Отказное письмо — это документ-разъяснение, в котором сертификационный орган подтверждает, что на указанную продукцию не требуется оформление сертификата соответствия и декларации.

Чаще всего отказное письмо получают для продажи товаров на маркетплейсах и при таможенном оформлении импортной продукции. Этот документ можно оформить на индивидуальных предпринимателей, юридические лица и самозанятых граждан.

Хотя отказное письмо является добровольным документом, оно необходимо для официального подтверждения, что определенный товар не подлежит сертификации.

Например, при продаже товара на маркетплейсе требуется предоставить копию сертификата соответствия или декларации. Если для товара не предусмотрена обязательная сертификация, предприниматель может оформить отказное письмо. Таким образом он документально подтверждает, что его продукция может продаваться без разрешительной документации.

Особенности оформления отказных писем

В отказное письмо можно включить несколько видов продукции, различной по составу и области применения. В сертификатах и декларациях отражаются изделия одной группы, тогда как в отказном письме таких ограничений нет. Например, можно указать ароматические восковые свечи и текстильные лежанки для животных в одном документе.
Отказное письмо подходит для любого маркетплейса. Нет необходимости оформлять отдельный документ под каждый маркетплейс.
В отличие от сертификатов на товар, отказное письмо выдается бессрочно. Получить его может любая организация, не обязательно быть производителем или импортером.
Оформить отказное письмо можно только на товары, которые не указаны в постановлении Правительства РФ № 2425 и технических регламентах Евразийского Экономического Союза.
Отказное письмо — это лишь разъяснительный документ. Оно не подтверждает качество или безопасность указанной продукции. Для этих целей оформляются декларации или сертификаты соответствия, включая добровольные, а также протоколы сертификационных испытаний.
Отказное письмо не подтверждает оригинальность товара (его принадлежность к определенному бренду).

Стоимость отказного письма

Стоимость оформления отказного письма в среднем составляет от 3000 до 5000 рублей. Это зависит от сертификационного органа, к которому вы обращаетесь. Единой стоимости нет, так как рынок услуг очень динамичен, но существует множество организаций, которые выдают отказные письма, поэтому найти оптимальные условия не составит труда.

Совет. Прежде чем заказать отказное письмо, уточняйте у консультанта, входит ли подбор кодов ТН ВЭД к продукции в стоимость оформления и какое количество товаров может быть внесено в отказное письмо.

Нередко подбор кодов представляется как дополнительная платная опция, и в итоге стоимость отказного письма может быть значительно выше заявленных 3000 рублей. Некоторые сертификационные компании начисляют дополнительную плату за каждую добавленную позицию, что увеличивает общую стоимость услуги.

Срок оформления отказного письма у всех сертификационных центров примерно одинаков и составляет в среднем 1-2 дня.

Чем отличается отказное письмо от отрицательного решения

В сфере сертификации существуют два типа разъяснительных документов:

Отрицательное решение по заявке;
Отказное письмо по сертификации.

Отрицательное решение по заявке на сертификацию выдается только на один вид продукции. Отказные письма обычно выдаются на несколько видов товаров, что выгоднее и экономичнее с точки зрения финансовых затрат.

Отрицательные решения часто получают при таможенном оформлении, когда возникает спорная ситуация по поводу необходимости проведения обязательной сертификации импортируемой продукции.

Как понять, на какие товары можно оформить отказное письмо

Есть несколько способов:

Подать заявку в центр сертификации на оформление отказного письма. Эксперты исключат те виды товаров, которые подлежат сертификации или декларированию. На остальные можно будет оформить письмо.
Самостоятельно проанализировать нормативные документы для определения необходимости сертификации. Это касается технических регламентов ЕАЭС и постановления Правительства РФ №2425. Этот способ наиболее трудоемкий и сложный.
Проверить на сайте Роспромтест, какие товары не требуют сертификации.

Совет. Если вы начинающий предприниматель и планируете торговать на маркетплейсах Озон, Wildberries или Яндекс Маркет, сначала ознакомьтесь с вопросом сертификации. Это поможет избежать ситуации, когда вы закупите товар, а потом выяснится, что необходимо дополнительно оформлять сертификаты. Поэтому многие начинают с продажи товаров, для которых достаточно отказного письма.

Товары, для которых можно оформить отказное письмо для продажи на маркетплейсах Озон, Wildberries или Яндекс Маркет:

Бижутерия (кроме детской) из металла, текстиля, стекла, бисера и других материалов;
Ювелирные изделия;
Свечи, в том числе ароматические;
Ароматизаторы воздуха, включая бытовые и автомобильные аромадиффузоры;
Зоотовары (кроме тех, что работают от источника питания, ветеринарных препаратов и кормов);
Садовый инвентарь;
Крепежные изделия;
Канцелярские принадлежности (не путать со школьными, они подлежат декларированию);
Кухонные принадлежности из дерева или древесных материалов;
Аксессуары для волос;
Картины интерьерные;
Елочные игрушки;
Сувениры.

Пример отказного письма

Образец отказного письма на товар

Отказное письмо содержит следующие данные:

Наименование сертификационного органа, который выдает отказное письмо;
Исходящий номер;
Дата выдачи;
Реквизиты компании получателя;
Ссылки на нормативные документы, на основании которых выдано письмо;
Перечень продукции с указанием материала;
Коды ТН ВЭД и ОКПД2;
Печать и подпись руководителя ОС.

Получить отказное письмо можно в любом центре сертификации и в любом регионе РФ. Главное условие — письмо должно быть выдано аккредитованным сертификационным органом, зарегистрированным в реестре Федеральной службы по аккредитации.

P. S. В настоящее время в поисковых системах много статей по теме сертификации от банков, различных порталов и блогов. Их связь с данной темой не всегда очевидна. Рекомендую не тратить время на изучение таких статей, а обращаться в профильные организации, то есть, в сертификационные центры. Там вы сможете получить грамотную консультацию и сразу оформить сертификат или отказное письмо. Это даст вам обратную связь и ответы на интересующие вопросы.

Советуем прочитать: Особенности уплаты государственной пошлины при обращении в суды

Подытожим

Отказные письма могут быть выданы юридическим лицам, ИП, самозанятым гражданам.
Отказное письмо не имеет срока действия и требует переоформления только при изменениях в технических регламентах и постановлении Правительства РФ №2425.
Оформить письмо можно в аккредитованном центре сертификации.
Для получения отказного письма достаточно подать заявку. Продукцию предоставлять не нужно.
Письмо не подтверждает безопасность товара, а только подтверждает, что данная продукция не подлежит декларированию соответствия и обязательной сертификации.
Отказное письмо для маркетплейсов можно использовать и при таможенном оформлении товаров.

Как грамотно написать письмо-отказ

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в деловой переписке. Содержание и подача такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде. Часто крупные организации сталкиваются с необходимостью ответить на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакансии, запросы и приглашения. Ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, связанные со следующими моментами:

необходимость сохранить лояльность адресата, так как планируется дальнейшее взаимодействие с ним как с партнером или клиентом;
важность избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
невозможность пойти навстречу адресату по объективным причинам;
психологическими трудностями (автору неприятно отказывать в принципе).

Чтобы преодолеть возникающие сложности, необходимо понимать, что отказ – это нормальная практика и обычное явление для любого бизнеса. Конечно, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказать, и в этом помогут навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

При взгляде на любой образец письма-отказа можно заметить, что несмотря на различия в содержании, его структура остается практически неизменной. Она включает 3 основные части:

начало (заголовок и обращение);
основной (информативный) раздел;
заключение (дата и подпись).

Эта структура универсальна и используется в деловой переписке. Если в основном разделе планируется подробно ответить адресату, его следует разделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим ключевые элементы, которые сделают Ваш отказ корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допустимо использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!».

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо-отказ должно указывать, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной информацией и приняли взвешенное решение. Можно сослаться на письмо, на которое Вы отвечаете, или упомянуть рассмотрение сопроводительных документов. Не лишним будет сделать комплимент по поводу предложения. Примеры фраз:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть ясно сказано, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. Примеры отказа от коммерческого предложения:

«Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. Важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную работу, указав, при каких условиях возможно взаимодействие в будущем. Примеры формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом-отказом ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо следует составлять в лаконичном и сдержанном деловом стиле. Постарайтесь избегать перегруженности знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику, за исключением случаев, когда Вы точно уверены, что адресат поймет терминологию. Отказываясь от чего-либо, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, важно сделать это максимально корректно. Недопустимо использовать разговорные и грубые выражения, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не заинтересованы в предлагаемых услугах. Важно, чтобы письмо было грамотно составлено, учитывая нормы русского языка в плане грамматики, стилистики и орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на обычном листе бумаги или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации. Отказ оформляется в единственном экземпляре, обязательно датируется и при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции. В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

Советуем прочитать: Контактный телефон ФСРАР - Официальная горячая линия и контактные данные

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить деловые отношения с адресатом, старайтесь избегать негативных формулировок. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные выражения:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Письмо-отказ: правила подготовки и образец

Любая организация ведет активную деловую переписку. Компании регулярно получают различные предложения, многие из которых по разным причинам не представляют для них интереса. Рассмотрим, как вежливо отказать в предложении в письме.

Как правильно составить письмо-отказ

В организацию поступают различные предложения: о сотрудничестве, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающих, по обмену опытом, праздничных), выставках и прочее. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании по разным причинам: например, отсутствие потребности в конкретном товаре либо услуге или недостаточность финансовых средств.

Если компания не заинтересована в полученном предложении, можно его просто проигнорировать. Однако игнорирование может быть воспринято как невежливость. Правила деловой этики требуют направить адресату официальное письмо с отказом. Корректный ответ позволит в будущем продолжить деловые связи с адресатом.

Письмо-отказ составляется в произвольной форме, с применением общих принципов деловой переписки. При подготовке ответа учитывайте следующее:

Подготовьте документ на официальном бланке организации.
Во вводной части укажите, кому адресовано письмо (наименование организации, от которой поступило предложение, должность и Ф.И.О. лица, его подписавшего).
Обращение к адресату. Если первоначальное письмо подписано должностным лицом, обратитесь к нему по имени и отчеству («Уважаемый Иван Иванович!»). При отсутствии данных о конкретном подписанте используйте общее обращение (например, «Добрый день!»).
Сошлитесь на первоначальное письмо, по которому составляете отказ (укажите дату и его исходящий номер регистрации).
Если к первоначальному письму прилагались какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и проч.), отметьте, что вы с ними ознакомились.
Сообщите об отказе от предложения в максимально корректной форме, выразите сожаление, что вынуждены отказаться.
Указание мотивов отказа не является обязательным, но рекомендуется. Например, при подготовке письма-отказа о покупке предложенных товаров укажите, что в данный момент не нуждаетесь в этой товарной группе или что нет финансовой возможности для их приобретения.
Выразите свое отношение к возможному будущему сотрудничеству и укажите его условия. Например, при написании ответа на предложение об обучении, от которого приходится отказаться из-за нахождения сотрудника на больничном, сообщите, что готовы направить его на курсы после его возвращения.
Подпишите письмо, укажите дату и зарегистрируйте его в журнале исходящей корреспонденции. Письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо за конкретное направление деятельности компании (например, начальник отдела снабжения при отказе от предложенных товаров).

ВАЖНО!

Используйте сдержанный стиль, избегайте излишних эмоциональных выражений сожаления по поводу отказа.

Необходимо знать: как составить официальное письмо в организацию

Способы отправки письма-отказа

Отправляйте ответ удобным для вас способом:

почтой;
курьером или нарочным;
электронными средствами связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).

ВАЖНО!

Используйте электронные средства связи в случае, если исходное письмо было получено через такие каналы.

Пример письма-отказа

Для работы предлагаем следующие примеры деловой переписки с отказом от предложений, поступивших в адрес организации.

Индивидуальный предприниматель Пэпэтэшин Петр Петрович

ОГРН 2323454567001, ИНН 1234567890, КПП 121001001

Адрес: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

МО города Энска

Исх. 1-2-3 от 10.02.2024

Уважаемый Порфирий Петрович!

Рассмотрев ваше предложение о сотрудничестве по открытию цеха по производству мебели на территории города Энска, вынужден сообщить об отказе. Причиной является отсутствие необходимых для организации производства средств в настоящее время.

Индивидуальный предприниматель /Пэпэтэшин/ Пэпэтэшин П.П.

По экономическим критериям:

Письмо-отказ

как составить письмо с предложением о сотрудничестве;
как написать ответ на запрос о предоставлении информации.

Как грамотно написать письмо-отказ: примеры и советы

Сегодня мы обсудим неприятную, но довольно часто встречающуюся ситуацию – письмо-отказ. Отказы могут возникать в самых различных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

Несмотря на различия в деловых ситуациях, написание письма-отказа всегда сопряжено с одними и теми же трудностями, когда:

мы не можем удовлетворить просьбу нашего адресата (возможно, адресат нам симпатичен, но не подходит по ряду объективных причин);
нам неприятно сообщать об отказе;
нам (лично или компании) важно сохранить доброжелательные отношения и лояльность адресата.

Советуем прочитать: Корректное общение в деловой переписке

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, отвечающих за эффективную работу службы закупок. По роду своей деятельности им часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг, сырья или производственных материалов. В адрес компании поступили заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества, а часть компаний остались не выбранными. В такой ситуации необходимо официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Просто напиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

Но здесь и кроется сложность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей подобная формулировка звучит довольно резко и даже обидно, хотя по сути в ней нет ничего оскорбительного. Тем не менее, возникают негативные эмоции и чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другим. Авторы письма рискуют в будущем не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть и не закрыть двери для возможного будущего сотрудничества? Важно знать правила составления деловых писем, содержащих отказ!

Советы по написанию писем-отказов

1. Чтобы грамотно и эффективно составлять письма-отказы, необходимо сохранять спокойную деловую установку. Участникам моего тренинга я это формулирую так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая сторона преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно сохранять взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Отказы – это нормальная часть любого бизнеса. Более того, это рабочая практика, с которой нужно уметь справляться грамотно. Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно».

2. Чтобы отказ был максимально корректным для адресата, важно, чтобы письмо содержало следующие ключевые компоненты:

1) Письмо-отказ должно быть персонализировано (персональное обращение):

«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

2) Письмо-отказ должно включать благодарность за отклик на наше предложение:

«Благодарим за возможность, которую Вы предоставили, отправив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Благодарим за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно рассмотрено (в письме-отказе должны присутствовать узнаваемые для адресата факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт и т.д.), любые варианты похвалы или комплимента по поводу предложения, с которым адресат обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа и объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены отказаться от Ваших услуг, так как затраты, которые понесет наша компания, превышают наши текущие расходы».

«Мы приняли решение отказаться от Вашего предложения в данный момент, поскольку …»

«К сожалению, в данный момент мы приняли положительное решение в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует требованиям данной должности».

6. В письме должно быть упомянуто предложение или возможность альтернатив:

«Мы надеемся, что в будущем сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием вышеупомянутых компонентов:

Письмо-отказ

Инструменты корректности

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в будущем сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество. Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

Уверена, что письма-отказы, написанные по предложенной структуре, будут характеризовать автора (компанию) как грамотного, корректного и цивилизованного делового партнера. Инструменты, о которых шла речь в статье, сделают написание грамотных писем-отказов не столь сложной и эмоционально-затратной задачей.

директор по развитию тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по деловой электронной переписке, который ведет Тамара Воротынцева. Вот что Тамара говорит о своем тренинге:

Обратите внимание на курс Профессиональная e-mail переписка

Материалы по теме: