Написание заявления может потребоваться в различных ситуациях — при устройстве на работу или увольнении, при оформлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. В данной статье мы рассмотрим типовую структуру заявления и общие правила его оформления.
Как правильно оформить реквизиты и текст заявления?
Заявление обычно составляется в произвольной форме, явно устанавленной нормативными актами предприятия. Можно написать его от руки или набрать текст на компьютере и распечатать на листе А4. Однако следует помнить, что заявление является документом, правовую силу которому придают оформление, обязательные реквизиты и определенная структура. Каждый сотрудник должен знать, как правильно составить заявление, чтобы быть уверенным в том, что его обращение будет рассмотрено.
- Данные об адресате и заявителе (так называемая «шапка»).
- Название документа.
- Формулировка просьбы или предложения.
- Дата подачи.
- Подпись заявителя.
Как правильно оформить «шапку» в заявлении
‘Шапка’ представляет собой информацию о получателе, то есть о том, кому адресован данный документ, и информацию о заявителе — авторе документа. ‘Шапку’ размещают в правом верхнем углу документа. Заявление является официальным документом. Поэтому информация о получателе должна быть полной:
- должность получателя;
- название организации;
- фамилия, имя, отчество получателя.
Имя и должность записываются в дательном падеже (отвечают на вопрос ‘Кому’).
Если заявление написано сотрудником организации, то в информации о заявителе нужно указать должность, фамилию и инициалы. Когда документ составляет кандидат на вакансию при трудоустройстве, то указывается только фамилия и инициалы. Должность, на которую претендует соискатель, будет упомянута в основном тексте. Как правило, перед информацией о заявителе ставится предлог ‘от’, согласно правилам русского языка.
Как правильно написать наименование документа
Наименование — необходимое условие. Требования о том, как заполнить обязательные реквизиты, определены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно им, наименование следует писать заглавными буквами посередине строки с отступом от шапки на 1-2 интервала. Поскольку наименование является заголовком, точка после него не ставится.
Корректное написание основной части заявления
Этой части текста придана первая строка, которая будет выделена красной цветом. Основная цель делового документа, как правило, заключается в том, чтобы выразить просьбу. Поэтому начало основной части должно быть отмечено словом «Прошу». Если ваша просьба стандартная и связана с регулярными плановыми событиями, например, с запросом на ежегодный отпуск, то нет необходимости ее обосновывать. Достаточно указать даты начала и окончания отпуска. Законодательство не содержит особых правил по оформлению заявления на отпуск.
Пример основной части заявления
В случае, если ваша просьба связана с нестандартным событием, например, с запросом на внеочередной отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам, следует объяснить причины и, в некоторых случаях, приложить соответствующие документы и ссылаться на них в основной части текста.
Пример заявления о предоставлении одного дня за свой счет
Основной текст можно написать самостоятельно. Однако, требования к стилю изложения должны соответствовать общим правилам деловой документации:
Иногда работник может столкнуться с ситуацией, когда его просьба может нарушить планы производства. В таких случаях необходимо более подробно описать причины, вызвавшие эту просьбу. От этого будет зависеть, согласится ли работодатель положительно отреагировать на заявление сотрудника.
Пример заявления об установлении режима неполного рабочего времени
Как правильно указать дату в заявлении
Дата подачи заявления обычно указывается сразу после основной части и выравнивается по левому краю. Можно использовать один из двух форматов представления даты:
- ДД.ММ.ГГГГ;
- ДД месяц ГГГГ.
Как поставить подпись под заявлением
Обязательная часть заявления — подпись заявителя. Если заявление не будет подписано, оно не будет иметь никакой юридической силы, и адресат не будет обязан на него реагировать. Подпись должна быть сделана от руки, использование факсимильного оттиска запрещено. Кроме того, после подписи необходимо указать фамилию и инициалы заявителя.
В Системе Кадры вы найдете образцы заявлений на любой случай из области кадрового делопроизводства. Активируйте бесплатный доступ на три дня, чтобы загрузить все нужные образцы >>>