При прекращении трудового договора с работником необходимо подготовить более 10 различных документов. Детальный порядок действий и полный перечень документов, которые должен предоставить работодатель при увольнении в 2020 году, описаны в нашей публикации.
- ЕФС-1 при приеме на работу: правила заполнения, пример
- ЕФС-1 при увольнении сотрудника: рекомендации по заполнению
Обратите внимание, что наша статья ориентирована на специалистов по кадрам и бухгалтеров, учитывая последние изменения законодательства на 2020 год.
Примечание: вступили в силу новые образцы документов для процедуры увольнения. Подробности можно найти в журнале «Упрощенка» в статье Какие новые документы требуется выдавать при увольнении
Инструкции и образцы документов для кадрового учета в Системе Главбух
Шаги процедуры увольнения в 2020 году
Обратите внимание, что с 1 января 2020 года вступили в силу новые образцы документов для увольнения. Полный список можно найти в журнале «Упрощенка» в статье Какие новые документы требуется выдавать при увольнении в 2020 году
Шаг 1. Получите или оформите документ, подтверждающий причину увольнения, с работником или самостоятельно.
Шаг 2. Оформите приказ об увольнении по форме № Т-8 и получите его подпись от руководителя.
Шаг 3. Сделайте запись о увольнении в личной карточке сотрудника на основании предоставленных документов.
Шаг 4. Предоставьте сотруднику копию приказа и его личную карточку. Сотрудник должен ознакомиться с полученными документами и подтвердить факт ознакомления своей подписью.
Шаг 5. Запишите информацию об увольнении в трудовую книжку сотрудника, указав причину увольнения и ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
Шаг 6. Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или специалиста по кадрам. После этого запись должен подписать увольняемый работник.
Шаг 8. В последний рабочий день произведите сотрудником расчет и предоставьте ему:
- трудовую книжку
- справку о заработной плате и прочих выплатах за время работы по форме 182н
- другие документы по письменному запросу сотрудника, такие как форма 2-НДФЛ
О необходимости работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ.
- Читайте также: «Вы уволены!» и другие аспекты для бухгалтера
Шаг 9. Если увольняемый работник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю и лицу, получающему алименты. Сообщение необходимо составить в произвольной форме, укажите в нем, помимо факта увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника. Указывать новое место работы следует только при наличии соответствующей информации. Этот порядок определен пунктом 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статьями 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение информации о прекращении трудового договора без уважительных причин должностные лица могут нести ответственность (п. 3 статьи 111 Семейного кодекса РФ).
Убедитесь, что вы знаете, какие документы требовать у нового работника. Рассмотрим ситуацию. Мужчина 35 лет устраивается на работу курьером. Он уже имеет опыт работы и имеет маленького ребенка. Он предоставил бумажную трудовую книжку. Выберите необходимые документы для этого случая.
Какие документы предоставлять сотрудникам
Документ № 2. Трудовая книжка
Для сотрудников важность трудовой книжки проявляется в двух случаях. Во-первых, при увольнении, чтобы передать ее новому работодателю. Во-вторых, для оформления пенсии в Пенсионном фонде России. В остальных ситуациях сотрудникам трудовые книжки не выдаются лично (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
При увольнении выдайте трудовую книжку в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), а по запросу для пенсионного оформления — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Если сотрудник запрашивает трудовую книжку для оформления пенсии, предоставьте ее по письменному заявлению.
Для будущего пенсионера, который собирается оформить пенсию, потребуйте заявление на выдачу трудовой книжки. На документе также должны быть указаны следующие данные: «Трудовую книжку получил», дата, ФИО и подпись сотрудника.
Сообщите сотруднику, что он должен вернуть книжку в течение трех рабочих дней после получения документа от ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).
При увольнении сотрудника внесите запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку и потребуйте подпись работника. Информацию о работе подтвердите своей подписью кадровика. При необходимости применяйте печать (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).
Обратите внимание, что с 2020 года помимо бумажной трудовой книжки работодатель выдает электронную трудовую книжку по форме СТД-Р.
Кто может использовать унифицированную форму приказа Т-8
Возможность применения унифицированной формы приказа об увольнении определяется работодателем в своей учетной политике. Применение унифицированных форм подробно рассматривают специалисты Системы Главбух.
Для увольнения сотрудника по собственному желанию необходимо сначала получить от него заявление на увольнение. Затем издать приказ об увольнении, внести соответствующую запись в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. В день увольнения предоставьте сотруднику окончательный расчет, трудовую книжку и необходимые справки.
Как заполнить приказ об увольнении по форме Т-8
На бланке приказа следует указать следующие данные:
- ФИО увольняемого сотрудника;
- его табельный номер;
- дату и номер документа;
- дату расторжения отношений;
- должность с указанием структурного подразделения;
- причину увольнения в соответствии с ТК РФ;
- информацию о документе, служащем основанием для увольнения (личное заявление с указанием даты).
Образец приказа об увольнении по собственному желанию на 2023 год.
Нужно ли использовать унифицированную форму приказа об увольнении
Использование унифицированной формы приказа об увольнении не является обязательным. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», формы первичных учетных документов определяются руководителем организации. Все юридические лица, за исключением бюджетных учреждений, вправе самостоятельно выбирать бланки приказов об увольнении.
Информация о новых налоговых изменениях 2023 года доступна в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке, и вы получите разъяснения по вашей ситуации от авторитетных специалистов — судей, представителей Минфина и ФНС.
Срочные изменения, касающиеся вашего ИНН
- Опубликован план проверок на 2025 год: проверьте по ИНН.
- Список организаций с долгами перед ФНС готов: проверьте по ИНН.
- Новые блокировки счетов: проверьте по ИНН, чтобы избежать потерь средств.
- Требования к счетам-фактурам для вычетов НДС ужесточены.
Срок хранения приказа об увольнении по собственному желанию
Хранение приказов об увольнении по собственному желанию, как и других документов по кадровому делопроизводству, требует соблюдения определенных сроков:
- не менее 75 лет для документов, завершенных до 1 января 2003 года;
- не менее 50 лет для документов, завершенных после 1 января 2003 года.
Сотрудники, которые уходят по собственному желанию, теперь имеют больше шансов на успешное обжалование увольнения в суде, если передумают оставить компанию. Работодателям приходится доказывать, что сотрудник действительно добровольно подал заявление об увольнении, осознавая последствия своего решения. Это связано с изменениями в судебной практике. Подробнее о том, как избежать возвращения сотрудника обратно в компанию, читайте в журнале «Кадровое дело».
Рекомендации по оформлению увольнения по собственному желанию в новых условиях
Марафон бесплатных вебинаров «Пульс∞Кадры»
С 17 июня стартует марафон вебинаров «Пульс∞Кадры»>. Будем обсуждать всё самое важное для кадровика. Поговорим, как теперь работать с сотрудниками, у которых есть дети, как удерживать персонал разных категорий, что учитывать при увольнениях, чтобы суд их не отменил, что прописать в локалке, чтобы проверяющим было не к чему прицепиться и как работать с персданными без ошибок. Марафон бесплатный — регистрируйтесь на все вебинары разом или выбирайте понравившуюся тему.
Образцы, которые пригодятся в работе кадровику любой компании
- 7 образцов записей в трудовую книжку
Образцы самых нужных записей в трудовые, которые стоит держать под рукой сотруднику, ответственному за ведение этих документов - Памятки по инструктажам по охране труда
Подсказки, с кем, когда и по каким программам проводить разные инструктажи по ОТ - Уведомление о трудовой деятельности иностранцев
Порядок заполнения новой формы, которая действует с 2025 года, и подсказки, что ещё изменилось в работе с иностранцами - Образцы заполнения карточки №10 на разные категории сотрудников
Примеры заполнения карточки №10 на призывников, солдат и офицеров запаса - 8 документов для перехода на новые нормы выдачи СИЗ
Перейти на Единые типовые нормы выдачи СИЗ надо до 31 декабря 2025 года. Оформить всё без ошибок помогут готовые образцы и инструкция от экспертов по охране труда - 6 формулировок в трудовые договоры про режим работы
Подсказки, как прописать нестандартные режимы рабочего времени так, чтобы ГИТ было не к чему придраться - Документы на случай, если временный перевод стал постоянным
Образцы всех документов, которые понадобятся, начиная от дополнительного соглашения и заканчивая отчетом в Социальный фонд
Скачайте образцы документов от экспертов Системы Кадры, без которых не обойтись в кадровой работе
Оформите увольнение сотрудника в бухгалтерской программе БухСофт
Вся процедура происходит по принципу единого окна и займет несколько минут:
- Программа автоматически заполнит форму СЗВ-ТД. В других программах вам придется переключаться в другой модуль и создавать отчет, искать документ основания из длинного списка вручную;
- БухСофт предоставляет необходимые документы для увольнения в одном окне. Вам остается только распечатать их;
- основываясь на статье увольнения, покажет, как правильно сформулировать информацию в трудовой книжке.
Татьяна Белорукова,
заместитель руководителя поддержки БухСофт, налоговый консультант.
При увольнении сотрудника необходимо отправить отчет СЗВ-ТД. Важно включить в отчет также другие данные о сотруднике, которые еще не были переданы в ПФР. Например, если сотрудник был переведен на другую должность перед увольнением, или если было подано заявление о форме ведения трудовой книжки.
Активируйте доступ к БухСофт и я помогу учесть все нюансы при увольнении.
Как просто оформить увольнение с помощью программы БухСофт, расскажет наш эксперт Алексей Константинов.
Возможно ли заранее подготовить приказ об увольнении? Да, это допустимо согласно законодательству, не имеющему соответствующих запретов. Однако следует учитывать один важный аспект. Работник обязан уведомить работодателя о намерении уйти за две недели до фактического увольнения, в соответствии с требованиями статьи 80 Трудового кодекса РФ. Приказ можно составить в любой рабочий день после уведомления работника о желании прекратить трудовую деятельность. В то же время сотрудник вправе передумать и отозвать заявление до окончания срока его отработки. Рекомендуется оформлять приказ в день фактического увольнения.
Исключение составляет случай, когда увольнение происходит после очередного оплачиваемого отпуска. В этом случае последний день отпуска считается днем увольнения, а все документы подготавливаются в последний рабочий день перед началом отпуска.
Обычно приказ составляют сотрудники отдела кадров или другие работники, ответственные за кадровые вопросы в компании. Бланк приказа можно заполнить на компьютере или вручную. Почерк при заполнении вручную должен быть четким и разборчивым. Удобно составлять документ в двух экземплярах: один для отдела кадров и один для бухгалтерии.
Реквизиты приказа заполняются в следующем порядке:
- Полное наименование организации в соответствии с учредительными документами.
- Порядковый номер кадрового приказа.
- Дата увольнения или более ранняя, но не раньше даты составления заявления об увольнении. При увольнении после отпуска – последний рабочий день перед отпуском.
- Прекращение действия трудового договора.
- Дата и номер расторгаемого трудового договора, где месяц указывается словом.
- ФИО работника полностью без сокращений.
- Структурное подразделение и должность, которую занимает работник в соответствии со штатным расписанием.
- Основание прекращения трудового договора с однозначной формулировкой и ссылкой на соответствующую норму Трудового кодекса.
- Дополнительно: при увольнении руководителя компании указывается дата и номер решения общего собрания учредителей.
- Наименование должности и собственноручная подпись руководителя компании, а также расшифровка его подписи.
- Собственноручная подпись работника и дата его ознакомления с приказом. Если работник отсутствует в день увольнения, необходимо сделать соответствующую запись на бланке документа.
- Мнение профсоюзного органа, если таковой существует в компании.
Требуется ли печать на приказе об увольнении? Унифицированный бланк Т-8 не предусматривает поле для печати организации. Тем не менее законодательством не запрещено проставлять печать в кадровые документы по желанию руководителя компании.