Трудовой кодекс Российской Федерации не включает отдельной статьи, регулирующей график рабочего времени напрямую. Тем не менее, работодатель:
1. Исходя из положений ТК РФ, имеет право разработать график рабочего времени, который учитывает специфику деятельности компании, оптимально распределяет трудовые нагрузки и повышает эффективность работы. Поскольку нет стандартной формы, работодатель самостоятельно составляет этот документ или разрабатывает для него форму.
График учета рабочего времени представляет собой документ, где фиксируются начало, продолжительность и окончание рабочего времени, а также обеденные перерывы, количество рабочих дней и выходных дней для каждого сотрудника. Он определяет, кто, сколько и когда будет работать или отдыхать.
2. Обязан вести учет отработанного фактически времени каждым сотрудником в соответствии со статьей 91 ТК РФ. Для этой цели можно разработать собственный бланк или использовать рекомендованные формы табелей учета, такие как Т-13 (ОКУД 0301008) или Т-12 (ОКУД 0301007) постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Ведение табеля можно организовать централизованно для всего персонала или отдельно для каждого подразделения.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, который фиксирует отработанное или неотработанное фактически время и ежемесячно заполняется ответственным лицом. На его основе производится начисление заработной платы, премий и доплат.
Следовательно, работодатель не обязан составлять график рабочего времени, но обязан вести учет фактически отработанного каждым сотрудником времени (через табель).
Детальное объяснение о составлении графика работы при сменном режиме представлено в консультациях экспертов «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, вы можете запросить пробный демодоступ и бесплатно получить доступ к готовым решениям.
Разнообразие режимов рабочего времени
Напомним: согласно статье 91 ТК РФ, рабочее время – это период, в течение которого работник, соблюдая внутренние трудовые правила организации, выполняет свои трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов.
Режимы рабочего времени устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, а для отдельных категорий работников – трудовыми договорами, отличными от общих правил, установленных у данного работодателя.
Режимы рабочего времени в соответствии со статьями 297, 100–105 ТК РФ включают в себя:
- Нормированный – с возможностью работы 5 рабочих дней и 2 выходных, 6 рабочих дней и 1 выходного, а также скользящего графика или неполной недели с выходными.
- Ненормированный – для отдельных категорий работников, которые могут работать сверх установленной для них нормы.
- Гибкий – с определением начала, продолжительности и окончания рабочего времени по соглашению сторон.
- Сменный – работа в 2, 3 или 4 смены.
- Суммированный учет рабочего времени – установление, когда невозможно выполнение работы с ежедневной (еженедельной) длительностью рабочего времени.
- Деление рабочего дня на части – в случае особенностей работы или неодинаковой интенсивности труда.
- Вахтовый метод – для работы в удаленных от проживания работников или местах нахождения нанимателя.
При подготовке графика трудового времени на 2024 год важно учитывать следующее: для работников, работающих по пятидневной рабочей неделе, требуется отработать 248 дней из 366 календарных. В 2024 году общее количество выходных и праздничных дней составляет 118 дней!
Когда составлять график трудового времени?
Некоторые особенности режима труда могут быть определены локальным актом, не требующим составления графика. Это часто бывает в случае, если режим работы не зависит от организации труда или технических особенностей работы.
Если особенности работы не подходят для стандартной пяти- или шестидневной рабочей недели, составляется график трудового времени. Например, это необходимо для круглосуточной работы или непрерывного производственного процесса. При составлении графика допустимо использовать типовые формы учета рабочего времени.
Что нужно учитывать при составлении графика?
Работодатель определяет режим работы и составляет соответствующий график (чаще всего в виде таблицы). При составлении графика:
1. Необходимо определить период, на который он составляется, и круг работников, на которых он распространяется.
График может быть составлен на неделю, месяц, квартал или год, как для всего персонала, так и для конкретного отдела или отдельных сотрудников из различных подразделений!
2. Рассчитываются и устанавливаются нормы рабочего времени с учетом требований Трудового кодекса Российской Федерации о еженедельном отдыхе (ст. 110 ТК РФ), и результаты оформляются.
График трудового времени должен включать:
— наименование организации (подразделения, отдела, для которого составлен);
— стандартные реквизиты документа (наименование, номер, дата составления, период действия);
— время начала и окончания работы, обеденные перерывы, выходные и праздничные дни;
— данные сотрудников (фамилия, инициалы, должность);
— гриф утверждения с датой и подписью руководителя компании (размещается в правом верхнем углу первой страницы графика). На практике руководство часто издает приказ об утверждении графика, и гриф утверждения содержит реквизиты этого приказа;
— должности, фамилии, инициалы и подписи сотрудников, ознакомленных с графиком (с указанием даты ознакомления). Эти данные привлекают внимание контролирующих органов.
Таким образом, составляются сменные, скользящие, недельные, сокращенные и другие графики трудового времени на 2024 год. Например, сокращенный график может применяться для несовершеннолетних и работников, трудящихся в особых условиях, включая медицинских работников.
Пример шаблона для сменного графика работы:
Нюансы составления графика рабочего времени
Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Лишние можно удалить, а свои добавить.
При составлении графиков следует учитывать:
- период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
- необходимость разделения рабочих режимов сотрудников (пятидневка, шестидневка, гибкие графики и др.);
- расчет нормы рабочего времени для каждого типа рабочего режима;
- группировку рабочего времени с учетом отдыха, включая обязательный 42-часовой отдых еженедельно (если не предусмотрено иное законодательством).
Постановлением Правительства России от 01.08.2022 № 1365 установлены особенности регулирования трудовых отношений в оборонно-промышленном комплексе, включая требование о 24-часовом отдыхе.
В компании часть сотрудников работает с понедельника по пятницу по 8 часов в день. Это касается не только взрослых, но и подростков 15–16 лет, для которых установлена особая норма рабочего времени.
- законодательные нормы для этой категории: не более 24 часов в неделю;
- расчет рабочего времени: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа в день;
- годовая норма рабочего времени для данной группы: 248 рабочих дней × 4,8 часа – 5 часов предпраздничных недоработок = 1185,4 часа.
Для остальных сотрудников с пятидневной рабочей неделей норма рабочего времени составит: 8 часов × 248 рабочих дней – 5 часов = 1 979 часов.
ВАЖНО! Норма рабочего времени уменьшается на продолжительность отпусков, больничных, донорских дней и других временных перерывов в труде.
Скачать образец приказа об изменении графика работы можно по ссылке.
Шаблон сменного графика работы
Денис Батьянов, IT тренер и консультант
http://perfect-excel.ru На своём сайте я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по табелю рабочего времени. Сегодня предлагаю вашему вниманию график планирования сменной работы отдела. Он будет полезен для структур, работающих в режиме 24 x 7 или около того и вынужденных работать сменами. Это различные службы поддержки, кол-центры и т.д. Процесс планирования смен в таких структурах очень трудоёмок и, как правило, не слишком нагляден и информативен. Данная работа призвана облегчить эту деятельность. Шаблон создан на основе уже упоминавшегося табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные качества. Он является хорошей иллюстрацией более-менее зрелого использования условного форматирования в Excel, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, как всё устроено, готов ответить на ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.
Файл для скачивания
Встроенный универсальный календарь.
Вам не нужно будет думать, сколько дней в феврале 2016 года, уточнять, с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вам нужно сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного месяца, — это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет легко ориентироваться в днях недели.
Выделение праздников.
Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы укажете на листе Настройки.
Выбор смены из справочника.
Тип смены выбирается строго из списка, что исключает ошибки ввода.
Смены автоматически выделяются цветом.
Так как всё форматирование реализовано через условное форматирование, оно не сохраняется непосредственно в ячейках, что очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, не беспокоясь о следах предыдущих смен.
Подсчёт смен и часов по каждому сотруднику.
Для каждого сотрудника автоматически подсчитываются отработанные смены и количество часов.
Ежедневный учёт рабочего времени.
Для каждого дня учитывается число отработанных смен, количество часов, число больных сотрудников, а также тех, кто находится в отпусках и на внеочередных выходных. (Если сотрудник трудится по 11 часов в течение двух дней, то вы обязаны предоставить ему два выходных дня сразу после этих смен).
Учёт числа сотрудников по часам суток.
Тем, кто обеспечивает круглосуточную работу, важно знать количество сотрудников, которые будут заняты в каждый конкретный час, чтобы правильно распределить нагрузку на отдел и поддерживать высокий уровень сервиса. Например, известно, что максимальное количество звонков поступает с 10:00 до 17:00, и для обработки этой нагрузки требуется пять специалистов. В ночное время, с 19:00 до 7:00, достаточно одного дежурного. Для этого используется панель подсчёта в верхней части шаблона, которая отображает текущее состояние на выбранный день. Нулевые значения выделены, чтобы они сразу привлекали внимание.
Два дополнительных выходных.
Как уже отмечалось, если сотрудник отработал две смены подряд по 11 часов, то по закону ему необходимо предоставить два подряд выходных после этих смен. В шаблоне предусмотрен автоматический контроль этой ситуации. Если два выходных не предоставлены, фамилия сотрудника подсвечивается красным. Проблемы могут возникнуть только на границе месяца, но это сложно избежать.
Бесплатные шаблоны расписаний для сотрудников и работодателей
Табели могут помочь сотрудникам (или работодателям) отслеживать производительность, выставлять счета клиентам и соблюдать трудовое законодательство. Эти шаблоны табелей подходят для любого типа бизнеса: ресторанов, розничных магазинов, маркетинговых агентств, IT-компаний и других организаций.
Шаблоны табелей помогут вам отслеживать рабочее время на ежедневной, еженедельной, двухнедельной или ежемесячной основе. Табели могут фиксировать не только рабочие часы, но и отпускные и больничные дни, что делает их идеальными как для почасовых, так и для окладных сотрудников.
Каждый шаблон табеля полностью редактируем (большинство из них представляют собой файлы Microsoft Excel), поэтому вы можете изменять текст и шрифты, добавлять логотип компании, обновлять цвета в соответствии с вашим брендом и многое другое. Чтобы организовать и упростить работу с табелями, загрузите их в OneDrive. Таким образом, вы сможете редактировать табели из любого места и делиться ими с вашим менеджером или клиентами. Вы также можете скачать и распечатать эти бесплатные табели. Хотите больше шаблонов для организации бизнеса? Исследуйте больше планировщиков и трекеров.