3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление архивных дел осуществляется сотрудниками службы документационного обеспечения управления организации или другими подразделениями, которым поручено создание и ведение дел, под методическим руководством и контролем архивного отдела организации.

3.6.2. В зависимости от срока хранения проводится либо полное, либо частичное оформление дел.

3.6.3. Полное оформление требуется для дел постоянного хранения, дел с временным хранением (свыше 10 лет) и дел по личному составу.

Полное оформление дел включает в себя:

подшивку или переплет дел;

нумерацию листов дела;

составление внутренней описи документов, если это необходимо;

внесение уточнений в реквизиты обложки дела (например, название организации, регистрационный индекс, крайние даты или заголовок дела).

Для дел временного хранения (до 10 лет включительно) проводится частичное оформление: не требуется систематизация документов, нумерация листов или составление заверительных надписей.

3.6.4. Документы, входящие в состав дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы обеспечить свободное чтение текста, дат, виз и резолюций. При подготовке дел к подшивке или переплету из документов удаляются металлические скрепления (скрепки, булавки).

3.6.5. Дела постоянного хранения, содержащие особо ценные или неформатные документы, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками или в специальных коробках.

3.6.6. Если в делах содержатся невостребованные личные документы (удостоверения, трудовые книжки, военные билеты), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. Если таких документов много, они изымаются из дел и составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела должен быть подшит чистый лист-заверитель, а в начале дела (для учета ценных документов) – внутренний список документов.

3.6.8. Для обеспечения сохранности и упорядочивания документов, включенных в дело, все листы (за исключением листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.6.9. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то нумерация листов производится для каждого тома или части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрации, являющиеся самостоятельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле.

3.6.11. Лист формата А3 или А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля. Если лист любого формата подшит за один край, он нумеруется как один лист; лист, подшитый за середину, требует перешивки и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу приклеены дополнительные элементы (вставки текста, переводы и т.п.), каждый из них нумеруется отдельно.

3.6.13. Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются: сначала нумеруется конверт, затем каждое вложение в нем.

3.6.14. Документы с собственной нумерацией (включая печатные издания), подшитые в дело, могут быть нумерованы в общем порядке или сохранять свою собственную нумерацию, если она соответствует порядку листов в деле.

3.6.15. В случае обнаружения значительного количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставятся новые; в конце дела составляется новый лист-заверитель, а старый зачеркивается, но сохраняется в деле.

Если ошибки в нумерации листов обнаружены при подготовке дел к передаче на государственное хранение, допускается по согласованию с государственным архивом использование литерных номеров.

3.6.16. Лист-заверитель оформляется на отдельном листе для дел, на оборотной стороне последнего чистого листа для книг, или на отдельной карточке для картотек.

Лист заверитель дела оформляется в соответствии с установленной формой (приложение 9). В нем указываются как числом, так и словами общее количество листов дела, их номера, особенности нумерации (включая литерные номера, пропущенные номера, листы с приклеенными фотографиями, крупноформатные листы, конверты с вложениями и количество листов в них). Также фиксируется наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не включены в общую нумерацию дела.

Этот лист подписывается лицом, его составившим. Все дальнейшие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) должны быть отмечены в листе заверителе с указанием соответствующего акта.

Запрещено размещать лист заверитель на обложке дела или на чистом обороте последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа заверителя, он приклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела создается для учета документов, которые подлежат постоянному или долгосрочному (более 10 лет) хранению, особенно если это документы высокой ценности, личные, судебные или следственные дела. Внутренняя опись также используется для учета дел, где заголовки не раскрывают точного содержания документов.

Эта опись оформляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10). В ней указываются порядковые номера документов, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела. В заключение добавляется итоговая запись, в которой числом и словами указывается количество документов и количество листов внутренней описи.

Опись подписывается ее составителем. Если дело подшито или переплетено без бланка внутренней описи, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (удаление, добавление, замена копиями и т.д.) фиксируются в графе «Примечания» с указанием соответствующих актов. При необходимости создается новая итоговая запись для внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела, которое подлежит постоянному или долгосрочному (более 10 лет) хранению, а также обложка дела по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 11). На ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи, а также заголовок дела.

На обложке дела, подлежащего постоянному хранению, предусмотрено место для указания наименования государственного архива, в который будут переданы дела организации, а также кодов государственного архива и организации.

Если в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось наименование организации (структурного подразделения) или дело было передано в другую организацию (или структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование, а прежнее заключено в скобки.

Советуем прочитать: Методика самостоятельного расчета страховых взносов в 2023 году

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, утвержденной экспертно-проверочной комиссией соответствующего архива. В случае необходимости в заголовок вносятся уточнения (например, номера приказов, протоколов и др.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке каждого тома (части) указывается общий заголовок дела и заголовок конкретного тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, отмечается их копийность, однако подлинность документов в заголовке не указывается.

На обложке дела должны быть проставлены крайние даты дела арабскими цифрами — год(ы) начала и окончания дела.

Если в дело включены документы с датами, выходящими за пределы крайних дат дела, то под датами дела делается запись с новой строки: «в деле имеются документы за . год(ы)». Крайние даты могут не указываться на обложке дел с годовыми планами и отчетами, так как они указаны в заголовках.

Для дел, содержащих организационно-распорядительные, творческие или другие важные документы (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), а также для дел из нескольких томов (частей), крайние даты обозначают даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа в деле.

Для журнала регистрации приказов, распоряжений и т.п., датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайние даты дела, включающего протоколы заседаний, определяются либо датами утверждения (для тех документов, которые подлежат утверждению), либо датами составления первого и последнего протоколов в этом деле.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и об увольнении сотрудника, на которого это дело заведено.

На обложке дела обязательно указывается количество листов, что определяется заверительной надписью, и сроки хранения документации (для дел, подлежащих постоянному хранению, добавляется надпись: «Хранить постоянно»).

Как подшивать документы: Полное руководство и советы

ВНИМАНИЕ. В связи с заменой оборудования, сегодня (04.10.2022 г.) телефоны не работают до 14:00 (МСК). Пожалуйста, обращайтесь по электронной почте. Приносим извинения за неудобства.

Главная / Путеводитель кадровика / Как правильно подшивать документы

Как правильно подшивать документы

05 октября 2021

Следующий этап – составление заверительной надписи.

В заверительной надписи, размещаемой в конце каждого тома, должна быть указана вся необходимая информация.

Примеры:

· Пропущенные номера при нумерации листов

· Крупноформатные брошюры, каталоги и чертежи, которые содержатся в деле

· Листы нестандартного формата (например, А3)

· Листы с повреждениями.

Для подшивки понадобится «цыганская игла» и крепкая нить для прошивки (рекомендуется использовать «банковский шпагат» или лавсановую ленту).

Особых требований к цвету нити нет, но обычно используется белый или бежевый цвет.

Процесс подшивки дела

Перед началом прошивки проверяем правильность расположения всех листов (шов всегда должен быть с левой стороны):

· Пустой лист бумаги;

· Внутренняя опись дела;

Прошивка всего комплекта осуществляется к специальному внутреннему гребешку. В стандартной папке, приобретённой в специализированном магазине или у производителя, обычно предусмотрены четыре отверстия на стандартном расстоянии.

Заверяющая подпись.

После завершения подшивки концы нитей приклеиваются к последнему листу специальной биркой с заверяющей подписью.

Пример заполненной бирки с заверяющей подписью

Пример заполненной бирки

Эта бирка выполняет функцию пломбы, надежно «опечатывающей» сформированное и подшитое дело. После установки бирки удаление или добавление листов в дело запрещено.

Схемы подшивки дела (варианты)

Выбор длины нити для прошивки зависит от предпочтений. Обычно для прошивки тома из 250 листов используется нить длиной до 1 метра.

После того как концы нити выведены на заднюю обложку, их необходимо зафиксировать простым узлом. Узел не должен быть затянут слишком туго, чтобы при необходимости можно было распрямить документ для копирования. В таком случае, узел ослабляют, распрямляют документ, делают копию и снова формируют дело.

Естественно, на заверяющую бирку наклеивается новая подпись.

Организации с большим объемом документов и собственным архивом могут приобрести переплетный станок. Это отличное устройство, некоторые модели которого способны пробивать отверстия в 800 листах и одновременно продевать через них нить.

Верхняя строка «Наименование государственного (муниципального) архива» остается пустой. Этот реквизит заполняется сотрудниками государственного архива.

· Полное наименование организации (структурного подразделения);

· Индекс тома дела, принятый в организации; возможно добавление уточняющей информации (например, когда подразделение состоит из множества отделов);

· Дата начала и дата окончания дела. Обычно дата начала – это дата первого документа, а дата окончания – дата последнего документа, подшитого в дело. Даты записываются в формате «день – месяц – год», при этом месяц пишется словами;

· Количество листов (должно соответствовать количеству листов, указанному в заверительной надписи).

В нижнем левом углу приклеивается бирка, на которой указывается Архивный шрифт дела:

· Номер фонда (присваивается при передаче дела в государственный архив);

· Номер сформированного дела.

На корешке дела размещается бирка, на которой дублируется вся информация с обложки.

Главная цель прошивки документов – обеспечить сохранность документации организации. После того, как дело надежно прошито нитками и оформлено должным образом, подделка документа становится практически невозможной.

Что делать, если ответственный сотрудник не подшил некоторые документы?

Проблема с отсутствующими документами может возникнуть не только из-за невнимательности работника. Нередко документы отсутствуют по объективным причинам. Например, поставщик прислал нужные документы только спустя год.

В этой ситуации есть два решения:

· Переформировать готовое дело.

· Подшить документы в другой том, указав, где находится оригинальный пакет документов.

Важный аспект:

При ручном заполнении обложки, все реквизиты необходимо вписывать черной шариковой ручкой. Использование ручек других цветов, гелевых ручек и фломастеров запрещено.

Дополнительные инструменты.

Подготовленное таким образом дело можно отправлять в архив. Опытные делопроизводители и архивариусы часто используют специальные приспособления.

Архивные коробки удобны для небольших организаций с малым документооборотом и небольшим количеством дел, подлежащих постоянному хранению.

Дела в мягкой обложке сохраняются весь установленный срок хранения.

В архивных коробах можно хранить несколько дел одновременно, если они в твердом переплете.

© 2012-2024 Имидж
Тел.: 8 (800) 555-80-54, +7 (499) 707-17-91
E-mail:
Московская область, г. Наро-Фоминск, ул. Ленина, д. 28, офис 3

Как правильно подшивать документы? Руководство от А до Я по прошивке (шнуровке) документов

Как грамотно подшивать документы? Инструкция по прошивке документов

Тщательная подготовка документов – процесс, требующий внимательности и аккуратности. Ведь каждая деталь и символ имеют значение для их последующего рассмотрения в учреждениях и могут повлиять на результат. Хотя в интернете можно найти множество рекомендаций по правильному составлению и структурированию документов, подробного руководства по их прошивке вы вряд ли встретите. С нашей точки зрения, качественная прошивка документов не менее важна, чем все остальные этапы их подготовки, по следующим причинам. Во-первых, неправильная прошивка может привести к отказу в принятии документа. Это влечет за собой потерю времени, дополнительные усилия и финансовые затраты. Однако это не самое серьёзное последствие. Во-вторых, небрежная или некачественная прошивка документов может быть использована против вас: документы могут быть разобраны и заменены важные листы. Доказать подмену будет крайне сложно. Понимаете, какие плачевные последствия это может иметь для вашей организации и бизнеса.

Советуем прочитать: Как подать уточненную декларацию и избежать штрафов

Мнение законодательных органов

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утверждены приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Основные понятия и инструменты, необходимые для прошивки

Согласно указанным нормативным актам, мы рассмотрим один из заключительных этапов подготовки документов – их прошивку.

Основными принципами, применимыми ко всем типам документов, являются:

· Обязательная нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Подготовка документов для регистрации ООО

Пошаговое руководство по прошивке

Чтобы правильно подшить документы, выполните следующие действия в указанной последовательности:

1. Удалите все скрепки, булавки и другие металлические элементы из листов документов.

2. Аккуратно складываем листы, которые планируем прошить, проверяя их нумерацию и следуя правильной очередности.

Прошивка документов. Как подшивать документы

3. Используем либо специализированное шило, либо, при небольшом количестве страниц, швейную иглу. В левой части документа, отступив около 1,5 см от начала текста, проделываем три сквозных отверстия. Эти отверстия должны располагаться вертикально относительно нижнего края документа, а расстояние между ними должно составлять не менее 3 см от центральной линии листа.

Вот перефразированный текст с сохранением HTML-разметки:4. Отмерьте нитку длиной 70 см (это немного больше длины вашего предплечья) и вденьте её в иголку;

5. Чтобы было проще следовать инструкции, мы будем обозначать отверстия для прошивки номерами от №1 до №3 сверху вниз;

6. Теперь, стараясь удерживать листы в неподвижном состоянии, введите иглу через отверстие №2, оставляя один конец нитки на тыльной стороне и следя за тем, чтобы он оставался там на протяжении всей прошивки.

Обратите внимание, что текст стал уникальным, сохраняя смысл и HTML-разметку.

7. Вставьте иглу в отверстие №1 с лицевой стороны бумаги;

8. Когда игла выходит на обратную сторону документа, снова продеваем ее в отверстие №3, а затем с лицевой стороны вставляем в отверстие №2, так чтобы нить с иглой вернулись на изнаночную сторону страниц.

Прошивка документов. Как подшивать документы

9. В результате, оба конца нашей нити сосредоточились на оборотной стороне листов, пропущенные сквозь отверстия №2 и №3.

10. При обрезании лишней длины нити важно не забыть оставить концы примерно длиной 6-7 сантиметров для последующего связывания.

11. Связываем концы нити в узел так, чтобы он был как можно ближе к краю бумаги, и крепко притягиваем к задней стороне последнего листа.

12. С помощью клея из канцелярских принадлежностей крепим сверху лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка). Этот лист должен полностью закрыть узел и немного покрыть оставшуюся часть нитей. При этом концы нитей должны оставаться свободными от клея примерно на 1-2 сантиметра.

13. На той бумаге, что перед нами, пишем слова: «Пронумеровано, привязано и защеплено печатью на ___ (___ количество словами) страницах», чтобы они частично выходили за пределы задней стороны последнего листа документа, превышая наклейку.

14. Подтверждаем этот текст подписью соответствующего представителя и печатью компании. Импринт печати и подпись должны охватывать часть последнего из листов, выходя за пределы клейкой наклейки.

Очевидно, что реализация всех вышеупомянутых мер не сможет полностью защитить ваше предприятие от возможных неприятностей, описанных ранее. Однако, детальный и скрупулезный подход к вопросу прошивки и сохранности каждого документа существенно снизит вероятность их появления.

Подготовить документы для регистрации ООО

Полезный материал? Поделитесь ссылкой!

Мы будем благодарны за ваши комментарии к этому материалу. Если вы не нашли нужной информации или у вас есть замечания и предложения, пожалуйста, напишите нам. Нам очень важно ваше мнение!

Количество просмотров: 68099

Материалы по теме:

Новости eRegistrator.ru

Профессиональное заполнение документов стало проще!

Как правильно прошивать документы в 2024 году

Инструкции по прошивке документов в 2024 году

Прошивка документов — это способ систематизации рабочей документации, который используется как в повседневной работе, так и при подготовке к архивному хранению. Мы расскажем, как правильно выполнить эту процедуру и какие методы можно использовать.

В статье:

пошаговая инструкция по прошивке документов в соответствии с ГОСТом;
различные методы прошивки;
подробное руководство.

Методы прошивки документов

Выбирая способ прошивки, важно учитывать рекомендации руководства, назначение документов и наличие нужных инструментов. В классическом варианте отдельные листы собираются и прошиваются нитями. Этот метод подходит для небольших объемов документации. Для прошивки используется игла или дырокол, а нить фиксируется наклейкой с заверительной надписью.

Для прошивки больших объемов документов можно использовать шуруповерт и плотную ленту или веревку. Для работы с большими делами также могут понадобиться переплетные машинки или станки. Эти устройства помогают ускорить процесс прошивки документов. С их помощью можно скрепить объемные папки металлическими или пластиковыми пружинами, что позволяет легко разбирать и собирать документы. Брошюровочно-переплетные станки обеспечивают классическую прошивку иглой и нитками.

Образцы основных кадровых документов в 2023 году:

Скачайте бесплатно и используйте в работе:

Трудовой договор с работником
Приказ о приеме на работу
Приказ об увольнении по собственному желанию
Правила внутреннего трудового распорядка 2023
Образец заполнения нового отчета ЕФС-1

Для скрепления документов обычно используют ленты из лавсана, банковские шпагаты и прошивные нити. Если таких материалов нет, допустимо применять обычные суровые нити. При использовании хлопчатобумажных ниток их следует сложить в 8-10 слоев для более надежного скрепления.

Какие документы не нужно предъявлять работнику, даже при его требовании

Пошаговая инструкция

Как прошивать документы нитками. Сначала важно правильно подобрать нити. Изделия с маркировкой «ЛШ» означают, что это прочные лавсановые нити, сделанные из полиэфирных волокон. Эти нити долговечны, стойки к кислотам, плесени, щелочам и растворителям. Перед скреплением документации необходимо правильно подготовить документы:

убрать скрепки и скобы;
отсортировать по целевому назначению;
пронумеровать страницы;
подготовить обложки;
собрать документы в аккуратную стопку.

У вас есть доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным вопросам кадров на 3 дня:

Как прошивать документы ниткой в два отверстия

Шаг 1 Сначала нужно сделать два отверстия дыроколом или толстой иглой, отступив от левого края на 1 см.

Шаг 2 Проденьте нить через два прокола, чтобы между отверстиями образовалась петля.

Шаг 3 Завяжите концы узлом, сложите их вместе и закрепите с оборотной стороны пломбой.

Шаг 4 На последнем листе сделайте запись: «Прошнуровано, пронумеровано». Укажите количество листов и ФИО ответственного лица.

Как вести личные дела проще. Избегайте лишней работы

Как прошивать документы на уголок

Шаг 1 Соберите бумаги в стопку, затем загните левый верхний уголок на оборотную сторону.

Шаг 2 Проделайте отверстие и прошейте документы в два отверстия.

Шаг 3 Закрепите нити пломбой, на которой укажите количество листов и ФИО ответственного лица.

Новые требования для кадровых специалистов и их обязанности

В этом обзоре собраны все значимые изменения в работе кадровиков за 2023-2024 годы: обновления по отчетности, обязательные медосмотры, учет военнообязанных, оформление льгот для сотрудников с детьми-инвалидами.

Получите бесплатный демо-доступ и обучайтесь три дня без ограничений.

Как сшить документы на 3 отверстия: детальная инструкция

Шаг 1: Сложите документы в стопку и пробейте слева три отверстия, отступив 1 см от края.

Шаг 2: Пропустите иглу с нитью через среднее отверстие с изнаночной стороны.

Шаг 3: Завяжите концы нити на узел с тыльной стороны и закрепите, как описано ранее.

Кадровое делопроизводство с самого начала

Как правильно уничтожать персональные данные

Прошивка документов на 4 отверстия

Шаг 1: На стопке документов пробейте 4 отверстия с левой стороны на расстоянии 2 см друг от друга.

Шаг 2: Введите нить с изнаночной стороны в третье отверстие и продолжайте прошивать согласно схеме.

Важно помнить, что описанные методы подходят для прошивки небольшого объема документов. Если же необходимо сшить документы в папке объемом до 250 листов, дырокол или игла не подойдут. В таком случае лучше использовать шуруповерт или переплетный станок. Для переплета можно использовать шпагат или металлические и пластиковые пружины.

Мини-курс: Как перейти на КЭДО в компании

Основные правила прошивки документов:

Нумеруются листы, а не страницы;
Количество листов в одном томе не должно превышать 250, при большем объеме нужно создать новый том;
Опись дела не подлежит нумерации;
Нумерация производится арабскими цифрами;
Допускается использование литерной нумерации;
При добавлении писем первым нумеруется конверт, затем его содержимое;
Приложения оформляются в отдельные тома и нумеруются отдельно.

Для прошивки документов используются наклейки, фиксирующие нить с тыльной стороны. На них указывается количество листов, они служат для опечатывания дел, и их подписывает ответственный сотрудник. Также на наклейке пишут: «Прошито и пронумеровано» и проставляют дату создания дел или томов.