Как правильно составить объяснительное письмо для банка, чтобы избежать блокировки счета

Участники сообщества «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке делятся опытом составления объяснительных писем в банк, который подозревает компанию в нарушении антиотмывочного закона 115-ФЗ.

74 тыс. прочтений

В 2024 году множество организаций пользуются УСН. Это выгодный и удобный специальный режим, однако сложный и подверженный частым изменениям законодательства. Бухгалтеры часто запутываются в упрощенной системе налогообложения, поэтому мы разработали курс профессиональной переподготовки «Главный бухгалтер на УСН».

Все, что вам нужно знать о работе с УСН, вы можете изучить у экспертов по бухгалтерскому и налоговому учету. В состав данного курса входят 13 тестов, домашние задания, более 20 чек-листов и гайдов по изменениям в налоговом законодательстве на 2024 год. После завершения обучения вы получите диплом профпереподготовки. Сейчас действует скидка 73% на стоимость обучения.

Участники группы «Красный уголок бухгалтера» на платформе Фейсбук активно обмениваются опытом составления пояснительных писем, которые они направляют банкам в связи с подозрениями о нарушении «антиотмывочного закона» 115-ФЗ.

Если вас интересует, как банки будут осуществлять контроль за наличными деньгами в 2021-2022 годах, рекомендуем посмотреть видеозапись вебинара «Новые подходы в контроле за наличными деньгами. Влияние закона 115-ФЗ».

По обычаю, банк запрашивает разъяснения, которые объясняют экономическую суть операций, причины и необходимость проведения расчетов, способы и средства обеспечения деятельности организации и описание схемы ведения бизнеса.

Коллеги предлагают свои варианты.

ООО «Ромашка» (далее — Общество) занимается выполнением работ по уходу за клумбами, изготовлением венков и продажей готовых букетов.
Для осуществления указанной деятельности Общество приобретает ленточки и цветочки, а также арендует мотыги и грабли. Основными поставщиками Общества являются: ООО «Пион, ООО «Лента», ООО «Мотыги и грабли», ИП Земелькин. Расчеты производятся на основе счетов на оплату, которые были получены в рамках заключенных договоров.
Общество арендует складское и офисное помещение по договору с ООО или ИП.
В настоящее время в штате Общества работает 1 сотрудник. Так как деятельность Общества сезонная, для выполнения определенного объема работ заключаются договоры гражданско-правового характера. Оплата за выполненные работы производится наличными из кассы Общества (платежные ведомости и РКО прикладываются)
Налоги и взносы оплачены полностью и вовремя. Отчетность представлена своевременно в полном объеме.

В ответ на ваш запрос о разъяснении экономического значения операций, проводимых по расчетному счету ИП ххх, я хочу сообщить следующее.
Основная сфера экономической деятельности ИП ххх заключается в оптовой торговле продуктами питания с классификацией ОКВЭД 46.17. Покупателями являются предприятия общественного питания.
Выручка формируется при получении оплаты от покупателей.
Прибыль возникает как разница между выручкой и затратами на закупку, транспорт и прочие издержки.
Контрагенты ИП ххх находятся в результате деловых контактов.
Третьи стороны не привлекаются для работы, а работников с постоянным наймом нет.
ИП ххх владеет транспортным средством — Hyundai porter II, государственный номер ххх
Ссылка на веб-сайт: http://ххх
ИП ххх зарегистрирована в системе Россельхознадзора Меркурий.
ИП ххх с момента регистрации — ххх.2018 г. — находится на упрощенной системе налогообложения. Срок исполнения налоговых обязательств наступит 25.10.2018 года при оплате авансового платежа по УСН. Срок предоставления налоговой декларации по УСН — 30.04.2019 года. В настоящее время нет оснований для уплаты налогов.
Кроме расчетного счета в ПАО «Сбербанк», ИП ххх имеет расчетные счета в АО «ТИНЬКОФФ БАНК» и ФИЛИАЛЕ «ЦЕНТРАЛЬНОМ» БАНКА ВТБ (ПАО).
ИП ххх не является частью группы компаний и не связан с ними.
Основными контрагентами (покупателями) ИП ххх являются юридические лица. Все платежи по договорам поставки осуществляются в безналичной форме. Закупка товара в основном производится наличными на ОПЦ ФУД СИТИ. Поэтому ИП ххх пользуется денежными средствами со своего расчетного счета.
Основными контрагентами (покупателями) являются предприятия общественного питания, с которыми заключены договоры поставки:
ООО , ИНН , Договор №

ИП ххх. осуществляет переводы на счета физических лиц, которые являются личными средствами индивидуального предпринимателя.
Основными активами ИП ххх являются дебиторская задолженность покупателей и автотранспортное средство — Hyundai porter II с государственным номером ххх.
ИП ххх использует свой расчетный счет в ПАО «СБЕРБАНК» для осуществления своей экономической деятельности в соответствии с ГК РФ (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 23.05.2016), Федеральным законом № 209-ФЗ от 24.07.2007 г. и другими законодательными актами. Операции, проводимые по этому счету, имеют экономическое значение, такие как взаиморасчеты с контрагентами, развитие и экономический рост, а также получение прибыли от хозяйственной деятельности. Данные операции, выполняемые ИП ххх, не несут риска для деловой репутации Вашего банка, они проводятся только в законных целях и не связаны с финансированием терроризма и другой противозаконной деятельностью.

Приложения к письму: Пакет документов о сотрудничестве с клиентами, дополнительные соглашения к основным договорам, документы, касающиеся транспортных средств, выписки из банковских счетов, документы о наличных расходах.

• Меры противодействия отмыванию доходов
• Блокирование банковских счетов

Необходимость предоставления пояснений банку

Законодательство не накладывает на юридические лица конкретные обязательства в данном вопросе. Однако оно содержит положения, обязывающие кредитные учреждения идентифицировать своих клиентов при взаимодействии с ними. Поэтому при открытии расчетного счета требуется предоставить банку письменные пояснения о деятельности организации.

Чтобы установить личность юридического лица, необходимо предоставить информацию о его предпринимательских целях. Закон не определяет конкретную форму описания деятельности компании. Организация имеет право составить письмо произвольного содержания или использовать бланк кредитного учреждения, если такой предусмотрен специально.

Если операции вызывают основанные подозрения у банка на основании статьи 7 Федерального закона от 07.08.2001 года № 115-ФЗ, ему разрешено отказать в их выполнении. Например, возникают сомнения в источнике поступления средств из-за нехарактерной для клиента сферы деятельности, указанной в назначении платежа. В этом случае также требуется доказать, что компания имеет право заниматься данной деятельностью.

Требования к документу

В начале письма указывается дата и обращение к банку.

Далее следует краткое описание цели и содержания письма.

После этого приводятся основные сведения о компании и ее реквизиты.

Если есть необходимость, указываются дополнительные сведения, подтверждающие достоверность информации.

Заключительная часть письма содержит просьбу о необходимых действиях или информации от банка.

Пример письма в банк

Наша компания, ООО «Рога и Копыта», обращается к вам с просьбой открыть счет для осуществления операций по денежным средствам. Прилагаем копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации компании.

Также хотим уточнить, необходима ли дополнительная информация о нас, такая как выручка компании за последний год или информация о наших клиентах. Если требуется, мы готовы предоставить дополнительные документы и сведения.

Прошу рассмотреть данное обращение и сообщить нам о необходимых действиях для открытия счета. Благодарим за внимание и надеемся на плодотворное сотрудничество.

1. При необходимости составьте фирменный бланк или укажите полное наименование компании, его организационно-правовую форму, адрес, ИНН и КПП.
2. Определите получателя письма и его местонахождение.
3. Детально опишите вид деятельности компании с указанием соответствующих кодов ОКВЭД и информацию о контрагентах.

Представляем образец письма о бизнесе с описанием вида предпринимательской деятельности для банка в 2024 году:

Адресат письма

Письмо составляется для банка и направляется специалисту, который запрашивает такую информацию. Например, при открытии расчетного счета это специалист по открытию счетов, при запросе по конкретной операции — оператор или специалист по работе с клиентами. Письмо адресуется руководителю кредитного учреждения.

Банк просит схему ведения бизнеса. Что отвечать?

Компании, которые ведут деятельность в сфере высокого риска, например, в области финансов, недвижимости или юриспруденции.

Компании, у которых были выявлены нестандартные операции или сомнительные транзакции.

Компании, у которых было много изменений в структуре собственности или управления.

Компании, связанные с государственными или международными санкциями.

Компании, участие в сделках которых привлекает внимание общественности или СМИ.

Выполняются нетрадиционные операции. Например, средства перечисляются на счет компании и сразу же обратно снимаются наличными. Или деньги зачисляются на счет, а компания незамедлительно выводит их за границу. Или причина зачисления средств не совпадает с их списанием. Например, компания продает строительные материалы и использует полученные деньги для покупки сахара. Чем на самом деле она занимается? С точки зрения банка, это очень похоже на транзитную схему.

Компания активно обналичивает большое количество денег.

Компания проводит безналичные расчеты с физическими лицами. Один-два контрагента с небольшой суммой вознаграждения никого не насторожат, но если суммы значительные, это уже вызывает подозрения.

В списке контрагентов компании оказался лицо, находящееся в «черном списке» Центрального Банка России.

Данный список «подозрительных» обстоятельств не является исчерпывающим. Сотрудники финансового мониторинга могут обратить на вас свое внимание, даже если вы соблюдаете закон и не занимаетесь, как вам кажется, ничем необычным.

Если вы работаете бухгалтером-аутсорсером или являетесь директором бухгалтерской службы, вам также необходимо проверять ваших клиентов так же, как это делают банки. В нашей статье вы найдете рекомендации о том, что вам следует сделать, чтобы соблюсти требования 115-ФЗ и избежать возможных штрафов со стороны Росфинмониторинга.

Что требуется от банка

Если банк возникнут сомнения в законности операций клиента, он отправит клиенту официальный запрос на предоставление необходимых документов и объяснений.

• Договоры, счета-фактуры, спецификации по операциям, попавшим под контроль финансового мониторинга;
• документы, подтверждающие оплату налоговых платежей за последний отчетный период;
• среднегодовая численность организации;
• договор аренды помещений;
• документы, подтверждающие оплату услуг и материалов для поддержания хозяйственной деятельности: за воду, канцтовары, обслуживание техники, уборку помещения;
• описание отдельного бизнес-процесса.

С документами всё более-менее понятно: их нужно собрать, скопировать, заверить и представить в банк. А вот описание бизнес-процессов вызывает затруднения.

Банк имеет право требовать информацию о бизнес-процессах

Иногда предприниматели возмущаются, что банк запрашивает у них информацию, которая является коммерческой тайной. Однако по закону банк обязан это делать, а клиент обязан предоставлять всю необходимую информацию (пункт 14 статьи 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Режим коммерческой тайны в данном случае не применяется.

Как описывать бизнес-процессы

Банки понимают под бизнес-процессом все операции, связанные с определенной деятельностью компании. Мы описываем его от начала до конца:

• как нашли контрагентов;
• у кого приобрели товар и по какой цене;
• как транспортировали товар, какой транспорт использовали, какая транспортная компания была задействована, стоимость перевозки за 1 км;
• где хранили товар — с указанием арендующей компании, стоимости аренды и адреса складских помещений;
• где размещается информация о продаже нашего товара: реклама, объявления, раздел на сайте;
• как находят нас покупатели и что происходит далее — они связываются с нами по телефону, отправляют заявку или запрашивают коммерческое предложение по электронной почте;
• из каких элементов складывается стоимость продаваемого товара (например, цена покупки + расходы на транспорт + расходы на хранение + наценка 15%);
• Уточните, кто из вас — вы или покупатель — оплачивает и организует отгрузку товара.
• Укажите, как покупатель рассчитывается за товар — наличными или безналичным способом. Также укажите банк, в который поступают деньги, если это не тот банк, который отправил запрос. Обратите внимание, что расчеты в наличной форме между юридическими лицами не должны превышать 100 тысяч рублей.
• В итоге необходимо указать, какой доход был получен от этого вида деятельности за отчетный период и сколько налог был уплачен с этого дохода.

Если вы являетесь производственной компанией, банк может потребовать описать конкретный бизнес-процесс, связанный с производством, или все бизнес-процессы, если их несколько. В таком случае, по приведенной схеме, описывайте каждый процесс отдельно.

Пояснение организации по Федеральному закону № 115 — что это значит

При осуществлении контроля в соответствии с действующим законодательством, банк выполняет следующие меры:

• Проводит идентификацию своих клиентов;
• Осуществляет контроль отдельных операций;
• Обнаруживает подозрительные операции.

В рамках контроля банковская организация имеет полное право на блокировку счетов, отказ в оказании услуг, или приостановку проведения операций.

Все компании и индивидуальные предприниматели делятся Центральным Банком Российской Федерации на три категории в зависимости от уровня риска. Однако, даже если предприятие отнесено к группе с минимальным риском, оно не защищено от необходимости предоставления разъяснений по требованию банковской организации. Запрос на разъяснения может быть отправлен, если какая-либо операция вызывает подозрения у банка.

Как составить разъяснения для банка

Пояснения о работе предприятия, предоставляемые банковской организации, могут быть оформлены по своему усмотрению. В данном документе необходимо включить описание экономических процессов, которые привели к совершению определенной транзакции.

Уровень подробностей в пояснениях определяется банковской организацией. На практике обычно предоставляется следующая информация:

• способы поиска контрагентов, места размещения рекламы;
• причины выбора определенных партнеров для оформления сделки, транспортировки и хранения;
• стоимость закупки товаров, сырья и оборудования;
• факторы, определяющие цену продукции и услуг;
• способы оплаты товаров и услуг предприятия;
• полученная прибыль от сделки и связанные с ней налоговые обязательства.

Срок, в течение которого необходимо предоставить объяснения и необходимые документы, зависит от внутренних правил банковской организации. Если необходимо, сотрудники банка могут пригласить представителей организации на разговор или приехать на место работы предприятия.

Возможные сложности и особенности

Если компания или предприниматель не предоставят объяснения, которые удовлетворят банк, последний откажет в проведении операций на счете. О данном факте будет сообщено в Росфинмониторинг. Данный орган занимается составлением общего реестра подозрительных клиентов.

Само по себе включение в данный реестр не означает автоматического назначения компании или предпринимателя на максимальный уровень риска. Об этом сообщил ЦБ РФ в письме от 15 июня 2017 года.

Клиент, который был отказан в обслуживании, имеет право открыть счет в другом банке. Однако следует быть готовым к определенным сложностям. Например, банк может отказать в открытии счета без объяснения причин или наложить ограничения на использование онлайн-банкинга и карточек. Кроме того, банк может проводить более детальный финансовый мониторинг каждой транзакции.

Какие еще документы может запросить банк

Возможно потребуется предоставить дополнительную документацию. К ней могут относиться следующие:

• договоры, акты, счета-фактуры, накладные;
• расчет средней численности по списку;
• отчеты для налоговых органов, бухгалтерская отчетность;
• платежи, подтверждающие проведение расчетных операций с бюджетом;
• подтверждение затрат, связанных с ведением бизнеса;
• Пояснение экономической целесообразности операции.

Коммерческая тайна не применима в данном случае, так как банковская организация в соответствии со статьей 7 Федерального закона № 115 имеет право получать необходимую информацию для осуществления контроля.

Как поступить, если банковская организация приостановила операции по счету?

Необходимо доказать, что бизнес является настоящим. Необходимо подтвердить покупку сырья, предоставление реальных услуг, производство товаров.

Какие последствия могут быть, если не предоставить документацию?

В таком случае банк будет продолжать подозревать клиента в отмывании денег. Банковская организация может прекратить обслуживание счета и рекомендовать его закрытие.

При открытии счетов для новых клиентов.

При осуществлении сомнительных или крупных финансовых операций.

При изменении информации о бизнесе или его владельцах.

При запросе на получение кредита или других финансовых услуг.

Наиболее подозрительными считаются действия владельцев счета, которые свидетельствуют о необычных финансовых операциях. Например, когда бизнес получает средства, а затем мгновенно снимает деньги или переводит их за границу. Также банк может быть насторожен, если основание для перевода не соответствует описанию. Допустим, бизнес продал партию гвоздей, а на полученные деньги закупил детские игрушки. В таких случаях банк может оспорить законность деятельности предприятия.

Частые операции по снятию наличных также могут привлечь внимание банка.

Совершение расчетов с физическими лицами на большие суммы является еще одной потенциальной причиной для банка оказать подозрения.

Открытие расчетного счета также может стать основанием для банка проверить клиента на наличие подозрительных операций.

Если бизнес связан с переводами средств или имеет дела с компанией, попавшей в «черный список» Центробанка, это также может вызвать подозрения у банка.

Перечисленные причины не исчерпывают полностью список возможных оснований для банка запросить дополнительные сведения в любой момент.

В законодательстве отсутствует требование, согласно которому компании должны соглашаться с запросами. Они могут отказать и не предоставить никакую информацию банкам. Однако банки также вправе отклонить запросы клиентов. В случаях, вызывающих подозрение, банки могут заблокировать расчетные счета до выяснения обстоятельств.

Пояснительная записка в банк в соответствии с 115 федеральным законом

Когда у банка возникают вопросы по поводу компании, он заинтересован в проверке ее документов. Среди них могут быть:

• счета-фактуры;
• договоры с клиентами, контрагентами, поставщиками;
• налоговые декларации;
• договоры об аренде помещений и складов;
• квитанции об оплате коммунальных счетов и других услуг по обслуживанию фирмы;
• схема ведения бизнеса.

Сущность ведения дел представляет собой изложение основных операций компании. В случае, если у фирмы уже имеются иные документы, этот документ необходимо подготовить заново.

Банк имеет цель уяснить, каким образом функционирует компания. В данном документе требуется составить описание важнейших процессов:

Описываемый объект	Какую информацию следует раскрыть
Сторонние контрагенты	С кому-нибудь фирма сотрудничает, как их удалось найти, через какие договоры работают
Закупки	Где фирма совершает закупки товаров и оборудования и по какой цене
Перевозка товаров	У кого именно и какой транспорт заказала компания, сколько это обошлось
Информация о хранении	Кто владеет складом, где он находится, сколько стоит хранение
Обслуживание клиентов	Как клиенты приходят к вам для приобретения товара, как происходит взаимодействие после обращения
Форма оплаты	Какими способами расчетов пользуются, в какой валюте, на какой счет переводятся деньги
Формирование стоимости	Что включено в стоимость отдельного товара или услуги, как вычисляется наценка
Отправка и доставка товаров	Кто покрывает затраты, в каком порядке это происходит
Определение доходов от определенной деятельности
Размер уплаченных налогов с доходов от определенной деятельности

В некоторых случаях банки требуют предоставить подробное описание конкретного процесса или операции. Если банк отправил общий запрос, а компания занимается несколькими направлениями, необходимо описать каждую деятельность по отдельности, последовательно.

В учетной политике необходимо указать ответственное лицо за составление описания бизнеса. Этой роли могут соответствовать:

• заместитель руководителя;
• глава маркетингового отдела;
• секретарь;
• менеджер;
• старший администратор и другие.

Что касается других документов, банки принимают заверенные копии.

Как составить описание бизнеса для банка: образец

Банки и закон не имеют особых требований к оформлению документа. Основное — включить в содержание все, что банк хочет узнать. Некоторые учреждения предоставляют своим клиентам образцы.

Детали содержания письма обычно определяются взаимным согласием сторон. Если запрос банка не ясен, и неясно, какую информацию указывать — это следует уточнить у сотрудников отделения.

Реквизиты фирмы должны быть указаны так же, как в регистрационных документах. Информацию о клиентах, доходах и других обстоятельствах также следует брать из документов бизнеса.

В общем, процесс описания схемы ведения бизнеса для банка следующий:

1. В бланке указывают правовую форму бизнеса, его полное название, ИНН, КПП, точный адрес.
2. Далее следует указать адрес и реквизиты получателя.
3. Текстовое сообщение содержит информацию о хозяйственной деятельности компании. Банки допускают использование списков, таблиц и пунктов, если это необходимо для раскрытия подробностей.
4. Если банк запрашивает дополнительные документы, то в письме также указывается их перечень.
5. В конце письма указывается должность и данные сотрудника, который подготовил документ.

В заголовке письма может быть отражена цель. Например, если поступил запрос на предоставление информации о изменении реквизитов, то заголовок может быть сформулирован так же: «Информационное письмо об изменении реквизитов».

Сам текст составляется произвольно, но в деловом стиле. Необходимо соблюдать этикет переписки, также как при общении с партнером или контрагентом.

Адресат и получатель письма не всегда являются одним и тем же лицом. Здесь действует следующий принцип:

Адресат	Руководитель банка
Получатель	Сотрудник, который отправил запрос

Например, если были нужны разъяснения по определенным операциям, письмо передают операторам или менеджерам, отвечающим за работу с клиентами. Если информация нужна для открытия счета, она передается специалисту, работающему со счетами.

Документ можно доставить любым удобным способом: при личном посещении, электронно, по почте, курьерской службой, по факсу или через мессенджеры.

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Наши специалисты включают в себя бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента, которые готовы взять на себя всю рутину и общение с госорганами.