Контрагенты могут запрашивать друг у друга сведения только в тех случаях, когда это прямо указано в условиях договора или вытекает из характера сложившихся отношений. В остальных случаях получатель запроса не обязан предоставлять информацию или реагировать на запрос. Однако при желании информация всё же может быть предоставлена, но частная организация не имеет права требовать её предоставления.
Запрашиваемая контрагентом информация обычно касается договорных правоотношений. Это могут быть реквизиты банковского счёта, экземпляр официального документа, график поставок или платежей. Конкретного списка такой информации не существует ни в одном действующем нормативном правовом акте из-за сложности гражданских правоотношений между субъектами права.
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Составление ответа на письмо-запрос (также известного как письмо-ответ) – это общепринятая практика деловой переписки. Обычно запросы поступают от потенциальных партнеров компании с просьбой предоставить информацию о деятельности, товарах, услугах, ценах и скидках, или от уже существующих контрагентов, которые запрашивают сведения о сроках поставки, оплате, пересылке или корректировке документов и т.д.
- Бланк и пример
- Просмотр онлайн
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Ответ на запрос является официальным документом и частью делового документооборота компании. Однако иногда на электронную почту могут приходить спам или другая нежелательная корреспонденция, на которые можно не отвечать.
Общие правила написания ответа
Прежде всего, следует помнить, что ответ должен писать именно тот сотрудник компании, на имя которого было адресовано первоначальное письмо. Исключения возможны только в случаях отсутствия этого сотрудника (по болезни, в командировке, после увольнения). Тогда ответ может написать тот, кто временно исполняет его обязанности.
Язык и стиль письма должны соответствовать запросу. То есть, желательно использовать ту же форму обращения, лексику, терминологию и последовательность изложения, которую использовал автор запроса, при условии, что инициатор письма проявил себя грамотным и корректным человеком.
Необходимо указать ссылку на номер и дату входящего письма, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса, и нежелательно указывать на них в ответе (если это не относится к конкретной деятельности компании).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным. В случае отказа на запрос, хорошим тоном будет сообщить, при каких условиях ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Следует избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость и заведомо ложные сведения недопустимы.
Срок ответа на запрос
Законодательство не устанавливает конкретный срок для ответа на письмо-запрос. Но, по стандарту, желательно отвечать в течение одной недели. Если запрашиваемая информация отсутствует, с ответом лучше повременить. Если автор запроса указал срок, в который он ждет ответ, рекомендуется уложиться в этот период. В случае нехватки данных лучше сообщить об этом и попросить подождать.
Отметим, государственные органы всегда указывают срок, в который нужно предоставить ответ.
Как правильно оформить письмо-ответ
Письмо-ответ можно написать как вручную (особенно если запрос пришел в таком же формате), так и распечатать на компьютере (этот способ значительно экономит время).
Оформить его можно на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке организации. Использование фирменного бланка позволяет избежать ручного ввода реквизитов компании и выглядит более солидно. Письмо обязательно должно содержать подпись представителя организации с указанием его должности. Печать ставить не нужно, так как согласно ФЗ № 82, применение печатей и штампов юридическими лицами больше не требуется.
Ответ составляется в единственном экземпляре, перед отправкой его необходимо пронумеровать в соответствии с внутренним документооборотом компании и проставить дату. Сведения о письме нужно внести в журнал учета исходящей документации. Это поможет быстро найти письмо в случае его потери или возникновения разногласий с контрагентом.
Согласно Приказу ФНС № ММВ-7-2/204, налоговая служба имеет унифицированный шаблон для отказа в предоставлении документов. В этом случае организация, у которой запрашиваются документы, должна использовать только его.
Способы отправки письма
Письмо можно отправить разными способами. Электронная почта или факс значительно экономят время. Однако, если письмо содержит важную информацию или оригиналы документов и требуется гарантированное получение, лучше воспользоваться услугами Почты России, отправив заказное письмо с уведомлением о вручении.
Необходимость ответа на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключения.
Письмо-ответ не требует никакого ответа, так как оно не содержит просьб, запросов или предложений. Оно предоставляет только ту информацию, которая требовалась второй стороне.
Тем не менее, письмо-ответ может стать отправной точкой для заключения выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования проблем и сложностей в отношениях между партнерами.
Обязательные случаи ответа на запрос
Важно уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур имеют право требовать данные, связанные с деятельностью частных компаний и бюджетных организаций. Например:
- суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
- прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
- налоговая служба в рамках проверки налоговых отчислений;
- адвокаты в рамках предоставления определенных услуг;
- Министерство обороны для обеспечения обороноспособности страны.
Также данные нужно предоставлять контрагентам, если это предусмотрено договором. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и т.д. Такие запросы также могут делать лица, связанные с договором оферты, например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий или графике работы торговой точки.
Мотивация запроса очень важна. В документе нужно указать основание его направления (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивация отсутствует или указана нечетко, следует отказ. Также отказывают в предоставлении информации при отсутствии необходимых подписей и печатей на запросе, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
Сроки подготовки ответа
Для частных компаний строгих правил по срокам ответа нет. Рекомендуется учитывать следующие особенности:
- Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указано требование предоставить ответ в течение определенного времени. Это требование не следует игнорировать.
- Если запрос поступил от контрагента и в договоре между сторонами указано, что ответ должен быть предоставлен в определенный срок, необходимо придерживаться этого срока.
- Во всех остальных случаях рекомендуется отвечать в течение 7 дней или любого разумного срока.
«Разумный» срок определяется исключительно получателем, но его необходимо увязывать с процессом поиска нужной информации. Например, если письмо касается данных, которые легко доступны, рекомендуется ответить незамедлительно. В случае, когда необходимо поднимать архивные данные за последние три года, очевидно, что срок значительно увеличится.
Чтобы не нарушить закон и избежать штрафа, проверьте ответ и правила в системе КонсультантПлюс. Эксперты-практики подготовили ясные инструкции и шаблоны для различных ситуаций. Доступ к ним бесплатен на 2 дня.
Пример положительного ответа:
Пример ответа с отказом предоставить информацию
Этот пример является хорошим примером того, как правильно отвечать на неправильно сформулированные запросы: