При увольнении работодатель обязан выдать уволенному сотруднику несколько ключевых документов, которые должны быть оформлены своевременно и в правильных форматах. К ним относятся трудовая книжка работника, справка с указанием периода работы и копия заявления об окончательном расчете. Работодатель обязан обеспечить их выдачу в физической или электронной форме, в зависимости от предпочтений и договоренностей с работником.
Кроме того, необходимо подготовить RSV (отчет о расчете социальных взносов) для работника за год увольнения. Важно указать данные о заработке сотрудника и любые изменения в его статусе. Работник также должен получить выписку о пенсионных накоплениях для представления в Пенсионный фонд, если это необходимо. Если вы не забрали их лично, их следует отправить по почте заказным письмом.
Работодатель также должен выдать уволенному работнику копию трудовой книжки, в которой отражены все изменения, внесенные в период трудоустройства. В некоторых случаях следует принять во внимание просьбу работника о предоставлении дополнительных документов, и работодатель должен удовлетворить эти требования в соответствии с трудовым законодательством.
Наконец, важно, чтобы все документы были правильно подписаны и имели соответствующие реквизиты, включая печать компании и подписи ответственных лиц. Если возникнут какие-либо несоответствия, работодатель должен быть готов оперативно их устранить. Обязательно предоставьте сотруднику всю необходимую информацию о формах и процессах, а также ведите записи о передаче.
Обязательные и необязательные документы
Трудовая книжка сотрудника должна быть возвращена ему при увольнении, как это предусмотрено трудовым законодательством. В ней должны быть записи о периодах работы и занимаемых должностях. Также работнику должно быть предоставлено подписанное работодателем заявление, подтверждающее окончание срока действия трудового договора.
По запросу работника должна быть выдана справка о его доходах и взносах в фонды социального страхования. Работодатель должен убедиться, что в документе указаны данные о последнем месяце работы, расчеты доходов и отчисления в пенсионный фонд. Любые несоответствия должны быть устранены до завершения процедуры увольнения.
Помимо обязательных документов, некоторые сотрудники могут иметь право на получение личных документов при увольнении. К ним могут относиться документы, удостоверяющие личность, например сертификаты об окончании курсов или другие подтверждения трудовых достижений. Если у сотрудника есть какие-либо неоплаченные вещи, например имущество компании, их следует вернуть и отметить это при увольнении.
Сотрудникам, работающим в электронных системах начисления заработной платы, может быть выдана цифровая версия трудовой книжки. Эта версия должна содержать ту же подробную информацию, что и традиционная бумажная копия, и должна быть подписана в соответствии с протоколами компании.
Работодатель также обязан предоставить работнику окончательный расчет, который включает в себя выплаты за неиспользованные дни отпуска, компенсацию за сверхурочную работу и другие выплаты, заработанные за период работы. Все расчеты должны соответствовать требованиям законодательства и быть оформлены соответствующим образом.
К необязательным документам относятся различные внутренние формы или записи, которые могут иметь отношение к работе сотрудника, но не являются обязательными для самого процесса увольнения. К ним можно отнести подтверждение участия в тренингах компании или доступа к определенным внутренним ресурсам. Они предоставляются только по запросу сотрудника.
Как подтвердить выдачу нескольких рекомендаций
При подтверждении выдачи сотрудникам нескольких рекомендаций работодатель должен обеспечить надлежащее документирование и подтверждение. Работодатель может подтвердить выдачу таких рекомендаций в различных формах, включая официальные письма или трудовые книжки. Важно указать просьбу сотрудника о предоставлении каждого документа и придерживаться сроков, установленных внутренними правилами.
Чтобы подтвердить факт выдачи, сотрудник должен подписать расписку или подтверждение о получении каждого документа. В расписке должна быть указана дата и перечислены выданные рекомендации. Работодатель должен сохранять подписанные формы для ведения учета. Если рекомендации выданы в нескольких формах (например, бумажная, цифровая), сотрудник должен подтвердить получение каждого формата отдельно.
Также рекомендуется, чтобы работодатель использовал специальный журнал или лист для отслеживания выдачи рекомендаций. В этом журнале должны быть указаны имя сотрудника, тип выданного документа, дата выдачи и подтверждение получения. Журнал должен регулярно обновляться, чтобы обеспечить точность и полноту досье сотрудника.
В случаях, когда сотрудник запрашивает рекомендацию после официального увольнения, работодатель должен ответить в разумные сроки. Сроки выдачи таких документов должны соответствовать срокам, указанным во внутренней политике компании, как правило, не превышая установленных законодательством сроков предоставления документов, связанных с работой.
Все рекомендации должны быть выданы в соответствии с запросом сотрудника. В случае необязательных рекомендаций работодатель может по своему усмотрению решать, предоставлять ли их, но после согласования выдача должна быть подтверждена надлежащим образом во избежание будущих споров.
Расписка работника и подтверждение работодателя о выдаче рекомендаций должны быть приложены к личному делу работника. Эта документация может включать различные виды сертификатов, связанных с работой, рекомендации или письма с подтверждением. Чтобы процесс прошел гладко, необходимо убедиться, что каждый шаг хорошо документирован, чтобы избежать проблем, связанных с проверкой предыдущих трудовых книжек сотрудника.
Документы, которые должны быть выданы при увольнении в 2025 году
Работодатель обязан выдать работнику определенные документы в установленные сроки после увольнения. Эти документы включают в себя сведения об окончательном расчете и записи, относящиеся к периоду работы.
Основным документом, который необходимо предоставить, является свидетельство об увольнении, в котором указывается дата прекращения трудовых отношений и причина увольнения. Это свидетельство должно быть вручено сотруднику лично или по почте. Убедитесь, что в документе указаны все необходимые данные, такие как личные данные работника, его должность и точная дата увольнения.
Вместе со свидетельством должна быть выдана расчетная ведомость, в которой указывается окончательный размер заработной платы и все невыплаченные компенсации. В этом документе также должны быть указаны сведения о неиспользованных днях отпуска, премиях и других льготах. Работник имеет право на получение полного отчета об окончательной оплате труда, включая все соответствующие вычеты и дополнения.
Еще один важный документ — трудовая книжка, в которой работодатель обязан указывать даты приема и увольнения. Для работников конкретных отраслей могут потребоваться дополнительные сертификаты или рекомендательные письма, подтверждающие их профессиональные достижения за период работы.
Работодатель также обязан предоставить копию налоговой декларации или аналогичного документа, подтверждающего доход, полученный в период работы. Это позволит работнику правильно отчитаться о доходах для целей налогообложения.
По просьбе работника ему также должно быть выдано рекомендательное письмо с указанием характера работы и продолжительности трудоустройства. Это письмо часто используется при приеме на работу в будущем и в качестве профессиональной рекомендации.
Работодатели должны строго придерживаться сроков выдачи этих документов. Несоблюдение этого требования может привести к спорам и юридическим последствиям. Убедитесь, что все необходимые документы заполнены и переданы в соответствии с действующими законами и правилами, регулирующими трудовые отношения.
Какие документы должен выдать работодатель при увольнении
При прекращении трудового договора работнику необходимо предоставить несколько документов. Работодателю следует своевременно выдать эти документы, соблюдая установленные законом сроки, чтобы избежать возможных споров.
Первым и основным документом, который необходимо оформить, является трудовая книжка, в которой должны быть указаны конкретные сведения о работе сотрудника, такие как должность, продолжительность работы и причина увольнения. Она должна быть подписана и заверена печатью работодателя.
Необходимо предоставить окончательный расчетный лист или копию платежной ведомости, отражающей полный и точный расчет всех причитающихся выплат, включая заработную плату, премии или любой накопленный, но неиспользованный отпуск. Работодатели также должны выдать справку, подтверждающую сумму последней зарплаты и любые вычеты или зачеты. Этот документ будет служить доказательством окончательного расчета.
Кроме того, при необходимости следует предоставить налоговый расчет или выписку из налогового органа о состоянии подоходного налога работника. В случае страховых обязательств необходимо также предоставить свидетельство социального страхования и другие сопутствующие документы, отражающие статус работника в системе страхования.
Работодатель также должен предоставить подтверждающее письмо или справку с указанием условий найма, включая выполняемые обязанности и даты работы. Эти справки могут послужить ценной информацией для будущего трудоустройства работника.
Если в компании остались личные вещи или документы, принадлежащие сотруднику, например ключи, оборудование или конфиденциальные документы, их следует вернуть и составить документ, подтверждающий их передачу.
Наконец, работодатель обязан подготовить и предоставить все дополнительные документы, предусмотренные условиями контракта или другими нормативными актами. Все бумаги должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями и представлены своевременно, чтобы обеспечить плавный переход и правильное ведение учета.
Трудовая книжка
При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку. Этот документ служит записью о трудовой деятельности и необходим для поиска работы в будущем или расчета пенсии.
При увольнении работодатель должен аккуратно заполнить трудовую книжку, указав конкретную причину ухода. Запись должна быть четкой и лаконичной, с указанием последней даты работы и ссылкой на соответствующие правовые основания для увольнения.
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в установленный срок, как правило, не позднее последнего дня работы. Если работник просит выдать ему справку о трудоустройстве, этот документ должен быть предоставлен вместе с трудовой книжкой.
Кроме того, в трудовой книжке должны быть проставлены печать организации, имя и фамилия работника, его личные данные, а также должность, которую он занимал в период работы. Представитель работодателя должен убедиться, что все данные верны и соответствуют другим документам по учету кадров.
- В записях в трудовой книжке должны быть указаны дата начала работы, должность и основные даты работы.
- Должна быть указана причина увольнения, например, уход с работы, увольнение, взаимное соглашение.
- Работодатели должны соблюдать установленные законом сроки выдачи трудовой книжки.
- Если сотрудник занимал несколько должностей, необходимо указать каждую роль с соответствующими датами.
Трудовая книжка — важнейший документ, определяющий будущее работника. Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства, и работодатель должен проверить точность данных в книжке, прежде чем передавать ее работнику.
Работодатели также должны помнить о требованиях к сдаче отчетности, например формы 3 по страховым взносам, которые могут повлиять на содержание трудовой книжки.
Сертификат по форме СТД-Р
Справка по форме СТД-Р является обязательным документом, который работодатель должен предоставлять увольняющимся сотрудникам. Эта справка, выданная работодателем, служит подтверждением трудовой биографии сотрудника, включая сведения о периодах работы и другие важные данные.
Справка особенно важна, поскольку она напрямую влияет на подготовку других документов, таких как расчетная ведомость RS-3. Работодатель обязан выдать эту справку в определенный срок после прекращения трудовых отношений.
- В справке должны быть указаны ФИО, должность и период работы.
- Форма должна быть подписана работодателем и скреплена печатью компании.
- Специалист, ответственный за выдачу STB-R, должен убедиться в правильности и актуальности всей информации.
- Эта форма является частью учета и должна предоставляться вместе с другими документами по окончательному расчету.
- Для сотрудников может быть несколько форм в зависимости от количества занимаемых должностей.
- Следует отметить, что выдача справки не заменяет трудовую книжку работника, а дополняет внесенные в нее сведения.
Работодатели несут ответственность за своевременную подготовку справки. В случае каких-либо несоответствий или задержек компания может быть подвергнута штрафам. Форма STB-R может быть оформлена на бумаге или в электронном виде, но электронная версия должна соответствовать местным нормативным актам, касающимся электронных подписей и сертификации.
Расчетный листок
Расчетный листок — это обязательный документ, который работодатель предоставляет сотрудникам при выплате зарплаты. В нем указываются сведения о заработке и вычетах, что обеспечивает прозрачность оплаты труда. По закону он не является обязательным документом, но может быть выдан по просьбе работника.
Работодатели должны убедиться, что в расчетном листке четко отражены все соответствующие цифры, такие как заработная плата, премии, налоговые вычеты и любая другая финансовая информация. Хотя его выдача не является обязательным требованием в каждом случае, он может помочь избежать недоразумений, связанных с расчетом заработной платы.
Квитанция обычно предоставляется вместе с другими документами, такими как трудовая книжка или личные рекомендации. Она может включать в себя:
- Сведения о заработке, включая базовый оклад, премии или комиссионные.
- Информация о вычетах, включая налоги, пенсионные взносы или взносы на медицинское страхование.
- Чистая зарплата после вычетов.
- Работодатель может включить любые другие важные данные в соответствии с политикой компании.
В случае каких-либо расхождений или сомнений сотрудники могут запросить подробный расчет. Этот документ может быть полезен для отслеживания финансовой истории, особенно при оформлении кредитов или поиске будущей работы.
Хотя расчетная ведомость не всегда является обязательным требованием закона, ее предоставление работникам способствует прозрачности и помогает избежать споров. Работодатель должен убедиться, что данные, указанные в расчетной ведомости, соответствуют официальной налоговой отчетности и условиям, оговоренным в трудовом договоре.
Выписка из раздела 3 Расчета по страховым взносам (РСВ)
При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить выписку из раздела 3 расчета РСВ. Этот документ должен содержать подробные данные о страховых взносах, начисленных за работника в прошедшем году. Отчет необходим для подтверждения того, что все обязательные взносы были сделаны правильно и своевременно.
Согласно действующим правилам, работодатель должен выдавать этот документ в электронном виде. Если сотрудник попросит физическую копию, она должна быть предоставлена незамедлительно. Выписка должна быть точной и отражать все обязательные взносы, включая пенсионные и социальное страхование, как это предусмотрено законом. Документ должен быть подписан уполномоченным лицом компании с четким указанием всех необходимых реквизитов, таких как название компании, налоговый идентификатор и идентификатор сотрудника.
В случае увольнения в 2025 году работодатель должен убедиться, что выписка из раздела 3 имеется у работника на момент увольнения, наряду с другими необходимыми документами, такими как трудовая книжка и страховые свидетельства. Любые изменения или несоответствия в записях должны быть исправлены до выдачи выписки. Работодатель должен позаботиться о том, чтобы все электронные версии этих документов были отправлены работнику по его запросу с использованием защищенных каналов доставки.
Кроме того, выписка из раздела RSC должна регулярно пересматриваться, особенно в случае изменения должности или статуса сотрудника в компании, например при переходе с полной на неполную ставку или из одного отдела в другой. Работодатели должны вести учет всех запросов на получение этих документов и предоставлять их в установленные законом сроки.
Работодатели должны обратить внимание на конкретный формат документа и убедиться, что в нем указаны все необходимые данные в соответствии с правилами социального страхования и пенсионных взносов. Если у работника возникнут вопросы или потребуются разъяснения, работодатель должен быть готов оказать помощь и предоставить необходимые рекомендации, основываясь на внутренней политике компании и действующем трудовом законодательстве.
Личные документы
Личные дела очень важны при переходе сотрудника из одной организации в другую. Они должны быть точно составлены и оформлены работодателем, поскольку отражают стаж и вклад сотрудника. Работодатель должен предоставить выписку из трудовой книжки сотрудника, оформленную в соответствии с установленными правилами и сроками. Вся информация должна быть занесена в личное дело работника, с четкими и правильными записями, чтобы обеспечить соблюдение трудового законодательства.
Такие документы, как трудовая книжка (при необходимости) и официальное свидетельство, должны содержать подробную информацию, включая должность сотрудника, время работы и взносы. Запрос на предоставление дополнительных сведений может быть сделан в любое время, но работодатель обязан предоставить необходимые документы в установленные сроки. Если на статус занятости оказываются какие-либо воздействия, это должно быть должным образом зафиксировано и указано в личном деле сотрудника. В необходимых документах также должны быть отражены любые изменения в штатном расписании, которые могут повлиять на расчет пособий или взносов в фонд социального страхования.
Кроме того, сотрудник должен быть проинформирован о влиянии перехода на другую работу на страховое покрытие и другие применимые льготы, что должно быть отражено в соответствующих разделах отчета о расчетах. Это включает в себя необходимое заявление в электронном виде, которое должно быть представлено в соответствии с руководящими принципами на этот год. Несоблюдение этих правил может повлиять на способность работника подтвердить свою деятельность или права на переход.
Все предоставляемые документы должны быть точными и соответствовать внутренним процедурам компании и национальным стандартам, обеспечивая их надлежащее хранение. Работодатели также несут ответственность за поддержание досье своих сотрудников в актуальном состоянии и отражение в них любых изменений, которые могут повлиять на текущие льготы или права сотрудника. Обязанность работодателя — подтвердить перевод или изменение трудового статуса в установленном порядке.
Другие документы по запросу сотрудника
Работодатель обязан выдавать работникам по их требованию определенные документы. Это может быть подробная разбивка итоговых выплат или справка, подтверждающая трудовой стаж работника, по его запросу. Такие документы выдаются на основании запроса работника, и работодателю важно обеспечить соблюдение законодательных обязательств в отношении сроков и содержания выдачи.
По требованию работника работодатель обязан предоставить копию расчетной ведомости за текущий год с указанием окончательных расчетов. Сюда входят любые корректировки взносов на социальное страхование или других выплат, связанных с периодом работы. Работодатель также обязан предоставить рекомендательное письмо, если оно требуется работнику, с подробным описанием профессиональных функций и обязанностей, выполняемых во время работы.
В дополнение к обязательным документам работник может запросить у работодателя копию своей трудовой книжки. Она может быть представлена в виде выписки из трудовой книжки, содержащей сведения о датах приема на работу, занимаемых должностях и причинах увольнения. Эти документы должны выдаваться по запросу, либо в электронном виде, либо по почте, в зависимости от предпочтений работника.
Работодатели также обязаны предоставлять декларацию о взносах на социальное страхование, которая может содержать разбивку по годам или по запросу. Это особенно важно для сотрудников, которые могут быть вовлечены в пенсионные программы или другие долгосрочные льготы, связанные с работой.
Работодатель обязан обеспечить точность и полноту всех выдаваемых документов, отражающих всю необходимую информацию. Фальсификация данных или непредоставление запрашиваемых документов может привести к юридическим последствиям. Работодателям рекомендуется установить четкие процедуры выдачи таких документов и эффективно информировать сотрудников о процессе, чтобы избежать недоразумений или задержек.
Особенности выдачи документов в 2025 году
В 2025 году работодатели должны обеспечить своевременное получение работниками всех необходимых документов, связанных с их увольнением. Одним из ключевых изменений является использование электронных форматов для предоставления определенных документов. Речь идет о возможности отправлять такие документы, как расчетные листки и страховые отчеты, по электронной почте или с помощью других электронных средств при условии согласия работника. Использование почтовой доставки документов по-прежнему допускается, но электронная связь все чаще становится нормой.
Трудовая книжка работника должна быть передана при увольнении. Работодателю следует убедиться, что все записи в трудовой книжке актуальны и отражают весь период работы сотрудника в компании. Если работник просит выдать ему копию трудовой книжки или любой другой документации, она должна быть предоставлена незамедлительно, в соответствии с установленными сроками.
Работодатели обязаны выдать Ведомость о трудоустройстве и страховых взносах (форма 3) за год увольнения, если это применимо. Эта форма должна быть представлена как в бумажном, так и в электронном формате, в зависимости от предпочтений работника. Важно, чтобы эта форма была полной и точной, чтобы избежать в будущем споров или расхождений, связанных со страховыми взносами.
При передаче таких документов, как рекомендательные письма или другие дополнительные сертификаты, работодатель должен убедиться, что они выданы в соответствии с запросом работника. Рекомендательные письма не являются обязательными, но должны быть предоставлены, если работник просит об этом. Эти документы должны содержать конкретные сведения, относящиеся к выполнению работником своих обязанностей, в соответствии с указаниями работника.
Все документы, связанные с увольнением, должны быть предоставлены в установленные законом сроки. Если какая-либо документация не будет предоставлена вовремя, работодатель может столкнуться с юридическими последствиями. Работодатель должен вести четкий учет всех выданных и полученных документов, чтобы избежать споров в будущем.
Последствия перехода на электронные трудовые книжки
Переход на электронные трудовые книжки привел к значительным изменениям в работе работодателей с трудовыми книжками. Хотя внедрение этих систем направлено на упрощение административных процессов, оно также требует от работодателей адаптации к новым процедурам выдачи и ведения документов.
- Работодатели больше не обязаны вести бумажные записи в физических трудовых книжках. Вместо этого работодатель создает и обновляет электронную запись в установленной государственной системе.
- При увольнении работодатель обязан предоставить работнику копию записи в электронной трудовой книжке, либо в физическом, либо в электронном виде, в зависимости от предпочтений работника.
- Работодатели по-прежнему должны предоставлять обязательные документы, такие как окончательный расчетный лист и справка о трудоустройстве, которые выдаются в электронном виде, когда трудовая книжка является цифровой.
- Переход на электронные записи влияет на точность и отслеживание истории работника. Работодатели должны следить за тем, чтобы все необходимые записи вносились своевременно, поскольку задержки могут привести к юридическим осложнениям.
- Изменения в порядке учета страховых взносов и трудовой биографии могут потребовать внесения более подробных записей. Работодателям следует внимательно относиться к правильному заполнению данных, связанных со страхованием и налогообложением.
- Необязательные документы, такие как справки и другие сертификаты, по-прежнему могут быть запрошены работником. Работодатели должны быть готовы предоставить их при необходимости, но они больше не связаны напрямую с трудовой книжкой.
- В случаях, когда работник просит предоставить дополнительные документы или разъяснения, работодатель должен издать официальный акт, подтверждающий наличие и выдачу таких документов.
Ключевое изменение заключается в том, что работодатель теперь готовит электронную запись, а не выдает физическую книжку. Этот переход снижает административную нагрузку, но требует более высокого уровня точности при ведении и проверке трудовых книжек.
Изменения в формах и деталях сертификатов
Работодатели должны убедиться, что все формы и реквизиты, выдаваемые при увольнении сотрудников, соответствуют последним нормативным требованиям. Начиная с 2025 года, некоторые реквизиты выдаваемых справок претерпели изменения, которые влияют на информацию, подлежащую регистрации, и формат их предоставления. Например, новым требованием является включение обновленных данных о сотруднике, таких как пересмотренные названия должностей и информация о зарплате, которые должны быть отражены в справке R.S.V. Теперь должность сотрудника должна проверяться более тщательно, и неверные данные могут привести к дальнейшим задержкам или осложнениям в процессе.
Работодатель также должен предоставлять копии некоторых документов по требованию работника, в том числе справки о продолжительности работы и взносах работника в пенсионную систему. Эти сведения теперь не факультативные, а обязательные. Помимо трудовых книжек, необходимо обновлять информацию, связанную с налогообложением, например, данные РСВ.
Кроме того, во всех сертификатах, выдаваемых работодателем, теперь должны указываться конкретные идентификационные номера сотрудников и другие сведения, относящиеся к трудовой биографии человека. Эти изменения призваны сделать записи более последовательными и облегчить переход на электронные форматы. Выдавая трудовую книжку, работодатели должны убедиться, что в нее внесены необходимые обновления, даже если они кажутся незначительными.
Работодатели должны знать, что невыдача обновленной документации может привести к штрафам. Во избежание расхождений всегда проверяйте последние рекомендации перед выпуском любых документов.
Сроки
Работодатель должен предоставить окончательные документы в определенные сроки после увольнения сотрудника. Основные сроки указаны ниже:
1. Трудовая книжка: Трудовая книжка работника должна быть выдана сразу, в день увольнения, или максимум в течение трех дней после даты увольнения.
2. Электронные записи: Если у работника есть электронная трудовая книжка, работодатель должен обеспечить внесение соответствующей записи в систему и предоставление соответствующих документов.
3. Отчет RS3: Форма РС3 с необходимыми данными должна быть подана в налоговые органы не позднее 15 дней после увольнения.
4. Форма СТДР: Справка СТДР должна быть готова и предоставлена в те же сроки, что и трудовая книжка, или в течение трех дней после увольнения.
5. Расчет по зарплате: Окончательный расчет по зарплате, включая выходные пособия и премии, должен быть выдан не позднее последнего отработанного дня или в течение следующего рабочего дня.
6. Рекомендательные письма: По просьбе бывшего сотрудника рекомендательные письма должны быть выданы не позднее первого рабочего дня после увольнения сотрудника.
7. Дополнительные документы: Любые другие необходимые документы, такие как налоговые формы или документы социального страхования, должны быть готовы и предоставлены в течение 7 дней после увольнения.
Все эти сроки являются обязательными, чтобы обеспечить соблюдение трудового законодательства и предотвратить возникновение юридических проблем из-за задержки выдачи документов.
Фиксация факта выдачи
Чтобы подтвердить факт передачи документов, работодатель должен убедиться, что получатель поставил подпись или другую форму подтверждения. Это относится к таким документам, как трудовая книжка или налоговые формы, которые должны быть надлежащим образом зарегистрированы и сохранены. Работодатель обязан фиксировать выдачу личных документов таким образом, чтобы их можно было проверить, будь то электронное или письменное подтверждение.
В 2025 году стандарт документирования таких передач будет включать новую форму STD-R для увольняющихся. Работодатель должен подготовить документ, подтверждающий передачу всех материалов работнику, особенно если речь идет об обязательных страховых взносах или справках, связанных с трудовой деятельностью. В документах, подтверждающих эти операции, должны быть указаны точное время и дата выдачи.
Работодатели должны использовать специальный журнал или систему для отслеживания того, какие формы были выданы, будь то трудовая книжка, страховое свидетельство или другая личная документация. Этот процесс должен осуществляться в строгом соответствии с установленными сроками. Работник должен расписаться в получении каждого документа, убедившись, что никаких других документов не осталось.
Отсутствие надлежащей регистрации выдачи документов может привести к проблемам с подтверждением полного права работника и повлиять на будущие процессы проверки. Правильно составленный реестр поможет защитить права как работодателя, так и работника в случае возникновения споров по поводу выданных документов.
Новый список необходимых документов для увольнения работника в 2025 году
Работодатели должны обеспечить предоставление следующих документов сотрудникам при увольнении в 2025 году:
Работнику должен быть выдан последний расчетный листок с указанием всех причитающихся выплат. В этом документе также должны быть указаны все премии, невыплаченная зарплата и вычеты в соответствии с договорным соглашением.
По просьбе работника ему должно быть выдано рекомендательное письмо с подробным описанием продолжительности и характера его работы. Это не является обязательным, но может быть полезным дополнением при поиске работы в будущем.
Увольняющемуся сотруднику следует предоставить сертификат, подтверждающий завершение трудовой деятельности, например, выполнение работы. Это может служить официальным подтверждением их профессиональной деятельности в компании.
Личные дела сотрудника, включая данные о страховании и любые медицинские документы, должны передаваться по мере необходимости. Если ведется электронная документация, доступ к ней должен быть предоставлен незамедлительно.
Трудовая книжка, если таковая имеется, должна быть обновлена и выдана работнику. Если трудовая книжка ведется в электронном формате, она должна быть доступна для просмотра и передачи необходимых данных.
Сотруднику должна быть предоставлена выписка о взносах в пенсионный фонд с указанием суммы страховых взносов, уплаченных за период работы.
Еще одним важным документом является справка об окончательном подоходном налоге. Она должна содержать необходимые расчеты и соответствующие вычеты, сделанные работодателем за время работы сотрудника.
Если работодатель использовал РСВ для уплаты взносов за сотрудников, необходимо также выдать выписку о взносах с указанием соответствующего номера и года уплаты.
Любые дополнительные рекомендации или отзывы, запрошенные работником относительно его стажа или результатов работы, должны быть задокументированы и предоставлены по запросу.
Работодатели должны убедиться, что все выданные документы заполнены и содержат правильные данные, поскольку несоответствия могут затянуть процесс увольнения и привести к потенциальным спорам. Эти формы должны соответствовать последним нормативным актам, действующим в 2025 году, особенно в отношении использования электронных записей и обработки персональных данных.
Документы, выдаваемые бывшему работнику по запросу
По официальному запросу работодатель обязан предоставить уволенному сотруднику следующие документы:
1. Копия трудовой книжки работника (если имеется). Она должна быть оформлена по установленной законом форме с указанием причины увольнения и точной даты увольнения. Работодатель обязан подтвердить выдачу трудовой книжки подписью работника. Если работник просит выслать ему трудовую книжку по почте, это должно быть оформлено соответствующими документами.
2. Квитанция об окончательном расчете. Это обязательный документ, подтверждающий окончательные расчеты, включая невыплаченную заработную плату, неиспользованные дни отпуска и другие финансовые обязательства. Он должен содержать четкую информацию о конкретной выплаченной сумме и соответствующих вычетах. Рекомендуется выдавать его в установленные законом сроки, как правило, в течение 3 дней после последнего рабочего дня.
3. Справка о доходах и периодах работы сотрудника, требуемая органами социального страхования. Работодатель должен подготовить соответствующую форму, которая может использоваться для целей пенсионного и иного социального обеспечения. Если человек имеет право на получение конкретной справки в соответствии с положениями системы социального страхования, работодатель должен обеспечить ее правильную выдачу.
4. Заявление о страховых взносах (форма 3). В этом документе указывается общая сумма, уплаченная работодателем в соответствующие страховые органы за работника за время его работы. Он должен быть предоставлен по требованию работника, чтобы исключить расхождения в его страховых записях.
5. Любые дополнительные документы, которые могут потребоваться работнику для подтверждения его трудового стажа или льгот, например, налоговые справки или подтверждение больничного листа. Эти документы не являются обязательными, если только они специально не запрашиваются сотрудником. Работодатели должны убедиться, что все такие запросы выполняются в установленные сроки.
Важно, чтобы работодатель проверил запрос и вел учет всех выданных документов, обеспечивая соблюдение действующих законов и правил. Каждый из этих документов должен быть подготовлен с точностью, чтобы избежать проблем с будущими претензиями или запросами работника.
Документы, которые не нужно предоставлять сотруднику при увольнении
Следующие документы не обязательно предоставлять сотруднику при увольнении:
- Трудовая книжка: Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронном виде, то нет необходимости выдавать физическую копию.
- Расчетный листок: Если работник не просит об этом, расчетный листок не нужно выдавать отдельно.
- Ведомость страховых взносов: Справка о страховых взносах (форма 3) не является обязательной, если работник ее не запрашивает, при условии, что компания уже предоставила необходимую информацию в пенсионный фонд.
- Справка работодателя о занятости: Справка о трудоустройстве не является обязательной, если она не была специально запрошена работником.
- Личная медицинская информация: Любые документы, касающиеся медицинского страхования или медицинской информации, не требуются, если они не были специально запрошены или не имеют значения для окончательного расчета.
- Дополнительные рекомендации: Любые справки или рекомендации, которые не были прямо запрошены работником, предоставлять не нужно.
- Сводка о годовом доходе: Если сотрудник не запрашивает, то ему не нужно предоставлять справку о годовом доходе (если она отличается от расчетного листка).
Работодатели должны обеспечить предоставление только тех документов, которые требуются по закону или специально запрошены работником. Это поможет избежать ненужной бумажной волокиты и обеспечит соблюдение всеми сторонами законодательных требований к процедуре увольнения.
Документы для выдачи при увольнении
При увольнении работодатель должен подготовить и предоставить следующие документы:
1. Окончательный расчетный лист Выдается для полного расчета заработной платы, вычетов и любых премий. Должен быть предоставлен в указанный срок после увольнения.
2. Страховое свидетельство Копия документа, подтверждающего страховое покрытие сотрудника и соответствующие взносы до даты увольнения. Сюда входят пенсионные и другие обязательные взносы.
3. Трудовая книжка Если применимо, в электронную или физическую трудовую книжку следует внести сведения об увольнении. Работодатели должны соблюдать сроки передачи этого документа.
4. Запрос на дополнительные документы Ответ на запрос сотрудника о предоставлении дополнительных документов, включая сертификаты или справки с работы.
5. Взносы на социальное страхование Подтверждение платежей по социальному страхованию, медицинскому страхованию и любым другим соответствующим взносам. Сюда может входить сводка всех платежей, сделанных за все время работы.
6. Налоговая информация Налоговые данные сотрудника должны быть обновлены и предоставлены в соответствии с необходимыми формами, включая копию окончательного налогового отчета.
7. Запрос цифровых копий Сотрудники могут запросить электронные версии определенных документов. Работодатели должны подготовить их в соответствии с законодательными требованиями к передаче электронных документов.
8. Если сотрудник просит предоставить ему дополнительные документы или рекомендации, например рекомендательное письмо или другую подтверждающую документацию, они должны быть предоставлены в соответствии с его запросом.
9. Изменения в официальных требованиях Убедитесь, что данные и записи сотрудника обновлены с учетом увольнения. Это включает в себя любые обновления личной информации, адресов и контактных данных.
10. Обновление записей о заработной плате Окончательная разбивка всех зарплат и компенсаций, причитающихся сотруднику, включая компенсации и неоплаченные сверхурочные.
Работодатели должны строго придерживаться этих сроков, чтобы обеспечить соблюдение трудового законодательства и избежать штрафов.