Оптимизация часов работы: как правильно организовать график сменности | Администрация Даховское сельское поселение

В компании используется сменный график работы и суммированный учет рабочего времени. В трудовом договоре установлена месячная заработная плата. В каждом месяце, в зависимости от составленного графика сменности, может возникнуть как недоработка, так и переработка часов по сравнению с нормативами рабочего времени, установленными законодательством.

Роструд о суммированном учете рабочего времени при сменной работе

Как в таком случае должна осуществляться оплата — в размере месячного оклада или пропорционально отработанным по графику часам?

За месячный оклад, установленный в трудовом договоре, сотрудник должен отработать месячную норму рабочих часов. Месячная норма определяется согласно Трудовому кодексу РФ для конкретной категории работников. Для большинства сотрудников это 40 часов в неделю. При сменной работе, если невозможно соблюдать установленное законодательством рабочее время, применяется суммированный учет рабочего времени.

При суммированном учете норма часов, подлежащих отработке за установленную заработную плату, определяется за учетный период (месяц, квартал, год). Если по итогам учетного периода сотрудник отработает меньше часов, чем норматив за этот период, это считается недоработкой по вине работодателя, так как он не обеспечил сотрудника работой.

Оплата в таком случае будет производиться следующим образом. Допустим, учетный период — месяц, норма часов за месяц по законодательству составляет 176 часов, но по графику сотрудник отработал только 154 часа, тогда:

— оплата за 154 часа производится исходя из установленного оклада,
— оплата за 22 часа (176-154) производится в размере не ниже средней часовой заработной платы за последние 12 месяцев.

Если по итогам учетного периода сотрудник отработает больше часов, чем норматив за этот период, это будет считаться сверхурочной работой, которая оплачивается согласно коллективному договору, положению об оплате труда или трудовому договору, но не менее чем за первые два часа в полуторном размере, за последующие — в двойном. Вместо повышенной оплаты по желанию сотрудника сверхурочная работа может быть компенсирована дополнительным временем отдыха, не менее отработанного сверхурочно.

Если учетным периодом является не месяц, а другой срок, то в течение этого периода сотрудник получает ежемесячный оклад, а по окончании периода ему производится расчет по вышеприведенным правилам с учетом фактически отработанного времени и выплаченных окладов.

Согласно статье 104 Трудового кодекса Российской Федерации, в случаях, когда соблюдение установленной продолжительности рабочего времени для данной категории работников (включая тех, кто работает в условиях вредного и (или) опасного труда) невозможно из-за производственных условий, допускается введение суммированного учета рабочего времени. Это необходимо, чтобы общая продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие) не превышала норму рабочих часов. Учетный период не должен превышать один год, а для работников, занятых на вредных и (или) опасных работах — три месяца.

Норма рабочих часов за учетный период рассчитывается исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.
Согласно статье 129 ТК РФ, оклад (должностной оклад) представляет собой фиксированный размер оплаты труда за выполнение трудовых обязанностей определенной сложности за месяц, без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Статья 155 Трудового кодекса РФ устанавливает, что при невыполнении норм труда или неисполнении трудовых обязанностей по вине работодателя, заработная плата выплачивается в размере не ниже средней заработной платы, пропорционально фактически отработанному времени.

Согласно статье 139 ТК РФ, расчет средней заработной платы производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 месяцев, предшествующих периоду, в течение которого сохраняется средняя заработная плата. При этом календарный месяц считается с 1-го по 30-е (31-е) число, а в феврале — по 28-е (29-е) число включительно.

Согласно пункту 13 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007, при определении среднего заработка для работников с суммированным учетом рабочего времени, кроме случаев оплаты отпусков и компенсаций за неиспользованные отпуска, используется средний часовой заработок.

Средний часовой заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за отработанные часы, включая премии и вознаграждения, на количество часов, фактически отработанных за этот период.

Средний заработок рассчитывается путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в оплачиваемом периоде.

Согласно статье 152 ТК РФ, сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа может быть компенсирована дополнительным временем отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Советуем прочитать: Справка о характере и условиях труда

Суммированный учет рабочего времени в 2020 году при сменном графике

Руководитель группы «Зарплата и кадры» портала buhsoft.ru имеет более 7 лет опыта работы в коммерческой бухгалтерии и более 3 лет в бюджетном секторе и разработке бухгалтерского ПО.

График сменности является удобным способом оптимизации рабочего процесса. При его планировании работодателю важно учитывать правовые нюансы, чтобы избежать штрафов от ГИТ и споров с сотрудниками. Рассмотрим, как правильно организовать и вести суммированный учет рабочего времени в 2020 году для компаний с посменной работой.

Для сотрудников, работающих в стандартных условиях, суммированный учет не актуален. Например, для офиса, работающего с 9:00 до 18:00, по 8 часов в день, пять дней в неделю, вводить суммированный учет не имеет смысла. Рабочее время таких работников учитывается по производственному календарю для пятидневной рабочей недели.

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт – это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и распечатает всю необходимую кадровую документацию, а также рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и другие документы.

Суммированный учет рабочего времени в 2020 году необходим для сотрудников со сменным графиком, когда невозможно соблюсти еженедельную (40 часов) или ежедневную (8 часов) норму рабочего времени.

Основная цель суммированного учета – выявление переработок и недоработок за отчетный период. Переработки оплачиваются как сверхурочные, недоработки оплачиваются по среднему заработку или иным установленным способом.

Эксперты программы БухСофт разработали образцы локальных документов, которые пригодятся после снятия карантинных ограничений. Скачивайте бесплатно:

Как организовать суммированный учет рабочего времени в 2020 году

Трудовой кодекс не содержит конкретного порядка суммированного учета рабочего времени для компаний, перешедших на сменную работу. Статья 104 ТК РФ предоставляет только общие нормы. Детализированный порядок учета устанавливает сам работодатель.

Правильная организация суммированного учета рабочего времени в 2020 году (пошаговая инструкция):

Шаг 1. Установите регламенты и нормативы

Алгоритм организации и ведения суммированного учета должен быть прописан в локальных документах компании. Включите нормативы в правила внутреннего трудового распорядка. Это обязательно, даже если для вашей компании порядок ведения суммированного учета закреплен на законодательном уровне, как для профессий, связанных с добычей драгоценных металлов и камней.

Внедрите сменную работу. Работодатель должен утвердить приказ или другое локальное распоряжение о работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Переход на сменную работу необходимо закрепить в трудовых договорах с сотрудниками.

Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору Скачать бесплатно

Основной документ при сменной работе – график сменности в организации. Работодатель обязан составить и утвердить график. Установленной законом формы нет, поэтому его можно оформить в произвольной форме. Включите в документ следующую информацию:

Ф.И.О. и должности сменщиков;
распределение рабочих смен;
распределение выходных дней по дням недели;
число рабочих смен в сутки;
длительность каждой смены;
время начала и окончания рабочего процесса;
обеденный перерыв.

Скачать приказ об утверждении графика сменности Скачать бесплатно

Скачать образец составления графика Скачать бесплатно

Работодатель обязан уведомить сотрудников о графике работы не позднее чем за месяц до его начала. Это требование закреплено в ст. 104 ТК РФ и касается работодателей, ведущих суммированный учет рабочего времени.

После выполнения обязательных этапов, работодателю необходимо обеспечить достоверный учет. Назначьте ответственного сотрудника и пропишите его обязанности в должностных инструкциях.

Нюансы составления графика

Рабочий график для организации должен соответствовать нормам трудового законодательства. При его составлении необходимо учитывать следующие правила (ст. 103 ТК РФ):

продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы (приказ Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н);
одному сотруднику нельзя назначать две рабочие смены подряд;
отдых между сменами должен превышать длительность работы за два дня;
непрерывный отдых в неделю для каждого сотрудника должен быть не менее 42 часов.

За нарушение этих норм работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Особенности учета рабочего времени

При составлении графика работодателю необходимо соблюдать положения статьи 103 Трудового кодекса. Например, суммированный учет рабочего времени на 2020 год при сменном графике сутки через трое не должен превышать установленную норму. Следуйте стандартам из Приказа № 588н.

Продолжительность смен в отчетном периоде не должна превышать 40 часов в неделю. Проверьте, соблюдено ли это условие в ваших учетных документах. Если есть переработки, необходимо выплачивать сверхурочные. Составляя график, помните, что продолжительность сверхурочной работы не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год для каждого работника.

Учет рабочего времени следует вести в два этапа:

На стадии планирования, когда работодатель только составляет график, чтобы соблюсти все нормы ТК РФ;
По итогам отчетного периода, чтобы учитывать фактически отработанное время.

Советуем прочитать: Получение ИНН в Беларуси: зачем нужен и как оформить

При расчете отработанных часов кадровику следует исключать периоды болезни, отпусков и командировок из нормы.

Пошаговый алгоритм для составления графика сменности

Необходимо своевременно ознакомить сотрудников с графиками работы. Из статьи вы узнаете, как распределить смены между работниками с учетом их численности с помощью удобного алгоритма.

Основные моменты статьи:
Как график работы помогает избежать лишних расходов
Как рассчитать норму рабочего времени
График для работника на пятидневке с понедельника по пятницу
Норма рабочего времени при сменном графике

Как график работы помогает избежать лишних расходов

График работы — это предварительный план использования рабочего времени каждого сотрудника на определенный период. Он должен быть составлен так, чтобы каждый сотрудник отрабатывал норму рабочего времени и соблюдал нормы отдыха. Если сотрудник выполнил свою норму за месяц при повременной системе оплаты труда, бухгалтер начислит ему полный оклад (ч. 1 ст. 129 ТК).

Сотруднику, который отработал сверх нормы, необходимо оплатить сверхурочные часы в повышенном размере (ч. 1 ст. 152 ТК). Если сотрудник не выполнил норму, придется оплатить неотработанные часы (ст. 155 ТК). График поможет уменьшить количество сверхурочных и неотработанных часов, а значит, и лишние расходы.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Тип отдыха	Длительность	Основание
Непрерывный еженедельный отдых	42 часа	Ст. 110 ТК
Перерывы для отдыха и приёма пищи	0,5–2 часа	Ч. 1 ст. 108 ТК
Ежедневный отдых с учетом обеденного перерыва	Не менее чем в два раза превышает время работы в предыдущий рабочий день (смену)	Абз.1 п. 25 ч. 3 приказа Минтранса от 20.08.2004 № 15
Ежегодный оплачиваемый отпуск	28 календарных дней	Ст. 115 ТК

Как рассчитывать норму рабочего времени

Согласно Трудовому кодексу, максимальная продолжительность рабочей недели устанавливается с учетом еженедельного лимита, который влияет на расчет нормы рабочего времени для любого периода, включая месяц или год (ч. 1 ст. 91 ТК).

Определяйте норму рабочего времени на любой период по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье (п. 1 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н). Готовые нормы на 2019 год можно найти в таблице 1.

Таблица 1. Нормы рабочего времени в 2019 году

Норма часов при продолжительности работы в неделю, ч

Если подходящего варианта нет, воспользуйтесь формулой:

Норма рабочего времени на период

Продолжительность рабочего времени в неделю

Количество рабочих дней в периоде по календарю пятидневной рабочей недели

Количество часов, на которые сокращается рабочее время в предпраздничные дни

Нормативное количество часов в пятидневной рабочей неделе — 40. Сокращенная неделя устанавливается для льготников. Ее продолжительность не должна превышать (ст. 92, 350 ТК):

Для медицинского персонала — 39 часов;
Для работников на вредных и опасных работах — 36 часов;
Для инвалидов I или II группы — 35 часов;
Для работников в возрасте от 16 до 18 лет — 35 часов;
Для работников в возрасте до 16 лет — 24 часа.

Конкретную продолжительность рабочей недели прописывают в трудовом договоре с работником.

График работы для сотрудников на пятидневке с понедельника по пятницу

Работники, работающие по стандартному пятидневному графику, автоматически соблюдают норму рабочего времени. Они выходят на работу с понедельника по пятницу и каждую неделю отрабатывают установленное количество часов.

Для сотрудников с обычной пятидневкой составлять график работы не требуется. Он совпадает с производственным календарем на 2019 год. Достаточно зафиксировать режим работы в правилах внутреннего трудового распорядка. Учёт отработанного времени ведётся в рабочих днях или часах. Если сотрудник отработал весь месяц без отклонений, начислите ему заработную плату в полном размере.

Отклонения в табеле из-за болезни, отпуска или командировки уменьшают норму рабочего времени. Такая недоработка не вызвана невозможностью работодателя обеспечить работой. Поэтому оплачивать её по правилам статьи 155 ТК не нужно. За неотработанные периоды работник получает другие выплаты: пособие, отпускные и т.д.

Норма рабочего времени при сменном режиме

При работе по графику «сутки через трое» или «два через два» сложно соблюдать норму рабочего времени за один месяц. Работодателю придётся оплачивать сверхурочные или недоработанные часы. В таких случаях выбирают удобный учётный период и ведут суммированный учёт рабочего времени. Это позволяет компенсировать недоработки в одних месяцах переработками в других. Учётный период не должен превышать одного года (ч. 1 ст. 104 ТК).

Чтобы составить график работы для сотрудника, работающего посменно, следуйте определенному алгоритму.

2. Определите рабочий фонд времени на вашем рабочем месте на учетный период, исходя из производственных потребностей в загрузке рабочего места. Например, это может быть 24 часа в сутки, ежедневно по 12 или 14 часов, или только в рабочие дни по 16 часов в день и т.д.

Советуем прочитать: Признаки нарушения биоэлектрической активности мозга: диагностика и терапия

3. Рассчитайте нормативную численность сотрудников. Для этого разделите рабочий фонд времени на учетный период на норму рабочего времени одного сотрудника.

Как определить норму рабочего времени при суммированном учете, если сотрудник работает не с начала месяца?

4. Определите количество смен на одного сотрудника на каждый месяц учетного периода. Для этого разделите месячный фонд рабочего времени на нормативную численность работников.

5. Округлите количество смен до целых значений.

6. Распределите смены между сотрудниками на весь учетный период, учитывая запланированные отпуска.

7. Убедитесь, что график соответствует требованиям о количестве непрерывного еженедельного отдыха. При необходимости внесите коррективы в график.

8. Если не хватает штатных сотрудников, предложите им распределить незанятые смены между собой и оформить внутреннее совместительство.

9. Ознакомьте сотрудников с графиком работы.

Таблица 2. Как составить график сменности за 9 шагов

Как правильно составить график сменности

руководитель департамента кадрового обслуживания сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Лично ведет постановку на учет клиентов сервиса.

Сменный режим вводится в организациях, где невозможно прервать процессы. Поскольку такой график подразумевает работу в 2, 3 или 4 смены, могут возникнуть сложности с нормированием времени. Мы расскажем, как избежать этих проблем и правильно составить график сменности

Что учитывать при составлении сменного графика

Сотрудники, работающие по сменному графику, имеют права, гарантированные трудовым законодательством. Даже малейшие нарушения недопустимы, поэтому при составлении графика учитывайте следующее:

группа сотрудников может состоять из 2, 3 или 4 человек;
длительность смен не должна превышать установленное в ст. 94 ТК РФ время;
работники могут трудиться от 3 до 12 часов за смену;
нельзя превышать месячные лимиты рабочего времени;
каждому сотруднику нужно предоставлять непрерывный отдых не менее 42 часов в неделю;
нельзя ставить по 2 смены подряд;
необходимо уменьшать ночную смену на 1 час;
запрещено ставить в ночные смены беременных женщин и несовершеннолетних;
требуется брать письменное согласие на работу в ночное время у сотрудников с детьми до 3 лет, у инвалидов, родителей детей с ОВЗ, одиноких матерей, опекунов и т.д.

Часто общее количество времени, которое может работать сотрудник в неделю по закону, превышает установленный норматив. В таком случае рационально вводить суммированный учет рабочего времени. Так вы не нарушите требования и равномерно распределите смены в периоде.

Если некоторые смены приходятся на праздничные дни, оплачивайте выход на работу в двойном размере или предоставляйте дополнительный выходной в другой день. Чтобы понять, что вам выгоднее, обратитесь за помощью к финансистам или воспользуйтесь сервисом Главбух Ассистент.

Как составить график

Перед составлением документа изучите ст. 94 и 103 ТК РФ. Проанализируйте особенности технологических процессов и потребности организации, чтобы рационально распределить сотрудников по группам. Определите порядок чередования смен, продолжительность каждой из них, количество человек, работающих одновременно. После этого начинайте заполнять документ, опираясь на образец графика работы по 12 часов.

Включите в график следующую информацию:

В верхнем левом углу укажите название организации и её подразделения, в верхнем правом углу – должность ответственного за утверждение графика руководителя и дату приказа.
В таблице ниже укажите номер документа и дату его составления, а в соседних ячейках – период действия графика и учетный период.
Далее перечислите Ф.И.О. сотрудников и их табельные номера.
Отметьте даты, когда сотрудник работает первую или вторую смену, а также дни его отдыха.
Укажите продолжительность рабочего времени, время начала и окончания смены, а также время на обеденный перерыв или отдых.

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
«Выручку все равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают

Если вы создаете различные графики сменности, образцы документов следует хранить в организации. Изменив фамилии сотрудников и месяцы, у вас будет готовый график, который не нужно проверять на наличие ошибок. Например, бланки за прошлый год можно быстро адаптировать под текущий.

Пример графика сменности

Покажите сотрудникам пример графика сменности на 12 часов и попросите их расписаться в листе ознакомления. В противном случае, при возникновении спорных ситуаций у вас не будет доказательств соблюдения норм закона.

Если нужно внести изменения в график работы на 12 часов, например, при добавлении нового сотрудника в штат, используйте образец, чтобы избежать ошибок и не пересчитывать нормы времени. После корректировок документа ознакомьте с ним сотрудников заново.