Государственные работодатели должны обеспечить надлежащее управление документами, касающимися зарплат и должностей сотрудников, соблюдая установленные правила хранения и поиска. Хранение таких документов — от налоговых справок до отчетов о доходах — играет ключевую роль в выполнении обязательств, определенных законом. Сотрудники государственной службы обязаны строго соблюдать правила хранения всей документации о личных доходах, включая ведомости о зарплате, контракты и справки о налогооблагаемом доходе.
Согласно правилам, работодатель обязан хранить эти материалы не менее 5 лет после года создания документа, особенно если они касаются нынешнего или бывшего сотрудника. Федеральная архивная служба (Росархив) определила конкретные правила хранения кадровых документов, включая сведения об обязанностях, компенсациях и должностных назначениях. Работодатели должны хранить такие документы в упорядоченном виде, обеспечивая их доступность для любых будущих справок или аудиторских проверок.
Кроме того, все сотрудники, включая выборных должностных лиц, таких как депутаты, должны знать о юридической важности этих документов. Если такие документы хранятся неправильно или не соответствуют официальным требованиям, это может привести к последствиям, связанным с соблюдением нормативных требований или налоговых обязательств. Кроме того, сотрудники должны быть проинформированы о своем праве на доступ к такой информации в случае необходимости, в соответствии с законами о конфиденциальности личных и финансовых данных.
В некоторых случаях документы должны храниться дольше, если они связаны с текущими спорами или процессами проверки. Работодатели также должны предоставлять сотрудникам возможность доступа к своим документам, таким как справки о зарплате и истории должностей, если это необходимо для целей налогообложения или проверки будущего трудоустройства. Тщательное ведение таких документов может предотвратить осложнения при проверке прошлых заработков, особенно для должностей с меняющимися со временем ставками оплаты.
Документы, требуемые от работников государственного сектора для отчетности о доходах
Работники государственного сектора обязаны представлять специальные документы для точной отчетности о доходах. Эти документы должны храниться в соответствии с установленными протоколами, чтобы обеспечить соблюдение правовых обязательств. Ниже приведен список основных документов, которые должны представлять муниципальные служащие:
1. Документы, удостоверяющие личность
Работники должны предоставить действительные документы, удостоверяющие личность и подтверждающие их персональные данные. К таким документам относятся, в частности, паспорт, национальное удостоверение личности или карта резидента, которые должны быть актуальными. Также необходимо предоставить свидетельство о муниципальной регистрации работника, в котором указано его текущее место жительства в соответствующем местном органе власти.
2. Трудовые книжки и должностные инструкции
Необходима документация с подробным описанием должностных обязанностей сотрудника и его классификации. К ним относятся контракты или приказы, указывающие на их положение в муниципальной структуре, а также подробное описание функций и обязанностей, за которые они отвечают. В случае временных или контрактных должностей эти документы должны отражать конкретный период работы, который не может превышать установленный срок.
Представление этих документов крайне важно, поскольку они позволяют правильно оценить уровень дохода и налоговые обязательства. Кроме того, это помогает прояснить характер любых возможных дополнительных компенсаций, таких как пособия на питание или жилищные субсидии, чтобы обеспечить точное отражение общего заработка.
3. Отчетность о расходах и активах
От государственных служащих может потребоваться отчет о любых расходах, связанных с их работой, включая командировочные расходы, расходные материалы или другие расходы, связанные с работой. Документация, подтверждающая эти расходы, например квитанции, счета или официальные журналы расходов, должна храниться и представляться для проверки. В случаях, когда у сотрудника есть личная или муниципальная собственность, необходимо также ежегодно обновлять записи об имуществе, указывая все владения и активы, связанные с его должностью.
4. Соблюдение правил хранения документов
Документы, связанные с работниками бюджетной сферы, должны храниться в соответствии с законодательством, в частности в отношении сроков хранения документов для муниципальных служащих. Документы, касающиеся доходов и обязательств работника, должны храниться не менее пяти лет, как это предусмотрено федеральным постановлением от 12.11.2018. Эти документы должны быть доступны для возможных проверок или проверок уполномоченными органами, такими как Федеральная архивная служба (Росархив), которая следит за сохранностью и хранением такой информации.
Несоблюдение требований или неправильное оформление документов может привести к санкциям или штрафам в отношении сотрудника и соответствующего муниципалитета. Кроме того, персональные данные должны надежно храниться для предотвращения несанкционированного доступа в соответствии с законами о защите персональных данных.
5. Специальная отчетность для некоторых муниципальных должностей
Для некоторых должностей в государственном секторе может потребоваться дополнительная документация, особенно для должностей, связанных с конфиденциальными финансовыми обязанностями. Сотрудники, занимающие такие должности, как финансовые работники, распорядители бюджета или аудиторы, должны предоставлять подробные отчеты о своих финансовых операциях и бюджетных ассигнованиях, а также раскрывать информацию о конфликте интересов. Для этих должностей также может потребоваться более частое обновление информации, включая обзоры или отчеты раз в два года, чтобы обеспечить прозрачность и соответствие муниципальным нормам.
Документы работодателя и нанимающей стороны: Обязанности и хранение
Работодатели обязаны хранить всю документацию, связанную с персоналом, в соответствии с установленными правилами. Согласно российским федеральным нормам, срок хранения документов, связанных с приемом на работу, выполнением должностных обязанностей и обязанностями работника, должен соответствовать требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. Все документы должны храниться не менее 50 лет, если не указано иное.
Хранение документации по сотрудникам
При приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан обеспечить хранение всех документов, связанных с оформлением сотрудников, включая персональные данные, договоры и документы, связанные с налогообложением. Срок хранения таких документов, включая данные о заработной плате и отчеты о вознаграждении сотрудников, регулируется федеральным законодательством, которое четко предписывает хранить их не менее пяти лет. Эти документы должны надежно храниться в физической или электронной форме, в зависимости от характера материалов, и должны быть доступны для проверки в случае необходимости.
Кроме того, необходимо сохранять все ответы и сообщения сотрудников об изменениях в трудовом статусе, оплате труда и персональных данных. Эти документы часто рассматриваются в ходе проверок государственными органами, такими как Росархив, и должны соответствовать требованиям, установленным в федеральных постановлениях и приказах, в частности в постановлении от 12.11.2018. Работодатели должны обеспечить хранение всей официальной переписки с сотрудниками, включая любые разъяснения или корректировки, связанные с договорами на оказание услуг, в соответствии с этими правилами.
Обязанности работодателя по управлению документами
Работодатели должны вести точный учет работы каждого сотрудника, включая, помимо прочего, платежные реквизиты, результаты работы и вопросы, связанные с налогообложением. Эти данные должны храниться в течение установленного срока, а их копии — в упорядоченном и доступном виде. Особые правила существуют в отношении хранения налоговых документов, таких как ведомости начисления заработной платы и трудовые договоры, которые должны регулярно обновляться и быть доступными для возможных государственных проверок.
Записи также включают в себя журналы изменений статуса сотрудника, таких как продвижение по службе или увольнение, которые должны оформляться в соответствии с политикой официальной нанимающей стороны. Работодатели обязаны обеспечить надежное хранение и доступность всей документации, включая подписанные соглашения и служебные записки, для проверки уполномоченными организациями, в том числе налоговыми органами, и хранить ее в течение установленного законом минимального срока.
Журналы регистрации и учета: Практика хранения
Хранение регистрационных и бухгалтерских журналов регулируется специальными законами, которые определяют продолжительность и способ хранения. Законодательная база обеспечивает надежное хранение документов, связанных с должностями и доходами сотрудников. Согласно постановлению РФ от 12.11.2018, некоторые виды журналов должны вестись в течение определенного срока, особенно те, что касаются муниципальных служащих и депутатов.
Чиновники и муниципальные служащие должны придерживаться следующих правил хранения:
- Документы должны храниться в соответствии с рекомендациями Росархива, обеспечивая доступ к ним для проведения проверок и других юридических процессов.
- Документы, содержащие персональные данные сотрудников, должны храниться отдельно, в соответствии с законодательством о защите персональных данных, и доступ к ним должен быть ограничен только уполномоченным персоналом.
- Документы, касающиеся обязанностей и заработной платы сотрудников, должны храниться не менее 5 лет после окончания соответствующего периода службы.
- Документы должны храниться в архиве таким образом, чтобы их можно было извлечь в случае проверки или инспекции со стороны государственных органов.
- Журналы, связанные с муниципальными должностями, должны храниться в соответствии с постановлениями местных органов власти, обеспечивая надлежащее документирование любых изменений в обязанностях или окладах.
Хотя практика хранения документации может варьироваться в зависимости от конкретной роли, занимаемой должности и местного законодательства, очень важно, чтобы работники и работодатели соблюдали установленные сроки хранения, чтобы избежать юридических осложнений. Например, если муниципальный служащий меняет свою должность или обязанности, соответствующие документы должны храниться в архиве в течение определенного периода после перехода.
Несоблюдение правил хранения документов может повлечь за собой штрафные санкции, предусмотренные российским законодательством, особенно в сфере противодействия коррупции. Кроме того, конкретные документы, связанные со службой государственного служащего, должны храниться в течение длительного периода времени в соответствии с требованиями, установленными соответствующими федеральными органами.
Таким образом, важно, чтобы все регистрационные и учетные журналы хранились в установленные сроки и были надежно защищены в соответствии с федеральными и муниципальными нормативными актами.
Рекомендации Росархива по срокам хранения антикоррупционных документов
Росархив предписывает хранить документы, связанные с противодействием коррупции, в частности документы, касающиеся муниципальных служащих и должностных лиц, в соответствии с установленными сроками хранения. К таким документам относятся, в частности, декларации о доходах, антикоррупционные отчеты и другие соответствующие персональные данные работников, занимающих муниципальные должности.
Срок хранения таких документов регулируется следующими рекомендациями:
- Документы, связанные с декларациями о доходах и имуществе муниципальных служащих, должны храниться не менее 5 лет. К ним относятся как оригиналы, так и копии представленных деклараций.
- Документы по антикоррупционному обучению, включая сертификаты, журналы и записи с семинаров, должны храниться в течение 3 лет.
- Отчеты о потенциальных конфликтах интересов, а также документы, связанные с расследованием фактов коррупции, должны храниться не менее 10 лет.
- Все документы, касающиеся личных доходов муниципальных служащих, включая налоговые декларации, зарплаты и пособия, должны храниться не менее 6 лет после прекращения трудовых отношений.
- Документы об антикоррупционных инициативах и расследованиях в отношении членов муниципальных советов, депутатов и других должностных лиц должны храниться не менее 8 лет.
Важно, чтобы эти документы хранились в организованном и доступном виде. Они должны храниться в безопасном месте, чтобы предотвратить несанкционированный доступ, особенно к конфиденциальной информации. Государственные служащие обязаны следить за тем, чтобы ни один документ не был выброшен до истечения срока его хранения. Все документы должны быть доступны для проведения аудита, инспекций или юридических расследований в случае необходимости.
Росархив также советует хранить все соответствующие документы, в том числе связанные с доходами, даже если государственный служащий сменил должность или покинул муниципальную службу. Это гарантирует, что документы останутся доступными для проверки в случае будущих запросов или расследований. Кроме того, любые документы, связанные с предотвращением коррупции, должны надлежащим образом храниться и обеспечивать сохранность в течение всего срока хранения, даже если они были собраны предыдущим работодателем или руководящим органом.
Несоблюдение этих сроков хранения может привести к юридическим последствиям или нанести ущерб интересам муниципалитета. Таким образом, все ведомства и организации должны следовать рекомендациям Росархива по хранению информации, чтобы предотвратить нарушения и обеспечить целостность антикоррупционной деятельности на муниципальных должностях.
Порядок хранения деклараций о доходах, расходах и имуществе муниципальных служащих
Хранение документов, связанных с доходами, расходами и имуществом муниципальных служащих, должно осуществляться в строгом соответствии с установленными работодателем сроками. К таким документам относятся личные заявления, справки и декларации об имуществе, которые должны надежно храниться в течение определенного срока, как указано в статье 252. Такие документы должны оставаться в целости и сохранности даже после того, как сотрудник освободил должность или уволился со службы.
Сроки хранения документов
Муниципальные служащие обязаны следить за тем, чтобы все документы, включая записи о доходах и расходах, хранились в соответствии с установленными сроками. Эти сроки устанавливаются с целью обеспечения сохранности как личной, так и служебной информации. При увольнении или переводе на другую работу такие документы должны храниться под контролем работодателя в течение определенного срока, как правило, в соответствии с правилами, установленными Росархивом. Все документы должны быть доступны и упорядочены даже после окончания срока службы сотрудника.
Протоколы хранения и доступа
Все документы, связанные с доходами, личными расходами и декларациями об имуществе, должны быть надлежащим образом заархивированы и храниться в соответствии с правилами прохождения муниципальной службы. Они должны быть доступны для изучения уполномоченными лицами или органами, а ответственность за обеспечение их доступности лежит на работодателе. Это обеспечивает прозрачность и надлежащий контроль за возможными конфликтами интересов или сокрытием имущества. В случае замены или перестановки персонала новый сотрудник обязан соблюдать существующие процедуры, обеспечивая преемственность и надлежащее обращение с такими документами.