На практике часто возникает вопрос, как взять отгул (день) в счет отпуска. Однако в Трудовом кодексе нет такого понятия, как «отгул». Это разговорное понятие, обычно обозначающее день-два отпуска вне графика.
Дни в счет отпуска
У работника может возникнуть ситуация, когда ему необходимо взять один или два дня, свободных от работы, для решения неотложных дел. В этом случае можно воспользоваться отпуском за свой счет. В некоторых ситуациях работодатель не имеет права отказать, например, на свадьбу, рождение ребенка или похороны близкого родственника.
Советуем вам ознакомиться с нашими статьями «Положен ли отпуск при рождении ребенка» и «Как взять отпуск на свадьбу», чтобы узнать, в каких случаях положен неоплачиваемый отпуск.
Если у сотрудника есть дни оплачиваемого основного или дополнительного отпуска, он может попросить начальника отпустить его на пару дней в счет этого отпуска. В таком случае:
- работник уйдет в отпуск вне графика отпусков;
- данный отпуск будет оплачен.
Может ли быть оплачиваемый отгул по договоренности
Иногда начальник и подчиненный устно договариваются, что в сложный для компании период работник перерабатывает свою норму рабочего времени, а потом берет отгул за это время. Однако такие переработки и договоренности нигде не фиксируются.
Впоследствии может случиться так, что начальник откажется от своих слов и может даже поставить прогул за невыход. Доказать обратное будет сложно, так как отгул не был оформлен документально.
Как правильно оформить отгул в счет отпуска: составление заявления
Статья 125 Трудового кодекса разрешает делить отпуск на части, но с определенными условиями.
Из анализа статьи можно сделать вывод, что даже один день отпуска может быть использован работником в другое время.
Процедура оформления начинается с заявления.
Как оформить документ?
Заявление должно быть оформлено по правилам делопроизводства, чтобы директор четко понял, чего хочет работник: оно должно быть структурировано и дополнено необходимыми документами. Обязательной формы для заявлений нет, его можно составить по форме отдела кадров или в свободном стиле. Структура заявления следующая:
- шапка;
- общая часть;
- просительная часть.
- ФИО и должность руководителя (адресат);
- ФИО, должность и структурное подразделение сотрудника (адресант).
В общей части указываются обстоятельства, вынуждающие сотрудника взять отгул. В просительной части излагается просьба о предоставлении оплачиваемого отгула.
Заявление подписывается сотрудником и датируется. В зависимости от обстоятельств, к заявлению прикладываются соответствующие документы (в копиях), например:
- свидетельство о рождении ребенка или о регистрации брака;
- пенсионное удостоверение или справка об инвалидности;
- документ о вызове в другую организацию (расписка Росреестра на получение документов, просьба прийти в школу к ребенку и т. п.).
Скачать образец заявления на отгул в счет отпуска можно здесь.
Вопрос начисления 13-й зарплаты нередко волнует сотрудников государственных учреждений.
В случае ликвидации организации работникам положены компенсации. Подробную информацию можно найти здесь.
Заработная плата сотрудников, работающих по сменному графику, рассчитывается по специальной схеме. Подробности читайте в нашей статье.
Как подать документы начальству?
Заявление следует составить в двух экземплярах, один из которых зарегистрировать у секретаря или кадровика и оставить у себя. Второй экземпляр с приложенными документами нужно передать в отдел кадров или секретарю.
Наилучшим вариантом будет передать заявление лично директору, чтобы сотрудник сразу узнал решение о предоставлении отгула.
Важно: нельзя использовать отгул, пока заявление не подписано, так как отсутствие на работе без оснований может быть расценено как прогул.
Как оформить отгул в случае срочной ситуации?
Коллега рассказала историю, произошедшую с ней на прошлой работе. Она преподавала на платных курсах, и прямо перед занятием ей позвонили соседи, сообщив, что в её квартире прорвало кран и началось затопление. В квартире в это время находились пожилые родители, которые не могли справиться с проблемой.
Коллега попросила начальство отпустить её домой, но ей ответили, что по правилам отменить занятие за несколько часов невозможно. В итоге она договорилась с соседями о помощи, провела занятие и приехала домой только через пару часов после начала потопа.
В трудовом кодексе, насколько я понимаю, не упоминаются отгулы подобного рода. Однако всякое может случиться: пожар, травма у пожилого родственника или ребенка. Кажется, что всегда можно договориться с руководством и попросить коллег о подмене. Но как официально регулировать такие ситуации, не полагаясь на понимание работодателя?
Графики отпусков во многих организациях составляют заранее, и изменить свои планы после их согласования нельзя. Иногда руководство не одобряет даже выходные за свой счет.
Запланировать и уместить свою жизнь в положенные по закону дни отдыха бывает сложно. Поэтому сотрудникам приходится искать способы решать личные дела и сохранять работу. Расскажу, как и когда можно законно отлучаться на несколько часов.
Я заработала 100 000 рублей на Tinkoff Black
Узнайте, как повторить этот опыт и оформить карту
Когда могут уволить за отсутствие на работе
Если сотрудника не было на рабочем месте без уважительной причины более четырёх часов подряд или в течение всей рабочей смены, это прогул. Будет ли такой пропуск считаться нарушением трудовой дисциплины, зависит от причины отсутствия на работе. Однако в законе нет критериев уважительности — работодатель определяет их сам. Поэтому возникают споры, которые иногда решаются только в суде.
За прогул руководство может применить дисциплинарное взыскание: объявить замечание, выговор или даже уволить. Если дело дойдёт до суда, работодатель будет доказывать, что наказание соответствует тяжести проступка и процедура наложения взыскания проведена без нарушений.
Чтобы законно уволить сотрудника за прогул, работодатель должен:
- Письменно зафиксировать отсутствие сотрудника на работе более четырёх часов подряд или всю короткую смену: составить акт, указав в нём дату и время отсутствия, подтверждённое свидетелями из числа коллег. Если сотрудник успел вернуться на работу до истечения четырёх часов, уволить его нельзя. Но можно сделать замечание или выговор, а затем не назначить премию и выплатить только оклад.
- Попросить сотрудника написать объяснительную и дать на ответ минимум два рабочих дня. Затем оценить причину отсутствия на работе. Если сотрудник отказывается предоставить объяснительную, необходимо составить акт об этом.
- Рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания необходимо в течение месяца с момента обнаружения проступка. Этот срок может быть продлен на период болезни или отпуска: увольнение работника в это время недопустимо. Специальная комиссия, состоящая из сотрудников организации, должна объективно оценить ситуацию, хотя обычно её решения склонны угождать руководству.
- Принять решение о наказании и издать соответствующий приказ. Это обязан сделать руководитель. Ознакомить работника с документом под подпись нужно в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказался, нужно составить акт об отказе.
- Издать приказ об увольнении и ознакомить с ним сотрудника под подпись. В случае отказа работника подписать документ, сделать соответствующую отметку в приказе.
Дисциплинарное взыскание можно оспорить в службе по труду и занятости или в комиссии по трудовым спорам, хотя последняя формируется работодателем из тех же сотрудников, которые принимали решение о наказании.
Трудовая инспекция может провести внеплановую проверку работодателя и обязана отреагировать на обращения о нарушениях. Ее цель — проверить наличие всех актов и приказов и удостовериться в законности процедуры увольнения.
Если работодатель подготовил все документы, оспаривание увольнения возможно только в суде. Иногда это удается не с первого раза.
- Например, кладовщица стоматологии из Южно-Сахалинска договорилась с главврачом об отгуле 30 сентября. Начальника склада женщина предупредила через «Вотсап», так как не смогла дозвониться.
- Сотрудница не стала уточнять, что ей нужно сидеть с внуками, родители которых заболели коронавирусом. Коллеги знали о её планах и не возражали. Когда она вышла на работу 1 октября, её попросили написать объяснительную. Больше никаких документов ей не предлагали, а 22 октября предоставили два приказа на выбор: об увольнении по собственному желанию или за прогул. В итоге её уволили за прогул.
- Представители поликлиники в суде пояснили, что сотрудников отпускают на несколько часов по устной просьбе, а на весь день — только по приказу. Приказ для кладовщицы не составляли, следовательно, её отсутствие на работе посчитали прогулом. У руководства были документы по дисциплинарному взысканию: докладная начальника, акт об отсутствии, уведомление о необходимости написать объяснительную и сама объяснительная.
- По правилам внутреннего трудового распорядка больницы сотрудники обязаны сообщать руководителю причину своего отсутствия на работе. Женщина этого не сделала. Хотя приказ о дисциплинарном взыскании ей не показали, суд признал увольнение законным.
- Отменить решение и признать увольнение незаконным удалось только на втором суде, благодаря вмешательству прокурора.
Можно ли взять отгул в счет отпуска
Согласно трудовому кодексу, работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исчисляемый в календарных днях. Отпуск может быть основным для всех работников и дополнительным для отдельных категорий сотрудников.
Трудовой кодекс не запрещает переводить дни отпуска в часы. Однако работодатели редко соглашаются на это, так как обязаны выплатить отпускные за три рабочих дня до начала отпуска. В случае экстренного отпуска, да еще и в часах, у организации возникают дополнительные хлопоты.
Работник может попросить отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Стороны сами договариваются о его продолжительности. Кодекс не устанавливает, что неоплачиваемый отпуск можно брать только в днях — указано лишь максимальное количество дополнительных дней отдыха для отдельных категорий работников.
Работодатель, идущий навстречу сотрудникам, может принять заявление об отпуске в часах и оформить приказ позже, когда сотрудник вернется на рабочее место.
Казалось бы, нужно отлучиться — просто берешь отпуск за свой счет в часах. Работодатель при этом экономит на зарплате и не сталкивается с нарушениями трудовой дисциплины, а сотрудник занимается своими делами, не опасаясь увольнения. Однако, работодатель не обязан предоставлять отпуск без сохранения зарплаты. Отказ невозможен только в следующих случаях:
- Участникам Великой Отечественной войны.
- Пенсионерам по старости, которые продолжают работать.
- Родителям и супругам военнослужащих и сотрудников государственных учреждений, погибших или умерших в результате ранения при исполнении служебных обязанностей.
- Людям с инвалидностью, которые продолжают работать.
- Работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника.
Отгул в счёт отпуска: как предоставить и оплатить
Из этой статьи вы узнаете, можно ли брать отгул в счёт отпуска и как оформить процедуру, чтобы избежать негативных последствий для работодателя. Образцы документов от экспертов помогут с оформлением, а подсказки — с выбором удобного варианта использования отгулов в счёт неиспользованного отпуска.
- Что такое отгулы в счёт очередного отпуска
- Как оформить отгул в счёт отпуска
- Заявление на отгул в счёт отпуска
Что такое отгулы в счёт очередного отпуска
Если работник хочет взять отгул в счёт отпуска, это означает, что он не выйдет на работу в определённый день, но в табеле работодатель отметит его присутствие. В этом случае работник вернётся из ежегодного отпуска на день раньше или уйдёт отдыхать позже, чем указано в приказе.
Если работодатель соглашается предоставить работнику отгул в счёт отпуска, это нарушает закон. В Трудовом Кодексе или других нормативных правовых актах возможность предоставления отгула в счёт будущего отпуска не предусмотрена.
Риски для работника заключаются в том, что в день отгула в счёт отпуска его могут уволить за прогул. Конечно, если удастся доказать, что отсутствие было согласовано с начальником, суд, вероятно, отменит увольнение (определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 22.06.2020 № 13-КГ20-1-К2). Работодатель также рискует. Во-первых, он оформляет сотруднику отдых, о котором нет упоминания в Трудовом Кодексе. Во-вторых, он отвечает за сотрудника в дни, которые по табелю считаются рабочими. Это может вызвать проблемы.
Статья по теме в журнале «Кадровое дело»: Работник просит отгул. Как действовать кадровику >>>
Как оформить отгул в счёт отпуска
Что делать, если работник спрашивает, можно ли взять отгул в счёт отпуска? Отвечайте, что формально это невозможно, но есть способы отпустить его на день или несколько дней законно. Подобрать оптимальный вариант помогут следующие подсказки. Оплата отгула в счёт отпуска зависит от того, каким способом он будет оформлен. Например, отгулы за работу в праздники, выходные или сверхурочную работу не оплачиваются. А вот отпускные сотрудник получит из расчёта среднего заработка за расчётный период.
Ежегодный отпуск
Так как Трудовой Кодекс не позволяет предоставлять отгул в счёт отпуска, предложите работнику оформить ежегодный или дополнительный отпуск (если он у него есть) на тот день, когда ему нужно отсутствовать. Этот вариант подойдет, если удастся оформить приказ и оплатить отпускные минимум за три дня до начала отпуска. Также понадобится заявление от сотрудника, если отпуск не по графику.
Отгул или выходной
Вы можете предоставить работнику отгул, если он трудился сверхурочно, в выходные или праздничные дни. Это возможно, если сотрудник предпочёл дополнительный выходной в качестве компенсации за работу. За сверхурочную работу предоставляется отдых не меньшей продолжительности, чем отработанное время, а за работу в выходной или праздник – не менее одного дня, даже если сотрудник работал всего несколько часов (ст. 152, 153 ТК). Также работник может получить отгул, если сдавал кровь (ч. 1, 2, 4 ст. 186 ТК).
Рекомендация по теме в Системе Кадры: Как предоставить отгул за работу в выходные и праздничные дни >>>
Если сотрудник не перерабатывал и не сдавал кровь, вы можете предоставить ему дополнительный выходной с оплатой по среднему заработку. Чтобы процедура была легальной, необходимо прописать порядок и условия предоставления такого выходного в ПВТР или коллективном договоре. Такие дополнительные выходные можно устанавливать ежегодно без привязки к какому-либо событию. Например, сотрудник может взять два дополнительных выходных дня в год.
Рекомендация по теме в Системе Кадры: Может ли работодатель сделать 1 сентября выходным днем для всех сотрудников, у которых дети идут в школу >>>
Отпуск без сохранения заработной платы
Если работник подал заявление на отгул в счёт будущего отпуска, но работодатель отказался предоставить оплачиваемый день, как в предыдущих примерах, предложите ему отпуск без сохранения заработной платы.
Обратите внимание на причину, по которой работник просит отгул в счёт отпуска. Возможно, он вступает в брак, у него родился ребёнок или ему нужно на похороны близкого родственника. В таком случае нельзя отказать в отпуске без оплаты до 5 календарных дней (ст. 128 ТК). Также в статье 128 ТК указаны категории работников, которым нельзя отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в пределах установленных дней.
Кому и на какой срок предоставляется отпуск за свой счёт: памятка от Системы Кадры
Заявление на отгул в счёт отпуска
Основанием для отсутствия работника будет заявление и приказ. Заявление на отгул в счёт отпуска с формулировкой: «Прошу предоставить отгул в счёт отпуска» рекомендуется брать только в том случае, если не будут оформляться другие документы, и с работником согласовано его отсутствие. В таком случае приказ об отгуле в счёт отпуска не требуется. Однако это может быть рискованным, как упомянуто выше. Но такое заявление с визой директора может впоследствии стать аргументом для работника в случае конфликта с начальством из-за его отсутствия.
Заявление на отгул в счёт отпуска
Образцы заявлений для предоставления отгула в счёт отпуска другими способами можно скачать в Системе Кадры:
Положен ли работнику отгул в счёт отпуска
У каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, есть законное право на оплачиваемый отдых (ст. 115 ТК РФ). Даты отпусков планируются заранее. По договорённости с работниками и профсоюзом, работодатель разрабатывает и утверждает график отпусков. Этот документ должен быть составлен не позднее, чем за две недели до начала года, на который утверждён график (ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2025 год работодатели должны были утвердить не позднее 15 декабря 2023 года.
Образец заявления в счёт отпуска на один день можно скачать здесь:
Важно! Утверждённый график отпусков – это обязательный документ. Его обязаны соблюдать и работник, и работодатель. Как составить и утвердить график, читайте в нашей статье.
Означает ли это, что сотрудник имеет право подать заявление на один день в счет отпуска (пример ниже) и получить внеочередной, незапланированный, но оплачиваемый отгул? И если это допустимо, как правильно оформить такое заявление, и как работодателю предоставлять дни в счет отпуска в 2025 году, чтобы избежать штрафов? Об этом расскажем далее.
Как предоставлять дни в счет отпуска
Наличие утвержденного графика отпусков не гарантирует, что все сотрудники будут его строго соблюдать. Часто возникают ситуации, когда сотрудникам нужно взять отпуск в другое время, например, по семейным обстоятельствам. Такие переносы отпусков согласовываются с работодателем в индивидуальном порядке. Подробнее о правилах переноса отпусков можно прочитать здесь.
Отпуска можно переносить, для этого работодатель вносит соответствующие изменения в график отпусков. Кроме того, некоторые категории сотрудников имеют право взять отпуск в любое удобное для них время, даже если это противоречит утвержденному графику. Отказать таким сотрудникам в отпуске нельзя, иначе работодателя оштрафуют.
Перечень сотрудников, которым нужно предоставить отпуск в любое удобное время, можно найти в специальной таблице.
Также отпуска нужно переносить и по другим основаниям. Например, если сотрудник заболел во время отпуска и оформил листок нетрудоспособности. Как перенести отпуск из-за больничного, читайте здесь.
Необходимо перенести дату начала отпуска и в случае нарушения срока уведомления сотрудника о начале отпуска (не позднее чем за две недели), либо если работодатель не выплатил отпускные в установленный срок.
В любом случае, если сотрудник хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление, например, заявление на один день в счет отпуска по образцу 2025 года.
Как проверить заявление
Особое внимание уделите новым датам отпуска сотрудника по заявлению. Даже короткий отпуск на один или два дня является отпуском, и работодатель должен соблюдать все требования и правила по срокам выплаты отпускных.
Дата такого отпуска не должна нарушать положений статьи 136 ТК РФ, чтобы работодатель мог выплатить отпускные не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска. При этом дату выдачи денег сотруднику не учитывайте в расчете срока.
Работодатель также должен соблюдать правило «дробления» основного отпуска сотрудников. Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на любое количество частей по соглашению с сотрудником, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Как оплачивать дни в счет отпуска по заявлению
Отпуск даже на один день считается отпуском и подлежит оплате по общим правилам. Работодателям важно соблюдать сроки выплаты отпускных, иначе штраф от инспекции ГИТ неизбежен.
Отпускные начисляются следующим образом:
- Рассчитайте средний заработок сотрудника.
- В расчет берите данные о зарплате за расчетный период.
- Расчетным периодом для оплаты отпусков являются 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.
- За полностью отработанный месяц учитывайте 29,3 календарных дня. Неполные месяцы считайте пропорционально.
Как правильно рассчитать отпускные в 2025 году с учетом новых правил и важных изменений – читайте в специальной статье.
Выплатите отпускные не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска. Но как быть, если сотрудник просит дни в счет отпуска, когда соблюсти срок выплаты отпускных невозможно? В таком случае, дату отпуска нужно перенести либо предложить сотруднику оформить отпуск за свой счет. Иначе будет штраф.
Учтите, даже если сотрудник в заявлении на два дня в счет отпуска по образцу 2025 года укажет, что согласен получить деньги позже установленного срока, это не защитит компанию от штрафа:
- для должностного лица (например, руководителя организации) — от 10 000 до 20 000 руб.,
- предпринимателя — от 1000 до 5000 руб.,
- организации — от 30 000 до 50 000 руб.
- для должностного лица — от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация на срок от одного до трех лет;
- предпринимателя — от 10 000 до 30 000 руб.;
- организации — от 50 000 до 100 000 руб.
Кроме того, за задержку выплаты отпускных необходимо начислить компенсацию по статье 236 ТК РФ. Как правильно рассчитать компенсацию, читайте в нашей статье.
Кроме того, за задержку выплаты отпускных необходимо начислить компенсацию по статье 236 ТК РФ. Как правильно рассчитать компенсацию, читайте в нашей статье.