процесс получения визы в США или Великобританию. Они помогут заполнить анкету, собрать и перевести документы, а также подготовят вас к собеседованию.