Составление и оформление деловых писем — важная часть повседневной работы любой организации. Навык написания стандартных деловых писем развивается довольно быстро, однако одно неграмотно составленное письмо в начале деятельности компании может поставить под угрозу перспективу выгодного и длительного сотрудничества.
- Правила оформления делового письма
- Как следует оформлять деловые письма
- Как оформить реквизиты делового письма
Правила и требования к оформлению делового письма: как составить бланк по ГОСТу
Деловое письмо — это визитная карточка компании. Получатель должен понять, что он имеет дело с серьезным и надежным партнером еще до прочтения самого письма. Поэтому деловые письма, как правило, оформляются на фирменном бланке компании с ее логотипом, разработанном с учетом требований ГОСТ. Использование фирменного бланка компании — ключевой аспект успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина, актуальная во все времена.
Естественно, для различных типов писем требуются разные виды бланков. Перечень этих типов, а также правила их заполнения должны быть закреплены внутренним актом организации, например, инструкцией по делопроизводству. Такой внутренний нормативный акт работодатель разрабатывает на основе действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт регламентирует основные общие требования к оформлению деловых писем и бланков. Эти требования можно найти в разделе «Требования к оформлению документов». Наличие обязательных реквизитов подтверждает юридическую силу документов, включая деловые письма.
ГОСТ по делопроизводству Скачайте образец
Инструкция по делопроизводству Скачайте образец
Оформление делового письма по ГОСТу с использованием готового бланка минимизирует вероятность ошибок при составлении документа. Это также позволяет значительно сократить процесс подготовки письма и исключить повторные возвраты для исправления ошибок при согласовании.
Фирменный бланк, используемый для оформления деловых писем, должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:
- полное и сокращённое название компании;
- почтовый и электронный адреса;
- контактные телефоны;
- коды ОКПО, ОГРН;
- ИНН;
- номер расчетного счета.
Образец бланка для писем организации
Разумеется, это не обязательный, а рекомендательный перечень реквизитов. Руководство каждой компании самостоятельно определяет необходимость включения тех или иных реквизитов в шапку бланка.
- Письма информационного характера
- Стиль деловой переписки: как выбрать, чтобы создать нужное впечатление о себе и компании
- Как написать письмо-претензию и ответить на него
- Как составить благодарственное письмо
- Можно ли считать электронное письмо официальным документом
Оформление деловых писем по ГОСТу
ГОСТ устанавливает требования не только к составу, но и к расположению обязательных реквизитов на странице. Также регламентированы и отступы, которые необходимо соблюдать при оформлении делового письма. Среди общих требований для всех видов деловой переписки:
- Отступ справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — 20 мм;
- Нумерация страниц — посередине сверху;
- Нумерация каждого приложения — отдельно;
- Номер исходящего письма указывается в верхнем левом углу (этот номер следует зафиксировать в Журнале регистрации документов);
- Название организации, а также фамилия и должность адресата размещаются в верхнем правом углу;
- Должность и фамилия отправителя прописываются в нижнем левом углу;
- Дата написания письма указывается внизу.
Пример расположения реквизитов на бланке делового письма согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
Нумерация реквизитов на изображении соответствует стандартам, установленным ГОСТом. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, при создании и оформлении делового письма может использоваться до 30 реквизитов. Однако, на практике полный набор реквизитов применяется крайне редко. Конкретный набор реквизитов определяется назначением каждого документа. Для делового письма рекомендуется использовать следующие реквизиты:
Номер реквизита по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Номер реквизита по ГОСТ Р 7.0.97-2016