Сезон простуд 2022 – 2023: замена работников на время болезни с учетом разъяснений и практики

Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 регулирует вопросы совмещения профессий, увеличения объема трудовых функций, расширения зоны обслуживания, а также исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, который не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную дополнительную работу в дополнение к основным обязанностям за дополнительное вознаграждение.

Кадровики обычно подразумевают под ВРИО выполнение дополнительных трудовых функций наряду с основными обязанностями согласно подписанному трудовому договору, как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.

Причины для введения сотрудника в ВРИО

Отсутствие сотрудника на работе, требующее его временной замены, может быть вызвано различными причинами:

• любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
• командировка;
• больничный лист;
• возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
• любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе невыясненные.

Три условия для законного ВРИО

Для законного введения временной замены сотрудника необходимо одновременное соблюдение трех условий.

1. Письменное соглашение сторон. Без письменного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
2. Приказ по организации. Любая замена должна быть оформлена приказом руководителя организации, проведенным в установленном порядке.
3. Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения. Размер доплаты законом не регулируется и может быть установлен любым способом, согласованным сторонами.

К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является достаточным основанием для замены. Необходим также дополнительный документ, подтверждающий согласие обеих сторон, то есть пункты 1 и 2 должны присутствовать одновременно.

Варианты временной замены

ТК РФ предоставляет работодателю несколько вариантов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.

1. Своими силами. Используя ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этого постоянного сотрудника. Важно учитывать следующие нюансы:
   • если работнику поручены дополнительные обязанности, аналогичные его текущей должности, такая замена осуществляется в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
   • если сотрудник берет на себя обязанности другой должности, это будет внутренним совмещением.

ВАЖНО! Работодателю следует объективно оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне его основной должности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Обычно срок такого перевода в рамках одной организации не превышает года. Однако в отдельных случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.

ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко указано структурное подразделение, где должен работать сотрудник, то перевести его в другое даже на аналогичную должность без его согласия нельзя, так как это изменяет условия договора.

НЕОБХОДИМО ПОМНИТЬ! Срок действия такого соглашения не может быть неопределенным, в нем необходимо указать либо конкретную дату, либо обстоятельства его расторжения (как правило, указывается «до выхода основного работника»).

ВРИО – это не совместительство!

Может возникнуть путаница, так как временная замена работника и совместительство имеют общую черту – обе эти формы дополнительной занятости выполняются работником, который при этом должен обеспечить выполнение своей основной работы.

Отличия заключаются в следующем:

• Трудовой Кодекс регулирует эти виды дополнительной занятости разными статьями: совместительство рассматривается в гл. 44 ТК РФ, а ВРИО – ст. 60.2;
• при совместительстве дополнительные обязанности выполняются во время, не занятое основной работой, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках того же рабочего дня или смены;
• для совместительства необходим новый трудовой договор, для ВРИО достаточно письменного согласия;
• прекращение совместительства возможно только с расторжением соответствующего договора или истечением его срока, а для ВРИО отмена возможна в любое время (с предупреждением за 3 дня) как со стороны работодателя, так и со стороны работника.

Как составить приказ на ВРИО

ВАЖНО! Образец допсоглашения к трудовому договору на ВРИО от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Формулировки в приказе зависят от выбранного способа замещения. В общем, приказ по предприятию должен содержать следующие данные:

• названия основной должности и той, которая принимается в рамках замещения;
• сроки выполнения дополнительной работы;
• причину отсутствия замещаемого работника, если она установлена;
• основание для оформления замещения (номер заключенного допсоглашения);
• сумму назначенной доплаты;
• подписи сторон об ознакомлении и согласии с приказом.

Пример приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»

О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей

В связи с отсутствием старшего экономиста Зарубиной Э.Л. по причине прохождения дополнительного обучения с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 ТК РФ

1. Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. выполнение во время установленного рабочего дня наряду с его основными обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной трудовой функции по участку Зарубиной Э.Л. в рамках расширения зоны обслуживания.
2. Установить для Рубинштейна О.Д. дополнительное ежемесячное вознаграждение за выполнение обязанностей сверх основных в размере 75% оклада Зарубиной Э.Л.
3. Определить срок увеличения объема работ Рубинштейна О.Д. с 13.02.2017 до 25.03.2017 г.

ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Рубинштейном О.Д. от 10.05.2015 г.

Генеральный директор ООО «Перекресток» /Гумиленко/ Гумиленко Н.П.

С приказом ознакомлены и согласны:

Старший экономист /Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017

Экономист /Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017

Как поручить сотруднику работу за заболевшего и оформить все правильно?

03.11.2022 распечатать Традиционно осенне-зимний период сопровождается большим количеством больничных. На время болезни работника его функции можно передать другому сотруднику.

• во-первых, с его письменного согласия;
• во-вторых, за дополнительную плату.

Если в трудовом договоре или должностной инструкции работника предусмотрено исполнение обязанностей временно отсутствующих коллег, дополнительная оплата за увеличение объема работ не требуется, и согласие работника тоже не нужно.

Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего

Если в трудовом договоре или должностной инструкции не предусмотрено замещение коллег, находящихся на больничном, а работу заболевшего необходимо передать другому работнику, оформить это можно одним из двух способов, разрешенных статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) ТК РФ.

Варианты передачи функций заболевшего работника его коллегам

1. Временный перевод на должность работника, который ушел на больничный, на основании статьи 72.2 ТК РФ.
2. Совмещение должностей (своих и заболевшего) на основании статьи 60.2 ТК РФ. Этот вариант удобен, если объем дополнительных обязанностей небольшой.
3. Найм на работу нового сотрудника. Этот вариант подходит, если болезнь работника продлится несколько месяцев, например, предстоит сложная операция и т.п.

Перевод сотрудника на должность временно отсутствующего (замещение)

В данном случае сотрудник, замещающий заболевшего, выполняет только работу больного коллеги и получает заработную плату в соответствии с выполняемой работой. Если новая работа более сложная или объемная, за нее может быть назначена повышенная зарплата, размер которой устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Нельзя заставить одного сотрудника «перевестись» на должность другого без его согласия. Порядок перевода регулируется статьей 72.2 ТК РФ. Перевод осуществляется только с согласия работника, за исключением чрезвычайных ситуаций (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Недопустим перевод работника на другую должность, если имеются медицинские противопоказания.

Если руководитель и сотрудник согласны на перевод, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о замещении на период больничного.

Период замещения соответствует периоду болезни работника. Важно учитывать, что ТК РФ установлен максимальный срок замещения – 1 год.

Если дата выхода больного сотрудника неизвестна, в дополнительном соглашении следует указать, что замещение проводится до возвращения основного работника с больничного.

Записи в трудовую книжку не вносятся и сдача формы СЗВ-ТД не требуется.

Приказ о замещении

Вы можете разработать собственную форму приказа о замещении или использовать унифицированные формы: Т-5 или Т-5а.

Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Образец приказа о замещении

Общество с ограниченной ответственностью «Название»

О возложении обязанностей временно отсутствующего работника

В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О.

Возложить на Фамилия И.О. исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___

Срок возложения обязанностей, указанных в п. 1 настоящего приказа: от «___»_______2022 до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.

За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб.

Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.

Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.

Совмещение своих обязанностей с обязанностями заболевшего сотрудника

Совмещение подразумевает, что сотрудник, помимо своей основной работы, выполняет обязанности коллеги, находящегося на больничном, в течение рабочего дня. Совмещение регулируется статьей 60.2 ТК РФ.

Этот способ подходит в случаях, когда объем дополнительной работы относительно невелик, и сотрудник способен выполнять обе задачи.

За совмещение сотруднику к основной зарплате выплачивается дополнительная сумма, размер которой определяется соглашением между работником и работодателем.

Так же, как и при замещении, с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указываются срок совмещения и размер доплаты (ст. 151 ТК РФ) за увеличенный объем работы. Сумма доплаты может быть любой, этот момент законодательством не урегулирован.

Записи в трудовую книжку не вносятся.

Приказ о совмещении

Унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена. Вы можете составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств или доработать форму Т-1, утвержденную Госкомстатом.

Образец приказа о совмещении

В связи с временным отсутствием главного бухгалтера (например, по причине болезни или увольнения), до момента назначения нового сотрудника, на основании статьи 151 Трудового кодекса РФ

Назначить выполнение обязанностей главного бухгалтера на Фамилия И.О. с её согласия с «___»___________ 2022 г. до возвращения основного работника или до назначения нового главного бухгалтера.

Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов от оклада по совмещаемой должности.

Бухгалтерии при начислении зарплаты учитывать данный приказ.

Отделу кадров ознакомить Фамилия И.О. с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г

Руководство: как оформить доплату за замещение временно отсутствующего сотрудника

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника — это дополнительное вознаграждение за работу вместо коллеги, который, например, находится в отпуске или на больничном.

Способы замещения временно отсутствующего сотрудника

Чтобы избежать сбоев в работе компании из-за отсутствия отдельных сотрудников, работодатели перераспределяют их обязанности другим работникам. Работающий за двоих сотрудник имеет право на доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги в соответствии с Трудовым кодексом, соразмерную дополнительным усилиям.

Трудовой кодекс предусматривает несколько способов замещения сотрудников:

• совмещение должностей (ст. 60.2);
• увеличение объема работы и расширение зон обслуживания (ст. 60.2);
• совместительство (ст. 60.1);
• временный перевод (ст. 72.2);
• временный прием нового сотрудника (ст. 59).

Чаще всего используют совмещение должностей или увеличение объема задач и круга обязанностей. Разница между этими вариантами заключается в том, какие именно функции поручаются сотруднику — схожие или разные.

Если функции схожи, то работнику увеличивают нагрузку и поручают больше обязанностей. Например, если в компании пять кассиров и один из них на больничном, его обязанности распределяют между оставшимися кассирами.

Если приходится выполнять обязанности на двух разных должностях, это считается совмещением. Однако без согласия сотрудника его нельзя заставить работать за двоих (если это не предусмотрено основным трудовым договором).

Реже на время отсутствия сотрудника нанимают нового человека. С ним заключают срочный трудовой договор, например на время декретного отпуска основной сотрудницы. Этот вариант часто применяют на предприятиях с особыми требованиями к квалификации сотрудников. Например, если специалист по наладке оборудования уезжает в командировку или в отпуск, замещение требует привлечения другого квалифицированного специалиста.

Совмещение

Во время отпусков часто приходится совмещать две разные должности. Это означает выполнение дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой за дополнительный труд. Все задачи выполняются в основное рабочее время, как указано в договоре. Однако трудиться придется интенсивнее, чтобы успеть выполнять все задачи. Например, бухгалтер совмещает свои текущие обязанности с функциями кадровика, или кассир одновременно выполняет задачи консультанта.

Чтобы избежать трудовых споров, необходимо правильно оформить совмещение. Обязательно получить письменное согласие сотрудника. Затем составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Сотрудник имеет право отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, предупредив об этом работодателя за три рабочих дня.

Если сотрудник согласен, издается приказ о доплате за выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги, при этом указывается, что он не возражает против замещения. После возвращения коллеги из отпуска совмещение отменяют, предупреждая сотрудника за три рабочих дня.

Вносить запись о совмещении в трудовую книжку и другие документы не требуется.

Временный перевод

Если специфика предприятия не позволяет совмещение функций, то сотрудника переводят на место отсутствующего коллеги. Этот метод часто используется, когда работник заменяет вышестоящего коллегу. Например, когда шеф-повар ресторана на больничном, его обязанности временно передают другому повару.

Когда один сотрудник отсутствует, другой временно оставляет свои обязанности и выполняет только чужие с дополнительной оплатой. Для этого он пишет согласие, а работодатель издает приказ о переводе и заключает дополнительное соглашение. Условия работы и доплаты за замещение по Трудовому кодексу фиксируются в этих документах.

Такое замещение позволяет руководству оценить квалификацию сотрудника. Если он успешно справится с задачами, его может ожидать повышение.

По закону временный перевод без согласия сотрудника не может превышать одного месяца.

Внутреннее совместительство

Еще один способ, предусмотренный законом, — совместительство. Совместительство бывает внешним и внутренним. Внешнее — работа у разных работодателей, внутреннее — у одного работодателя на двух разных должностях. В последнем случае сотрудник работает в дополнительные часы.

Оформление производится аналогично приему нового сотрудника:

• ознакомление с обязанностями под подпись;
• проведение инструктажа по охране труда;
• издание приказа о приеме на работу.

После этого заключается отдельный трудовой договор (ст. 282 ТК РФ), в котором обязательно уточняется, что сотрудник работает на условиях совместительства.

Если сотрудник замещает другого на условиях совместительства, запись в трудовую книжку делается только по желанию на основном месте работы.

Как оплачивать работу

Законодательство не позволяет загружать сотрудников дополнительной работой без соответствующей доплаты. Размер вознаграждения за дополнительную работу зависит от выбранного способа замещения. В статье 151 ТК РФ указано, что оплата за замещение временно отсутствующего сотрудника осуществляется по договоренности между руководителем и сотрудником. Это касается совмещения, увеличения объема работ или расширения зоны обслуживания.

Надбавка может быть установлена в процентах от оклада или как конкретная сумма, что зависит от объема работ и специфики деятельности, и указывается в дополнительном соглашении. Кодекс не ограничивает минимальный или максимальный размер надбавки.

На практике вопрос оплаты замещения на время больничного решается просто — в среднем от 10 до 30% заработка временно отсутствующего сотрудника. Это объяснимо: в период отсутствия сотрудника выплачиваются отпускные или больничные, заранее заложенные в фонд оплаты труда. При доплатах заместителям работодатель платит дважды, однако ни один из сотрудников не исполняет функции в полной мере.

Другой случай — если сотруднику приходится выполнять обязанности за подчиненного, например главному бухгалтеру за рядового бухгалтера. В этом случае необходимо выплатить разницу в окладе, так как зарплата руководителя выше.

Помните, что временному заместителю нельзя платить меньше его обычного заработка.

При временном переводе выплачивается не доплата за замещение, а полный оклад отсутствующего сотрудника, поскольку зарплата руководителя обычно выше.

При совместительстве оплата рассчитывается исходя из объема выполненной работы или отработанных часов. Условия оплаты указываются в договоре.

При приеме нового сотрудника условия работы и оплаты определяются совместно и фиксируются в договоре на определенный срок.

Закон четко отвечает на вопрос о необходимости доплаты за замещение: нельзя не доплачивать, так как за дополнительный труд обязательно должна быть установлена доплата, что предусмотрено в ст. 60.2 и 151 ТК РФ. В исключительных случаях, если работник замещает коллегу с аналогичными функциями и это предусмотрено его должностной инструкцией, письменное согласие и доплата не требуются. Однако это допустимо только при отсутствии чрезмерной нагрузки. В противном случае, для избежания трудовых споров, необходимо согласовать и оформить доплату.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Как оформить приказ на оплату

Чтобы избежать проблем, необходимо корректно оформить документальное замещение. После подготовки дополнительного соглашения выпускается приказ о доплате за выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника, в котором следует указать:

• ФИО обоих работников и их должности;
• способ замещения (перевод, совмещение, расширение обязанностей и т. д.);
• причину (отпуск, больничный, командировка и т. д.);
• период, на который оформляется замещение;
• обязанности и объем работы;
• размер доплаты или процент от оклада за дополнительную нагрузку.

В конце указывается, что работник согласен замещать коллегу, и он знакомится с приказом под подпись.

Налогообложение и взносы на страхование с дополнительной платы

В соответствии с Трудовым кодексом, дополнительная оплата за временное замещение сотрудника по причине его болезни в 2022 году подлежит налогообложению основными налогами:

• налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
• страховые взносы.

Сумма НДФЛ удерживается из начисленной заработной платы по ставке 13%. Страховые взносы начисляются по стандартным тарифам (30%) и не удерживаются из вознаграждения. Работодатель оплачивает их за свой счет.