Заказное письмо отличается от обычной корреспонденции тем, что оно регистрируется и может быть отслежено на всем пути до адресата. Получатель должен поставить подпись в специальном уведомлении, подтверждающем получение письма.
Бланк уведомления о вручении
Бланк уведомления о вручении письма выглядит следующим образом:
Бланк должен заполняться как отправителем, так и получателем. После доставки заказного письма, бланк возвращается отправителю и служит доказательством его получения. Подробную инструкцию по заполнению формы уведомления о вручении (форма 119) можно найти в нашей статье. Там же доступны для скачивания бланки форм 119 и CN07.
Категории заказных писем
Существуют два типа заказных писем:
- заказное письмо с уведомлением о вручении, которое оформляется в виде открытки у оператора. Уведомление будет возвращено отправителю с подписью получателя: его доставит почтальон или нужно будет забрать на почте;
- ценное письмо с описью вложения: отправка сопровождается документом, описывающим содержимое.
Сопроводительная документация к письмам помогает удостовериться в их доставке по указанному адресу.
Отправка писем с гарантией получения
Компания «Офисная Почта» предлагает клиентам отправлять заказные и ценные письма прямо из офиса, избегая очередей в почтовых отделениях. Наши преимущества:
- освобождаем клиентов от необходимости оформления сопроводительных документов в отделениях Почты России;
- соблюдаем все правила, установленные государственными службами для регистрации и отправки писем;
- берем на себя рутинные операции по пересылке заказной корреспонденции от юридических лиц;
- точно соблюдаем сроки по договору, не подводя партнеров.
Приглашаем к сотрудничеству руководителей организаций, ценящих деловой подход и удобство в выполнении ежедневных задач. Отправка всех писем из офиса стоит 2500 рублей в месяц.
Оформление заказного письма: образец и инструкции от Почты России
Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. Оно может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. В данной статье подробно описано, как отправить заказное письмо, в том числе — с уведомлением и с описью вложения.
Простые письма часто используются для обмена сообщениями между частными лицами. Обычное письмо в конверте или поздравительная открытка – это простая письменная корреспонденция. Для отправки достаточно опустить конверт в синий почтовый ящик Почты России. Максимальный вес такого отправления — не более 20 г. При отправке отправителю не выдается никаких подтверждающих документов (чек, квитанция). Если простое письмо будет утеряно, Почта России не несет ответственности за его утрату.
Регистрируемое письмо предназначено для пересылки важных документов, форм, квитанций и фотографий. Этот тип почтового отправления является регистрируемым, что означает его запись в системе и присвоение ему почтового идентификатора (трек-номера). Отправка осуществляется через оператора непосредственно в отделении Почты России. Стоимость немного выше, чем у обычной письменной корреспонденции, однако отправитель получает уверенность в том, что письмо будет доставлено адресату. Вручение регистрируемого письма осуществляется лично адресату под роспись. Максимальный вес не должен превышать 100 г. Если вес почтового отправления превышает 100 г, оно классифицируется как «бандероль».
Регистрируемое письмо может быть отправлено с уведомлением о вручении или без него. Если вам необходимо указать объявленную ценность или отправить письмо с описью содержимого конверта, нужно выбирать не регистрируемое, а ценное письмо.
Что такое «регистрируемое письмо с уведомлением о вручении»? Этот тип отправления предполагает, что письмо будет доставлено адресату как регистрируемое, то есть адресат получит его лично, а отправитель получит уведомление, подтверждающее получение письма. Таким образом, если вы хотите убедиться, что письмо получено адресатом, следует отправить регистрируемое письмо с уведомлением.
Важно помнить, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с письмом, а после получения корреспонденции получателем бланк возвращается отправителю. Таким образом, вы узнаете, что ваше письмо доставлено адресату или его представителю только спустя некоторое время.
Недавно у Почты России появилась услуга СМС-уведомления, которой можно воспользоваться. Стоимость одного СМС-сообщения составляет 10 рублей.
Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Ценное письмо предполагает указание отправителем объявленной ценности, поэтому такой тип корреспонденции и называется ценным. В случае повреждения или утери отправления, Почта России полностью или частично компенсирует объявленную ценность.
«Ценное письмо с описью вложения» означает, что содержимое отправления описывается отправителем в специальном бланке (форма 119). При получении ценного письма с описью, получатель вправе вскрыть конверт и проверить его содержимое на соответствие указанной описи в присутствии оператора.
Не забывайте, что при отправке ценной корреспонденции, конверт должен быть предоставлен оператору в открытом виде, чтобы сотрудник почты мог убедиться в соответствии вложения указанной описи.
Как отправить регистрируемое письмо
Отправить регистрируемое письмо можно в любом отделении Почты России. Процедура несложная и дополнительных бланков заполнять не нужно.
- Обратитесь к операционному окну в почтовом отделении и приобретите конверт нужного размера. Максимальный размер конверта — 229х324 мм, чуть больше формата А4.
- На конверте укажите индекс и адрес отправителя и получателя.
- Сообщите оператору о желании отправить регистрируемое письмо. После оплаты услуги вы получите чек с трек-номером, по которому можно отслеживать отправление до момента его вручения.
Как отправить регистрируемое письмо с уведомлением о вручении
Процедура отправки регистрируемого письма с уведомлением о вручении аналогична предыдущей. Единственное отличие — нужно заполнить дополнительный бланк «Уведомление о вручении» (форма 119), который можно бесплатно получить в почтовом отделении.
Пример заполнения этой формы приведен на картинке ниже. Для наглядности информация, которую необходимо указать отправителю, выделена красным цветом:
На лицевой стороне формы «Уведомление о вручении» следует указывать Ваши данные (имя, адрес, индекс), поскольку получателем данного уведомления будете именно Вы, а не адресат Вашего письма.
Как отправить ценное письмо с описью вложения
Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется аналогично оформлению обычной заказной корреспонденции. Единственное отличие состоит в том, что нужно будет дополнительно заполнить форму «Опись вложения» (форма 107). Этот бланк предоставляется бесплатно в отделении почты по запросу отправителя. Опись вложения является дополнительной услугой, которой вы можете воспользоваться по своему усмотрению.
Для отправки ценного письма с описью вложения необходимо указать все данные на конверте и заполнить две формы с описью вложения. Нужно заполнить именно два бланка, так как один остается у отправителя, а второй — у адресата. На основе этого документа получатель сможет проверить содержимое вашего отправления.
Пример заполнения формы 107 представлен на изображении:
При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложения предоставьте конверт оператору в незапечатанном виде. Оператор обязан проверить соответствие содержимого описи вложения.
Заказное письмо: сроки доставки и стоимость
Сроки доставки заказных писем аналогичны срокам пересылки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. Почта России имеет контрольные сроки, на которые стоит ориентироваться. Подробнее об этом я уже писал в статье про отправку посылок наложенным платежом. Если вы хотите, чтобы ваша письменная корреспонденция дошла быстрее, отправляйте её 1 классом. Этот способ наиболее актуален для отправлений между населенными пунктами с авиасообщением. В пределах одного города или области отправка 1 классом не всегда целесообразна.
Что касается стоимости отправки заказного письма, цена зависит от множества факторов: веса, наличия уведомления, описи вложения и других. Подробную информацию смотрите на официальном сайте Почты России.
* Вес простого письма может превышать 20 г, но не должен быть больше 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса взимается дополнительная плата.