Издайте распорядительный документ в последний рабочий день или не позднее следующего календарного дня после окончательного присутствия сотрудника на рабочем месте. Этот срок имеет юридическое значение и связан с начислением заработной платы и окончательными расчетами, которые не могут быть проведены без официального документа, подтверждающего окончание трудовых отношений.
Некоторые организации пытаются обойтись без своевременного оформления документов, но это приводит к рискам при проведении трудовых проверок и начислении заработной платы. Дата подписи на распоряжении должна совпадать с фактической датой последнего выхода на работу, зафиксированной в системе учета рабочего времени и в журнале учета заработной платы.
Если сотрудник отсутствует или находится в отпуске, HR-специалист должен скорректировать дату приказа, чтобы отразить реальную дату прекращения исполнения обязанностей. Любое несоответствие между фактическими и документально подтвержденными данными создает юридические основания для исков о восстановлении на работе или штрафов в ходе проверок.
Чтобы избежать ошибок, скачивайте готовые образцы и используйте утвержденные шаблоны, проверенные юрисконсультами. Отдел кадров не может работать без четких процедур оформления приема на работу, так как это влияет на внутренний документооборот, отчетность и статус записей в электронной системе управления персоналом.
Документ должен быть подписан уполномоченным руководителем и зарегистрирован в системе внутреннего документооборота. HR-специалисты не должны полагаться на устные договоренности или неформальное общение — директива является ключевым элементом среди выходных документов, без которого невозможно правильно оформить увольнение в личных делах.
Ответ
Документация должна быть подготовлена и подписана не позднее последнего рабочего дня сотрудника. Специалист по персоналу отвечает за оформление итогового распорядительного акта, подтверждающего прекращение трудовых отношений.
Без своевременного оформления этого документа невозможно завершить записи в системе управления персоналом или рассчитать компенсацию. Отсутствие такого документа может привести к ошибкам при оформлении заработной платы, пособий и налоговой отчетности.
Сотрудникам HR-службы следует опираться на заранее утвержденные шаблоны и внутренние образцы документов об увольнении. Эти образцы можно использовать повторно или изменять в зависимости от ситуации.
Для тех, кто занимается кадровой работой, мы рекомендуем иметь набор готовых форм. Практические примеры документов об увольнении, включая подробные формулировки и макеты, можно скачать из проверенных внутренних систем или профессиональных HR-платформ.
Координаторам персонала не стоит откладывать этот процесс, особенно в случаях, когда речь идет о взаимном согласии или сокращении штата. Такие случаи требуют точного фиксирования оснований, дат и ссылок на подтверждающие документы, без которых невозможно действовать дальше.
Правильное ведение документации позволяет HR-команде беспрепятственно управлять процессом увольнения и обеспечивать соблюдение местных трудовых кодексов. Итоговые документы должны содержать ссылки на трудовой договор, внутренние кодексы и любые другие корпоративные директивы, без которых невозможно продолжение рабочего процесса.
В системе «Кадры» можно скачать образцы документов, без которых ни один HR-специалист не сможет справиться с работой.
В системе Kadry вы можете скачать готовые шаблоны документов, необходимых для проведения процедуры увольнения сотрудников. Каждый HR-специалист должен иметь доступ к правильно оформленным образцам уведомлений об увольнении, изменений в трудовую книжку и внутренних служебных записок, чтобы обеспечить соблюдение требований.
Система содержит проверенные шаблоны для составления уведомлений об уходе сотрудников, документации по окончательному начислению заработной платы и служебных записок по внутреннему согласованию. Без этих материалов отдел кадров рискует столкнуться с задержками и процедурными ошибками при увольнении сотрудников.
Загружаемые формы в системе Kadry охватывают контрольные списки личных дел сотрудников, обновления штатного расписания и сопутствующие кадровые документы. Эти файлы помогают отслеживать выполнение формальностей и вести документацию, пригодную для аудита.
Ни одна HR-команда не сможет эффективно работать без доступа к этим формам. Система Kadry предоставляет структурированные наборы документов, которые устраняют несоответствия и снижают риски недопонимания в процессе увольнения сотрудников.