Запрашивайте цифровые справки через единую базу данных — бумажные документы теперь выдаются только в исключительных случаях. Переход на электронные форматы распространяется на все периоды временной нетрудоспособности, включая случаи болезни, травмы или карантина. Бумажные бланки остаются действительными, но их не следует использовать, если это не требуется по юридическим или техническим причинам.
Чем отличается новый формат? Электронные документы формируются автоматически в федеральной системе после подтверждения диагноза. Пациенту не требуется дополнительных посещений. Документ напрямую привязывается к идентификатору человека и передается страховщику в цифровом виде. Это исключает задержки в процессе и снижает риск потери или фальсификации данных.
Остаются ли в силе бумажные формы? Да, но только в ограниченных случаях: если у медицинского учреждения нет доступа к федеральной базе или во время сбоев в системе. В таких случаях выдается бумажный сертификат, который затем оцифровывается. Бумажные копии также могут быть предоставлены для справок, но не имеют юридической силы, если не зарегистрированы в системе.
Работодатели получают доступ к цифровому сертификату через портал страховщика, используя индивидуальный страховой номер сотрудника. Подавать документы вручную больше не требуется. Это касается и случаев, связанных с уходом за больным членом семьи, послеоперационным восстановлением или другими формами нетрудоспособности. Все сопутствующие документы — будь то уведомления о карантине или выписки — обрабатываются в электронном виде и прикрепляются к первичной записи.
Обновленная процедура обеспечивает соответствие текущим нормативным требованиям и минимизирует ошибки при обмене данными. Она также обеспечивает четкую структуру подтверждения периодов нетрудоспособности с помощью единого заверенного цифрового документа. Аналогичные правила действуют в отношении декретного и послеродового отпусков с автоматической проверкой через систему на основе медицинских документов.
Чтобы избежать отказов, убедитесь, что лечащий врач правильно ввел все данные и что ваш страховой профиль активен. Не нужно предоставлять бумажные справки, если это не требуется специально. Используйте цифровую версию для всех юридических и зарплатных целей — это единственный формат, признанный действительным в соответствии с действующим законодательством.
Нормативно-правовая база для управления справками об отпуске по медицинским показаниям
Начните с Федерального закона 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года — он регулирует порядок выдачи и исправления ошибок в справках для больничного листа. Поправки, вступившие в силу в 2020 году, внесли существенные изменения, в том числе переход на электронные форматы и уточнение порядка исправления ошибок.
- Руководство Минздрава определяет, как медицинские учреждения могут выдавать документы при амбулаторном лечении и в период карантина.
- Медицинским учреждениям разрешено выдавать документы как в бумажном, так и в электронном виде, и оба варианта будут иметь юридическую силу.
- Правила разрешают страховщикам исправлять некоторые ошибки, однако не все ошибки можно исправить без повторной выдачи документа.
- Разъяснения, публикуемые в официальных бюллетенях, определяют, какие изменения допустимы, а какие требуют полного переиздания.
Следующие положения будут полезны при устранении технических неточностей:
- Изменять периоды, связанные с временной нетрудоспособностью, может только медицинский персонал.
- Работодатели не имеют права изменять диагностические коды или детали лечения ни при каких обстоятельствах.
- Изменения должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными Минздравом, и заверены подписью уполномоченного лица.
Ознакомьтесь со статьей 13 Закона 255-ФЗ для получения подробной информации о том, кто имеет право выдавать, продлевать и изменять такие документы, находясь под медицинским наблюдением или в карантине.
В соответствующих публикациях часто освещаются повторяющиеся вопросы: Как долго действительны документы? Кто может выдавать их, пока пациент находится на лечении вне стационара? Что делать, если бумажные формы содержат ошибки? Эти и другие вопросы рассматриваются в официальных разъяснениях Фонда социального страхования.
Порядок работы с электронными листками нетрудоспособности
Перед отправкой данных через единый цифровой портал проверьте номер социального страхования сотрудника. Это поможет избежать таких распространенных ошибок, как несовпадение идентификаторов или дублирование листков нетрудоспособности.
Согласно обновленным требованиям Министерства здравоохранения, все выданные и продленные документы должны регистрироваться в электронном виде, заменяя ранее использовавшийся бумажный формат. Документы должны отражать точные даты, включая периоды карантина и любые продления, одобренные медицинскими комиссиями.
При продолжении существующей записи сопоставьте номер электронного сертификата с предыдущими записями, чтобы избежать дублирования. Неправильное объединение может привести к отказу в страховых выплатах и административным проверкам.
Используйте региональные системы регулирования для получения доступа к предыдущим публикациям, касающимся аналогичных случаев. Они могут помочь исправить ранее поданные сертификаты, не требуя их полного перевыпуска. Ошибки, обнаруженные после подачи документов, должны быть исправлены непосредственно в учетной записи работодателя с четким обоснованием.
Если период нетрудоспособности совпадает с ежегодным отпуском или графиком сменности, сверьте официальные календари, чтобы они соответствовали действующим правилам 2025 года. Несоответствие может привести к задержке компенсации.
Разъяснения по поводу обновлений и других соответствующих изменений ежеквартально публикуются на официальной платформе министерства. Просматривайте их, чтобы быть в курсе последних изменений.
Работодатели должны хранить цифровые архивы всех переданных документов в течение трех лет. Несоблюдение этого требования может привести к штрафам во время проверок.
Как обрабатываются продления во время карантина? Сертификаты автоматически продлеваются только при наличии подтвержденных результатов тестирования, занесенных в национальную базу данных. Продление вручную без соответствующих записей не принимается.
Изменения в сертификатах на декретный отпуск по временной нетрудоспособности
Представляйте документы о нетрудоспособности по беременности и родам исключительно в цифровом формате. С декабря 2020 года бумажные версии выдаются только в исключительных случаях — например, при технических сбоях или ошибках в передаче данных.
Ранее чаще использовались печатные справки, но теперь, согласно обновленным положениям законодательства, обязательными являются электронные. Переход был осуществлен для того, чтобы свести к минимуму ручные исправления и сократить дублирование. Проверьте, нет ли в выданном документе ошибок, прежде чем передавать его страховщику — ошибки задерживают выплаты.
Если женщина проходит амбулаторное лечение или находится на карантине, применяется тот же электронный формат. Выдача разрешена только после медицинского подтверждения состояния в соответствии со стандартами 2020 года. Ручной вариант принимается только в том случае, если система недоступна или застрахованное лицо находится за пределами Российской Федерации.
Система автоматически формирует и сохраняет каждую запись. Аналогичные документы, выданные ранее, остаются действительными, переоформление не требуется. Федеральная служба «усовершенствовала» регламент, чтобы обеспечить единые стандарты. Следуйте только действующим правилам — устаревшие процедуры не имеют юридической силы.
Больничный лист во время карантина
По возможности подавайте заявления на карантинный отпуск через электронные системы — бумажные справки выдаются только в исключительных случаях. С 2020 года медицинским учреждениям разрешено выдавать цифровые документы дистанционно, без личного посещения. Это касается тех случаев, когда карантин официально предписан.
Прогулы, связанные с карантином, подлежат компенсации, если они разрешены органами здравоохранения. Медицинским учреждениям разрешено выдавать и продлевать такие отпуска с первого дня ограничений. При появлении симптомов или заражении немедленно запросите цифровую версию — это ускорит оформление и получение пособий.
Для случаев, связанных с беременностью, в период изоляции также должны использоваться цифровые сертификаты, если в правилах не указано иное. Медицинские учреждения могут продлевать электронные сертификаты, не требуя личной явки пациента. Предыдущие правила, ограничивающие использование цифровых форматов во время карантина, были пересмотрены в 2020 году, чтобы обеспечить возможность дистанционного лечения.
При повторном появлении подобных ограничений власти будут уточнять, могут ли медицинские учреждения выдавать и продлевать цифровые или бумажные документы. Уточните в местном учреждении, разрешена ли выдача документов в соответствии с действующими правилами и будут ли электронные форматы приниматься для возмещения расходов.
Не откладывайте регистрацию, если объявлен карантин, — подавайте заявки через признанные платформы. Проверьте, вступили ли в силу обновления протоколов выдачи и остаются ли в силе прежние правила. Аналогичные процедуры применяются и в других чрезвычайных ситуациях в области общественного здравоохранения.
Оформление и выдача больших сертификатов по новым правилам
Представляйте медицинские справки исключительно в цифровом виде — бумажные версии больше не принимаются, за исключением регионов, не имеющих доступа к электронным системам. Документ формируется через единую федеральную платформу и автоматически направляется в Социальный фонд и работодателю.
Согласно обновленным правилам, выдавать электронные справки могут только лицензированные медицинские организации с интегрированной цифровой инфраструктурой. Документ действителен, если он подписан квалифицированной цифровой подписью и содержит обязательные поля: данные пациента, код диагноза, вид лечения (стационарное или амбулаторное), продолжительность, данные о враче.
Выдача краткосрочных документов ограничена семью календарными днями для амбулаторного лечения. При необходимости продления срока действия необходимо созвать медицинскую комиссию, которая теперь работает в соответствии с пересмотренными процедурами, введенными в середине года.
Изменения особенно затрагивают случаи, связанные с одновременной работой в нескольких компаниях. Теперь в электронном документе будут указываться все места работы. Вознаграждение рассчитывается на основе совокупного дохода всех работодателей в соответствии с едиными протоколами электронной проверки.
Изменения вступают в силу с января текущего года и отражают цель правительства по автоматизации обработки пособий. Обновленный формат исключает ручной ввод данных, сокращает количество ошибок и ускоряет перечисление средств работникам, находящимся на больничном.
Ключевыми отличиями от предыдущих процедур являются обязательная идентификация через федеральный реестр медицинских услуг и автоматическое заполнение электронных форм. Роль врача ограничивается клинической оценкой и цифровым подтверждением, а остальные действия осуществляются через государственные информационные системы.
Также были опубликованы полезные разъяснения, касающиеся выдачи документов в случаях временной нетрудоспособности по уходу за семьей. Такие электронные документы должны включать подтверждение родства и необходимости лечения, которые проверяются с помощью электронных баз данных. Подача документов вручную больше не допускается, за исключением случаев, когда это прямо разрешено региональными органами здравоохранения.
Как исправить ошибки в электронных больничных листах?
Если в электронном сертификате обнаружены неверные данные, лечащий врач должен аннулировать его в федеральной базе данных. Это действие подтверждается квалифицированной цифровой подписью и приобретает юридическую силу после обновления в системе.
Чтобы инициировать исправления, застрахованному лицу следует немедленно обратиться в медицинскую организацию, выдавшую документ. Медицинская организация отвечает за создание новой цифровой записи с исправленной информацией. Старая версия архивируется и помечается как недействительная, а исправленная запись загружается в базу данных, используемую Социальным фондом.
Работодатели получают уведомления через свои бухгалтерские программы или интегрированные системы. Если для внутреннего учета ранее была распечатана бумажная копия, она должна быть заменена на новую версию. Не допускается внесение изменений в печатные документы вручную, каждое исправление должно быть официально задокументировано медицинским учреждением.
Согласно действующим правилам, вступившим в силу в декабре текущего года, любые корректировки должны быть выполнены в течение отчетного периода, чтобы избежать задержек в выплате пособий. Если ошибка затрагивает дату выдачи или медицинские данные, разрешение на внесение изменений может дать только сертифицирующий медицинский персонал.
Новый цифровой формат избавляет от необходимости перевыпускать бумажные сертификаты, однако все изменения должны соответствовать строгим правилам, установленным для проверки и обработки электронных записей. Любое несоответствие, обнаруженное после подачи заявки, должно быть незамедлительно устранено, чтобы соблюсти стандарты документирования и обеспечить точный расчет пособия.
Ошибки, связанные с данными работодателя или номером страховки, должны быть исправлены по согласованию между медицинским учреждением и плательщиком. Исправленная версия считается действительной после загрузки и подтверждения в системе, используемой для оформления отпускных пособий.
Кто будет получать только бумажные справки об отпуске по болезни?
Бумажные формы будут выдаваться только тем пациентам, которые официально освобождены от использования электронной медицинской документации. К ним относятся лица, не имеющие действующего идентификационного номера (СНИЛС) в единой информационной системе, а также иностранные граждане, не имеющие полной юридической регистрации в Российской Федерации.
Если лечащий врач определил, что технические условия не позволяют оформить документ в электронном виде, необходимо предоставить листок временной нетрудоспособности на бумажном носителе. Это касается даже тех случаев, когда в медицинском учреждении повсеместно используются цифровые средства.
Бумажные версии также обязательны при продлении ранее выданного бумажного сертификата. В этом случае формат первоначального документа должен сохраняться на протяжении всего периода недееспособности пациента.
Согласно обновлениям, вступившим в силу в декабре, только медицинские учреждения, интегрированные в централизованную базу данных, имеют право выдавать электронные справки. Те, кто работает без такой интеграции, должны продолжать использовать печатные формы независимо от согласия пациента.
В период карантина лица, подлежащие обязательной изоляции, получают только цифровые больничные листы, за исключением случаев, когда получатель подпадает под одну из перечисленных выше категорий исключений.
Внесенные изменения упрощают процесс выдачи, но при этом сохраняют гибкость для медицинских учреждений, которые могут выдавать физические документы, если электронные методы нецелесообразны. Эти изменения призваны прояснить, кто имеет право на нецифровую выдачу и при каких медицинских или технических условиях такая возможность сохраняется.
Как регулируется порядок выдачи больничных листов во время карантина?
По возможности подавайте медицинские документы в электронном виде — бумажные справки будут выдаваться только в исключительных случаях. С декабря Министерство здравоохранения разрешает выдавать электронные справки о пропуске карантина без физического посещения клиник.
- Медицинские работники имеют право выдавать электронные документы после дистанционных консультаций.
- Карантинные справки будут действительны в течение всего периода изоляции, подтвержденного органами здравоохранения.
- Выдавать такие документы могут только медицинские учреждения, включенные в реестр министерства.
- Правила предоставления отгулов в связи с карантином аналогичны тем, что применяются во время вспышек инфекционных заболеваний.
- Изменения, внесенные ранее, остаются в силе: документы должны быть связаны с официальными заявлениями о карантине.
При выходе из карантина сотрудники должны предоставить подтверждение даты его окончания. Электронные записи будут обновляться автоматически; бумажные копии больше не требуются, если только их специально не запрашивают.
- В документах, выданных в период карантина, должна быть четко указана причина.
- Продление срока допускается только при официальном продлении изоляции.
- Министерство запрещает вносить изменения в документы, если ошибки не подтверждены доказательствами.
После внесения изменений в процедуру для начисления заработной платы будут приниматься только документы, соответствующие новому формату. Медицинские учреждения должны строго следовать обновленным правилам выдачи.
Когда вступят в силу новые правила?
Обновленные правила вступают в силу с 1 июля 2025 года. С этой даты будут приниматься только электронные справки, а бумажные формы будут действительны только в исключительных случаях, таких как технические сбои или отсутствие доступа к централизованной базе данных.
Согласно нормативному документу, опубликованному ранее в 2024 году, все записи, связанные с нетрудоспособностью работника, включая периоды болезни, беременности, родов и карантина, теперь должны проверяться через единую цифровую платформу. Бумажные документы, если они используются, должны быть подтверждены официальной печатью и подписью, и только организациями, уполномоченными на работу с такими исключениями.
Переходный период для адаптации к обновленным процедурам заканчивается в декабре 2024 года. Любая ручная выдача после этого срока может рассматриваться как несоответствующая требованиям, если это не оправдано техническими или юридическими причинами. Ошибки в электронных формах исправляются эмитентом непосредственно в системе без повторного представления физических копий.
Лицам, ответственным за оформление больничных листов, следует ознакомиться с последними правилами, чтобы избежать ошибок и задержек. Рекомендуется регулярно проверять официальную базу данных на наличие аналогичных случаев, особенно в отношении болезней, родов или записей, связанных с карантином.
Эти изменения не затрагивают документы, выданные до 2020 года, которые остаются действительными в соответствии с прежними правилами. Документы, оформленные в переходный период, по-прежнему должны соответствовать процедурам проверки, предусмотренным действующей правовой базой.
Полезные документы по теме статьи
Чтобы свести к минимуму ошибки при выдаче и исправлении медицинских справок, обратитесь к официальному руководству, обновленному по состоянию на декабрь 2020 года. В них описаны процедуры работы с бумажными и электронными формами, особенно в период карантина.
Согласно правилам, действующим в 2020 году, медицинским учреждениям было разрешено выдавать электронные справки без бумажных дубликатов. Эта практика была расширена при определенных условиях, включая дистанционные консультации и подтвержденные контакты с инфицированными лицами.
В ситуациях, требующих исправления ошибок в выданных бланках, используйте официальный протокол исправления от Фонда социального страхования. В нем содержатся четкие инструкции по исправлению неточностей без повторной выдачи новой справки, что позволяет сохранить срок действия оригинального бланка.
Работодатели должны иметь доступ к актуальной базе данных электронных медицинских карт. Это обеспечит своевременную проверку выданных документов и поможет соблюсти правила оформления и продления документов при необходимости.
Дополнительные ресурсы включают:
- Приказ Министерства здравоохранения 925н о порядке выдачи и продления справок
- Инструкции Фонда социального страхования по исправлению ошибок в выданных бланках
- Нормативные документы, регулирующие выдачу справок в период карантина
- Разъяснения, касающиеся обязанностей работодателя при работе с бумажными и цифровыми сертификатами.
Убедитесь, что все действия соответствуют действующему законодательству и выполняются в установленных форматах, чтобы избежать юридических или зарплатных несоответствий. Не пытайтесь вносить изменения в официальные документы без соответствующих инструкций или вне утвержденных сроков действия.
Минздрав «усовершенствовал» порядок выдачи больничных листов
Проверяйте все записи в электронных сертификатах сразу после их получения, чтобы сократить количество исправлений. В соответствии с обновленной процедурой, введенной Министерством здравоохранения, с декабря вступили в силу несколько ключевых изменений.
- Теперь документы выдаются как в цифровом, так и в бумажном формате в зависимости от вида медицинской помощи — амбулаторной или стационарной.
- При выдаче документов на роды и послеродовое восстановление бланки должны быть заверены цифровой подписью или физической печатью медицинского учреждения.
- В случае обнаружения ошибок они могут быть исправлены только в сроки, установленные правилами выдачи, и требуют подтверждения лечащим врачом.
- Медицинские организации обязаны вносить все записи в единую информационную систему, бумажные формы допускаются только при отсутствии цифрового доступа.
- Все изменения вступают в силу независимо от места жительства пациента или местонахождения медицинской организации.
Во избежание задержек убедитесь, что все электронные записи сопоставлены с документами, удостоверяющими личность пациента, перед окончательной отправкой. Изменения, связанные с неправильными кодами диагноза или лечения, требуют полного переоформления и надлежащего документального подтверждения со стороны клиники.
Публикации и документы, аналогичные данному обновлению, см. непосредственно в официальных релизах министерства. Новый формат является обязательным и применяется ко всем случаям временной нетрудоспособности, в том числе связанным с беременностью, операциями или инфекционными заболеваниями.
Похожие публикации
Ознакомьтесь со следующими публикациями, чтобы понять, как работать с бумажными медицинскими справками в соответствии с действующими правилами: